مکان شما:
  1. صفحه نخست
  2. مقالات
  3. آموزش
  4. ایمیل شرکتی چیست و روش…

ایمیل شرکتی چیست و روش های ساخت ایمیل شرکتی کدامند؟

Facebook Twitter Youtube
خلاصه مطلب
ایمیل شرکتی یک سرویس ایمیل اختصاصی است که روی دامنه شرکت شما ارائه می‌شود. در این مقاله با تمام روش های ساخت این نوع ایمیل آشنا شوید.
فهرست مطالب
فایل صوتی متن مقاله

اگر با اطلاعات عمومی این موضوع آشنایی دارید و به دنبال محتوای فنی و تخصصی در مورد این مطلب هستید، میتوانید از طریق این دکمه اقدام نمایید.

محتوای فنی تخصصی

قبل از این که به معرفی ایمیل شرکتی بپردازیم؛ بد نیست به این سوال‌ها خوب فکر کنید:

  • اگر یک ایمیل جدید دریافت کنید ولی فرستنده ایمیل را نشناسید، چه چیزی باعث می‌شود که ایمیل را باز کنید؟
  • اگر ایمیل دریافتی از دامنه‌های رایگانی مثل جیمیل و یاهو ارسال شده باشد، چقدر احتمال دارد که به آن اعتماد کنید؟
  • آیا ممکن است که یک ایمیل مهم و معتبر از یک دامنه رایگان یا عمومی ارسال شود؟

دلیل طرح این پرسش‌ها استفاده روزافزون از بستر ایمیل برای تبادل انواع مختلف پیام‌، اعم از پیام‌های شخصی و پیام‌های رسمی و معتبر است.
آنچه ایمیل‌های رسمی و کاری را از ایمیل‌های دیگر جدا می‌کند، اهمیت و اعتبار آنها در حوزه کسب و کار است. بسیاری از مستندات و مدارکی نظیر قراردادها، فاکتورهای قابل پرداخت، مستندات حقوقی و … از بستر ایمیل رد و بدل می‌شوند.

این دست پیام‌ها فرستاده می‌شوند که حتما به دست گیرنده برسند و حتما خوانده شوند. به همین دلیل نقش ایمیل شرکتی در تبادل پیام‌های رسمی شرکت‌ها و کسب وکارها بسیار پر اهمیت است. اگر شما هم برای شرکت خود به دنبال راه‌اندازی ایمیل هستید، با ما همراه باشید تا ابتدا ایمیل شرکتی و انواع مختلف ایمیل شرکتی را به خوبی بشناسیم و در ادامه روش‌های ساخت ایمیل شرکتی را با هم مرور کنیم.
البته در صورتی که از قبل  با ایمیل شرکتی و مزایای آن آشنا هستید، می‌توانید با مراجعه به صفحه خرید ایمیل، از سطوح مختلف ایمیل ابری اپیک دیدن کنید.

در این مقاله مطالب به گونه‌ای ارئه شده‌اند که تمامی نکات و موارد مربوط به ایمیل شرکتی را مرور کرده و به تمامی سوالات شما در این حوزه پاسخ دهند. پس از معرفی ایمیل شرکتی، به این موضوع خواهیم پرداخت که چرا استفاده از این ابزار برای کسب و کارها تا این حد اهمیت دارد. در ادامه با انواع ایمیل شرکتی آشنا خواهیم شد و مراحل ساخت ایمیل شرکتی و همچنین روش‌های مخلتف ساخت ایمیل  شرکتی را با هم مرور خواهیم کرد.  در نهایت هم به توضیح چند جستجوی متداول در حوزه ایمیل شرکتی پرداخته‌ایم

معرفی ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی، یک سرویس ایمیل اختصاصی است که در اختیار یک شرکت یا کسب و کار قرار دارد. سرویس ایمیل شرکتی روی دامنه اختصاصی شرکت تعریف می‌شود و مدیریت سرویس ایمیل در اختیار و نظارت مدیرات شرکت قرار دارد. مدیر سرویس ایمیل می‌تواند برای کارمندان شرکت حساب کاربری ایجاد کرده و پیام‌های رد و بدل شده توسط سرویس ایمیل را مدیریت کنند.

شاید بتوان گفت یکی از مهم‌ترین دستاورد استفاده از این نوع سرویس ایمیل، امکان ساخت آدرس‌های ایمیل متعارف و شناخته‌شده است. آدرس‌هایی مانند ایمیل info، ایمیل support و sales امروزه برای اکثر افرادی که در بستر اینترنت فعالیت دارند، آشنا هستند. این حساب‌های کاربری راه ارتباطی پیش فرض مشتریان و مخاطبان با تیم‌های داخلی شرکت‌ها هستند.

چرا ایمیل شرکتی برای شرکت‌ها ضرورت دارد؟

تبادل پیام‌های رسمی و معتبر از یک بستر نامعتبر و عمومی احتمال خوانده شدن آن را بسیار کم می‌کند. از طرفی؛ اکثر خرابکاران و کلاهبرداران اینترنتی از سرویس‌های رایگان برای فرستادن ایمیل‌های خرابکارانه خود استفاده می‌کنند. به همین دلیل نباید توقع داشت که کسی ایمیل‌های ارسالی از دامنه‌های عمومی یا رایگان را جدی گرفته و آنها را باز کنند. 

برای اینکه فعالیت‌های شما از نظر مشتریانتان قابل اعتماد و اعتبار باشد، باید از ایمیل شرکتی که متعلق به کسب و کار خودتان است، استفاده کنید. راه‌اندازی سرویس ایمیل روی دامنه‌ای که هم‌نام با برند کسب و کارتان باشد، علاوه بر این که امکان ساخت آدرس ایمیل برای همه کارکنان را فراهم می‌کند و سبب حرفه‌ای‌تر شدن ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی می‌شود،  باعث می‌شود که در جریان ارسال ایمیل به مخاطبان، برند شما هم تا حدی معرفی شود. مشتریان با دریافت ایمیلی از دامنه متعلق به شرکت، می‌توانند به آدرس اینترنتی سایت آن مراجعه کنند و از سایر اطلاعاتی که برای آنها فراهم شده است بازدید کنند.

انواع ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی را بر اساس محل استقرار زیرساخت‌ها می‌توان در دو نوع مختلف تعریف کرد:

  • ایمیل ابری: سرویس‌های ایمیل ابری، روی یک بستر ابری مستقر شده‌اند و می‌تواند در آن واحد به تعداد بسیار زیادی شرکت یا سازمان خدمات ایمیل سازمانی ارائه کنند. برای استفاده از این سرویس‌ها هیچ نیازی به خرید هاست یا سرویس میزیان نیست. هر شرکت و سازمانی با تهیه یک دامنه اختصاصی، می‌تواند پس از این که انتخاب و خرید سرویس مناسب خود و خرید آن از یکی از سرویس‌دهندگان ایمیل ابری، با انجام تنظیماتی بسیار مختصر بلافاصله از سرویس ایمیل خود استفاده کند.
  • ایمیل نصب در محل: در صورتی که شرکت یا سازمانی بخواهد تمامی سرویس‌ها و محل نگه‌داری آنها را در اختیار داشته باشد، می‌تواند با تهیه و آماده‌سازی زیر ساخت، سرویس ایمیل خود را روی این تجهیزات نصب و راه‌اندازی نماید. این امکان هم وجود دارد که بجای این که خود شرکت یا سازمان مسئولیت نصب، راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس را عهده دار شود، آنرا برون‌سپاری کند. بدین ترتیب، علاوه بر رعایت تمامی سیاست‌های امنیتی برای دسترسی به سرورها و اطلاعات، از دغدغه‌های فنی مربوط به راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس هم رها خواهد شد.

ایمیل شرکتی رایگان

شما می‌توانید با مراجعه به سایت‌‌های ایرانی یا خارجی که سرویس ایمیل ارائه می‌کنند یک ایمیل رایگان برای خود ایجاد کنید. اما استفاده از اینگونه ایمیل‌ها اعتبار چندانی برای کسب و کار شما ندارد و برای استفاده تجاری و برندسازی هم برای شما گزینه مناسبی نیست. علاوه بر این موارد، ایمیل رایگان برای تبادل اطلاعات حساس شما مناسب نیستند و از نظر امنیت، پشتیبانی و اسپم شدن ایمیل‌ها نیز ممکن است مشکلاتی را برای شما بوجود آورند.
از طرفی استفاده از ایمیل رایگان ممکن است باعث مسدود شدن پیام شما در سرور دریافت کننده پیام شود. زیرا بسیاری از حملات سایبری و فیشینگ‌ها با استفاده از سرویس ایمیل رایگان انجام می‌شوند و در نتیجه به طور پیش فرض در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها  به عنوان اسپم برچسب گذاری شده و به پوشه هرزنامه منتقل می‌شوند.
در صورتی که  نمی‌خواهید هیچ هزینه‌ای برای سرویس ایمیل خود بکنید، می‌توانید با مراجعه به  سرویس‌دهنده‌های ایمیل رایگان یک حساب کاربری برای شرکت خود ایجاد کنید. بهتر است در انتخاب نام کاربری این حساب، از نامی که حاوی کسب و کار شماست استفاده کنید تا دریافت کننده پیام بداند که این ایمیل از طرف چه کسی ارسال شده است.
در این روش شما دیگر نیازی به خرید دامنه ندارید، چرا که نمی‌توانید از دامنه اختصاصی خود روی هیچ یک از سرویس‌دهنده ایمیل رایگان خدمات ایمیل سازمانی دریافت کنید. البته همانطور که در قسمت قبل توضیح داده شد، این کار به هیچ عنوان توصیه نمی‌شود. زیرا در بلند مدت لطمه فراوانی به چهره کسب و کار شما وارد می‌کند و از طرفی در آینده انتقال و مهاجرت اطلاعات از این سرویس‌دهنده‌ها به یک سرویس ایمیل حرفه‌ای،  مشکلاتی داشته باشید.

مراحل ساخت ایمیل شرکتی

برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی لازم است مراحل زیر را طی کنید:

1- خرید دامنه اختصاصی

در گام نخست، شما نیاز به ثبت یک نام دامنه یا Domain اختصاصی برای کسب وکارتان دارید. نام دامنه، در اصل آدرس شما در شبکه گسترده اینترنت است و سرویس ایمیل شما هم روی همان نام دامنه تنظیم می‌شود. اگر از قبل برای کسب و کار خود دامنه‌ای ثبت کرده و به آن دسترسی دارید، می‌توانید ایمیل شرکتی را روی همان دامنه راه‌اندازی کنید و دیگر نیازی به خرید دامنه جدید ندارید.

2- ارزیابی نیازمندی‌های سرویس ایمیل شرکتی

پیش از راه‌اندازی سرویس ایمیل لازم است تخمینی از تعداد حساب کاربری مورد نیاز، حجم پیام‌های ایمیل ارسالی و دریافتی، ابزارهای جانبی مورد نیاز نظیر تقویم سازمانی و …. داشته باشید. این کار به شما کمک می‌کند سرویس ایمیلی انتخاب کنید که نیازمندی‌های شما را به درستی پوشش دهد.

3- انتخاب روش راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی

روش‌های مختلفی برای راه‌اندازی سرویس ایمیل وجود دارد که در ادامه همین مقاله این روش‌ها را مرور کرده‌ایم. شما برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی می‌توانید بسته به نیاز و توانمندی تیم خود، یکی از سه روش “استفاده از ابزارهای رایگان“، “استفاده از ایمیل تحت هاست” یا “خرید ایمیل ابری” را انتخاب کنید.

4- راهبری و استفاده از ایمیل شرکتی به عنوان ابزار ارتباطی کاری

پس از این که از بین روش‌های مختلف راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی یکی را انتخاب و سرویس ایمیل را راه‌اندازی کردید، حال زمان راهبری سرویس ایمیل است. در این مرحله لازم است  در صورتی که از پیش سرویس ایمیلی داشتید، به سرویس ایمیل جدید مهاجرت کنید. مهاجرت به معنای انتقال حساب‌های کاربری و همه ایمیل‌های آن به سرویس ایمیل جدید است. گام مهاجرت به تدریج انجام می‌‌شود و لازم است در این گام سرویس ایمیل شرکتی همواره در دسترس باشد. بنابراین، کاربران تا زمانی که مهاجرت در حال اجرا است، با ورود به سرویس ایمیل جدید  می‌توانند ایمیل‌های قدیمی خود را مشاهده کنند.
البته فرایند مهاجرت اطلاعات سرویس ایمیل قدیمی و مدیریت سرویس ایمیل جدید یک فرایند تخصصی و پیچیده است که نیاز به تجربه و دانش کافی دارد. معمولا شرکت‌های بزرگ این کار حساس را بر عهده تیم پشتیبانی شرکت ارائه دهنده سرویس ایمیل می‌گذارند تا بتوانند بدون از دست رفتن اطلاعات فاز مهاجرت را به اتمام برسانند.
 بسیاری از شرکت‌های بزرگ راهبری سرویس ایمیل شرکتی را برون‌سپاری می‌کنند تا بتوانند بدون دغدغه روی کسب و کار خودشان متمرکز باشند و از سرویس ایمیل به راحتی استفاده کنند.

 

سرویس خود را انتخاب کنید

برای خرید ایمیل سازمانی و شرکتی و مشاهده‌ی پلن‌های قیمتی می‌توانید از روش زیر اقدام کنید. یا اگر سؤالی در مورد محصول و ویژگی‌های آن دارید، با کارشناسان اپیک تماس بگیرید.

تماس با کارشناسان
قیمت و خرید ایمیل

روش‌های ساخت ایمیل شرکتی

کسب و کارها و شرکت‌ها برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی خود از یکی از این راهکارها استفاده کرده‌اند:

1- استفاده از ابزارهای رایگان

سرویس‌های ایمیل متن باز، ابزارهایی هستند که در اختیار همه قرار دارند. در این روش، شرکت‌ها باید ابتدا هاست یا میزبان خریداری کنند. سپس سرویس ایمیل متن-بازی که انتخاب کرده اند را روی هاست خود نصب و راه‎‌اندازی کنند. بنابراین این روش خیلی هم بدون هزینه نیست. زیرا علاوه هزینه هاست، باید یک نیروی فنی شرکت هم در اختیار این سرویس قرار بگیرد. این روش نیاز به دانش فنی و تخصصی در این حوزه دارد و مسئولیت حفظ پایداری، دسترس پذیری و امنیت سرویس هم بر عهده خود سازمان‌ها است.

2- استفاده از ایمیل‌های تحت هاست شرکت

برخی از سرویس‌های هاست یا میزبانی، یک سرویس ایمیل بسیار ساده را به عنوان یک سرویس جانبی روی هاست عرضه می‌کنند. برای راه‌ندازی سرویس ایمیل در این روش، لازم است ابتدا هاست خریداری شود و سپس در تنظیمات مربوط به پنل هاست، امکان تعریف تعدادی ایمیل در اختیار خریدار قرار بگیرد. البته نباید انتظار داشت که سرویس ایمیل تحت هاست، قابلیت‌ها و امکانات حرفه‌ای داشته باشد. این بستر ایمیل به عنوان یک سرویس جانبی و با قابلیت‌های بسیار اولیه عرضه شده است و در صورت ایجاد مشکل، رفع آن به عهده خود شرکت‌ها خواهد بود. در ادامه به طور خلاصه روش ساخت ایمیل شرکتی در دو هاست متداول آموزش داده شده است.

ساخت ایمیل شرکتی در cPanel

یکی از پنل‌های متداول ارائه دهنده خدمات هاست cPanel است که سرورهای بسیار زیادی از این پنل برای مدیریت هاست کاربران خود استفاده می‌کنند. روش ساخت ایمیل در cPanel در چند گام زیر انجام می‌شود:
  1. وارد cPanel شوید.
  2. به دنبال بخش Email بگردید، سپس روی Email Accounts کلیک کنید.
  3. روی دکمه + Create واقع در سمت راست کلیک کنید.
  4. اطلاعات مورد نیاز را برای ایجاد یک حساب ایمیل جدید را در فرمی که در صفحه نمایش ارائه شده است، وارد کنید.
  5. برای نهایی کردن روی + Create کلیک کنید.

جزئیات بیشتر در مورد نحوه ساخت ایمیل و دسترسی به ایمیل‌ها در مقاله آموزش ساخت ایمیل سازمانی با cPanel ارائه شده است. 

ساخت ایمیل شرکتی در DirectAdmin

دایرکت ادمین هم یکی از پنل‌های مدیریت و کنترل هاستینگ است که مبتنی بر وب بوده و مدیریت وب سایت ها بر روی هاست و سرور را بسیار آسان کرده است. در صورتی که هاست شما از DirectAdmin استفاده می‌کند، می‌توانید برای ساخت ایمیل در DirectAdmin گام‌های زیر اجرا کنید:

  1. وارد DirectAdmin شوید.
  2. به E-mail Manager >> E-Mail Accounts بروید.
  3. روی دکمه ایجاد حساب کلیک کنید.
  4. نام کاربری، رمز عبور، محدودیت فضای حساب ایمیل و محدودیت ارسال پیام را برای حساب ایمیل جدید وارد کنید.
  5. روی دکمه ایجاد حساب کلیک کنید.

اکانت جدید ایجاد می شود و یک پیام تأیید دریافت خواهید کرد: حساب ایجاد شد.

جزئیات بیشتر در مورد نحوه ساخت ایمیل و دسترسی به ایمیل‌ها در مقاله آموزش ساخت ایمیل سازمانی با DirectAdmin  ارائه شده است. 

3- خرید سرویس ایمیل شرکتی

یکی از روش‌های ساخت ایمیل شرکتی، خرید آن است. در این روش در صورتی که بخواهید از سرویس ایمیل ابری استفاده کنید، حتی نیاز به خرید هاست هم ندارید. با در اختیار داشتن یک دامنه و دسترسی به تنظیمات آن، می‌توانید به محض خرید سرویس ایمیل، آنرا راه‌اندازی کرده و از سرویس خود استفاده کنید.
همچنین در صورتی که از قبل هاست و زیرساخت لازم را در اختیار داشته باشید، می‌توانید با خرید یک سرویس ایمیل حرفه‌ای، تمامی مراحل نصب و راه‌اندازی آن را به شرکت ارائه دهنده واگذار کنید. 

ساخت ایمیل شرکتی بدون سایت

شاید برای کسب و کارهای نوپا، یا کسب و کارهای سنتی که تا پیش از این فعالیت چندانی در اینترنت و فضای مجازی نداشتند، این ذهنیت وجود داشته باشد که برای برخورداری از هر ابزاری مثل ایمیل شرکتی نیاز هست که حتما اول سایت شرکت را راه‌اندازی کنند. یا این که اگر از قبل سایت خود را راه‌اندازی کرده باشند، حالا به دنبال این باشند که در سایت خود تغییرات عمده ‌ای به وجود آورند تا بتوانند ایمیل شرکتی خود را داشته باشند. 

خبر خوب این است که راه‌اندازی ایمیل شرکتی  هیچ نیازی به سایت ندارد و فقط با خرید یک دامنه می‌توانید از روش‌های مختلفی روی این دامنه سرویس ایمیل خودتان را داشته باشید.  برای کسانی که در این مرحله نیاز به سایت ندارندف سریع‌ترین راهکار برای ساخت ایمیل شرکتی،  خرید سرویس ایمیل ابری  است.  ایمیل ابری همانطور که گفته شد، از قبل راه‌اندازی شده است و همه مراحل راه‌اندازی و پیکربندی آن توسط شرکت ارائه دهنده ایمیل ابری انجام شده است.  در نتیجه شما می‌توانید در ابتدای کار خود با کمترین هزینه و سریع‌ترین زمان، تعداد محدودی ایمیل شرکتی روی بستر ابر داشته  باشید.

ایجاد حساب برای ایمیل شرکتی

پس از این که سرویس ایمیل شرکتی  را برای کسب و کار خود راه اندازی کردید، حالا زمان آن است که برای کاربران خود حساب ایمیل شرکتی ایجاد کنید و به آنها دسترسی استفاده  از سرویس ایمیل را بدهید. البته شما به غیر از حساب‌های ایمیلی که برای کاربران شرکت خود می‌سازید، باید حساب‌های ایمیل متعارف که بین کسب و کارها متداول هستند را ایجاد کنید.

این حساب‌های ایمیل مستقل از کارکنان شرکت شما هستند و  مخاطبان شما حتی بدون این که از حساب ایمیل شخصی کارکنان شما  را بدانند، می‌توانند برای  شما پیام ارسال کنند.

این حساب‌های ایمیل متعارف عبارتند از:

  • ایمیل اینفو یا Info برای تبادل پیام‌های عمومی و اطلاع رسانی
  • ایمیل Sales برای تبادل پیام‌های مربوط به فروش
  • ایمیل IT برای تبادل پیام با واحد پشتیبانی
  • ایمیل Support برای تماس با واحد پشتیبانی
  • ….

ساخت این حساب‌های ایمیل  نشان‌دهنده بلوغ و استفاده صحیح شرکت از سرویس ایمیل است.

چرا خرید ایمیل شرکتی اقدام استراتژیک است

همانطور که در بخش‌های قبل این مقاله گفته شد، هر کسب و کاری که می‌خواهد در دنیای دیجیتال سهمی داشته باشد؛ باید مجهز به ابزارهای حرفه‌ای و تجاری در حوزه کار خود باشد. اما امروزه به لطف توسعه خدمات آماده و ابری، دیگر لازم نیست شما برای دسترسی به ابزارها و سرویس‌های مورد نیاز خود، زمان و هزینه زیادی را صرف آماده‌سازی بستر و نصب و راه‌اندازی ابزار کنید. بلکه به راحتی می‌توانید  یک سرویس آماده را خریداری کرده و از ان استفاده کنید.

این مسئله در مورد سرویس ایمیل هم صادق است. شما می‌توانید بدون نیاز  به تجربه و دانشی، یک سرویس ایمیل آماده را برای کسب و کار خود به صورت اختصاصی خریداری کنید. این کار به طرز قابل توجهی در زمان و هزینه‌های شما صرفه‌جویی می‌کند و از طرفی، شما به یک سرویس حرفه‌ای برای ارتباطات خود دسترسی پیدا می‌کنید. شرکت‌های زیادی در سراسر دنیا امروزه خدمات ایمیل را به عنوان یک سرویس حرفه‌ای به مشتریان خود ارائه می‌کنند و شما می‌توانید بر حسب نیازمندی خود، یکی از این محصولات را انتخاب کنید.

شما می‌توانید برای انتخاب و خرید سرویس ایمیل مناسب خود با کارشناسان اپیک تماس بگیرید تا سرویسی متناسب با نیازتان به شما معرفی کنند. اپیک یک راهکار ارتباط یکپارچه سازمانی مبتنی بر ایمیل و بدون نیاز به تامین زیرساخت است. راهکاری امن، مطمئن و مقرون به صرفه که با هدف ارائه ایمیل به سازمان‌ها، شرکت‌ها و کاربران طراحی و اجرا شده است.

مزیت خرید ایمیل شرکتی

همانطور که در قسمت قبل در مورد مراحل راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی گفته شد، سه روش برای راه اندازی ایمیل شرکتی وجود داشت. در دو روش نخست که “نصب ابزارهای رایگان” یا “استفاده از ایمیل تحت هاست” است، شما نیاز خرید هاست دارید. هاست یا میزبانی، به فضایی در بستر اینترنت گفته می‌شود که می‌توانید روی آن سرویس مورد نظر خود اعم از وب سایت یا سایر خدمات اینترنتی را راه‌اندازی کنید.

علاوه بر هزینه هاست، در این دو روش، شما محدودیت‌ها و مسئولیت‌هایی برای مدیریت و کنترل سرویس ایمیل خود دارید. به عنوان مثال برای نصب و راه‌اندازی نرم‌افزارهای رایگان، شما باید دانش تخصصی و تجربه مناسبی برای این کار دارید و همواره مسئله نظارت و رفع مشکلات سرویس ایمیل به عهده خود شماست. در صورتی که بخواهید از سرویس ایمیل ارائه شده در هاست هم استفاده کنید، این سرویس‌ها معمولا حرفه‌ای و تخصصی نیستند.

بنابراین، خرید ایمیل ابری، یک راهکار ساده است که کلیه نیازمندی‌های شما را برطرف می‌کند، بدون این که نیاز به خرید هاست یا صرف هزینه زمانی یا نیری انسانی شرکت خودتان داشته باشید.

از طرفی، زمانی که ایمیل ابری خریداری می‌کنید، می‌توانید دقیقا به اندازه نیازتان هزینه کنید و از پرداخت هزینه اضافی جلوگیری کنید.

خرید ایمیل شرکتی به شما کمک می‌کند که از دغدغه‌های مربوط به سرویس ارتباطی رها شوید و روی کسب و کار خود تمرکز کنید و از  مزایای یک سرویس ایمیل تخصصی و حرفه‌ای هم بهره‌مند شوید.

پرچم‌داران ایمیل شرکتی خارجی

سرویس‌های ایمیل شرکتی بسیار معروفی در بازار هستند که به کاربران سراسر دنیا سرویس ایمیل سازمانی ارائه می‌کنند. برخی از این سرویس‌های ایمیل روی بستر ابر ارائه می‌شوند و برخی از این سرویس‌های ایمیل را می‌توان روی سخت‌افزار سرویس  شرکت یا سازمان خود نصب و راه‌اندازی کنید. در ادامه این بخش   دو سرویس ایمیل معروف که محصول شرکت گوگل و مایکروسافت هستند را به صورت اجمالی معرفی و بررسی می‌کنیم:

ایمیل شرکتی گوگل

سرویس ایمیل شرکت گوگل با نام تجاری Google Workspace  به بازار عرضه شده است. گوگل ورک اسپیس، مجموعه‌ای قدرتمند و کامل از برنامه‌های کاربردی و ابزارهای همکاری مبتنی بر وب است. Google Workspace مجموعه‌ای از سرویس‌های لازم برای فعالیت‌های اداری و ارتباطی را در بستری یکپارچه به کسب و کارها عرضه کرده است. 
گوگل ورک اسپیس یک محصول تجاری و مبتنی بر پرداخت هزینه اشتراک است و تمامی کاربران سرویس‌های رایگان گوگل که حساب کاربری Google Account داشته باشند؛ می‌توانند از آن استفاده کنند. می‌توان گفت گوگل ورک اسپیس با اختلاف، یکی از بهترین مجموعه ابزارهای اداری مبتنی بر بستر ابر را بصورت یکپارچه عرضه کره است. 

ایمیل شرکتی مایکروسافت

شرکت‌ مایکروسافت  یکی از پیشگامان ارائه سرویس ایمیل به مشتریان خود بوده و امروزه نیز با محصولات متعدد خود در این حوزه، همچنان در حال ارائه سرویس ایمیل شرکتی و سازمانی است.  مایکروسافت 365 نام مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و سرویس‌های تجاری شرکت مایکروسافت است که همگی تحت یک لایسنس به کاربران ارائه می‌شوند.
 مایکروسافت 365 علاوه بر این که از آخرین نسخه نرم‌افزارهای آفیس365  بهره‌مند است، نرم‌افزارها و ابزارهای دیگر مایکروسافت را هم شامل می‌شود.

ایمیل شرکتی ایرانی، ابزاری بومی‌ شده و فارسی

در میان شرکت‌های ایرانی، تعداد زیادی از آنها سرویس ایمیل ابری یا سرویس ایمیل نصب در محل ارائه می‌کنند. این شرکت‌ها معمولا نسخه  متن باز یکی از سرویس‌های ایمیل را نصب و خدمات پشتیبانی آن را عرضه می‌کنند.
برخی از شرکت‌های ایرانی، با تغییر برخی ویژگی‌ها و اضافه کردن ماژول‌های مورد نیاز کسب و کارهای ایرانی، سرویس ایمیل خود را به طور کامل  برای کاربران فارسی زبان بومی سازی کرده‌اند.  به عنوان نمونه، سرویس ایمیل توکا که به صورت نصب در محل سازمان‌ها ارائه می‌شود، و نسخه ابری آن یعنی سرویس ایمیل اپیک که روی بستر امن و پایدار اپیک ارائه شده است، از تمامی ویژگی‌های مورد نیاز کاربر فارسی زبان پیشتیبانی می‌کند.  رابط کاربری فارسی، مستندات و راهنماهای فارسی، تقویم هجری حاوی مناسبت‌های ملی و  ایرانی، اپلیکیشن‌های اختصاصی فارسی و …. برخی از این ویژگی‌های سرویس ایمیل اپیک و توکا هستند.

استفاده از ایمیل شرکتی روی گوشی

شما می‌توانید به راحتی سرویس ایمیل شرکتی خود را روی تلفن همراه خود تنظیم کرده و از آن استفاده کنید. برخی از ارائه دهندگان سرویس ایمیل شرکتی اپلیکیشن‌هایی اختصاصی برای این کار دارند که نیازی به تنظیم دستی ندارند و به راحتی می‌توانید آنها را دانلود و سرویس ایمیلتان را روی گوشی همراه خود داشته باشید.  ایمیل شرکتی گوگل، یاهو، مایکروسافت و ایمیل‌های شرکتی ایرانی نظیر اپیک،  اپلیکیشن‌های  اختصاصی دارند. اما در صورتی که سرویس ایمیل شرکتی شما اپلیکیشن‌های  اختصاصی ندارند، از دستورالعمل زیر برای تنظیم سرویس ایمیل روی گوشی تلفن همراه خود استفاده کنید:

ساخت ایمیل شرکتی در گوشی‌های اندروید

معمولا تمام گوشی‌های اندرویدی، اپلیکیشنی بنام Email دارند. ولی اگر شما این اپلیکیشن را روی گوشی خود ندارید می‌توانید ابتدا آن را دانلود و نصب کنید و سپس مراحل زیر را انجام دهید:

  1. در تنظیمات یا setting گوشی خود وارد قسمت حساب‌ها یا Accounts شوید.
  2. Add account را بزنید.
  3.  Personal POP3 یاPersonal IMAP را انتخاب کنید.
    قبل از هر چیز باید تفاوت این دو مورد را بدانید تا بتوانید انتخاب درستی انجام دهید. در واقع تفاوت اصلی این دو گزینه در این است که ا گر pop3 را انتخاب کنید ایمیل‌های دریافتی شما از Mail server روی تلفن همراه شما دانلود شده و دیگر از هیچ جای دیگری قابل دسترسی نیست. ولی ا گر IMAP را انتخاب کنید دیگر ایمیل‌های شرکتی شما پس از خواندن دانلود نشده و در Mail box شما باقی می‌ماند و از هر محل دیگر و با هر Mail client دیگری قابل دسترسی خواهد بود.
  4. در قسمت Email address آدرس ایمیل شرکتی خود را به صورت کامل وارد کنید و سپس Manual setup را بزنید.
  5. Personal IMAP را انتخاب کنید.
  6. Password خود را وارد کنید و Next را بزنید.
  7. در مرحله بعد باید اطلاعات مربوط به Incoming mail server خود را وارد کنید. این اطلاعاتی است که پس از ساخت ایمیل شرکتی خودتان در اختیار خواهید داشت.  پس از وارد کردن تمام اطلاعات درخواست شده در این مرحله، اطلاعات صحت‌سنجی شده و در صورت صحیح بودن به مرحله بعد می‌روید.
  8. در این مرحله باید اطلاعات مربوط به Outgoing mail serverخود را وارد کنید. این اطلاعات هم زمان ساخت ایمیل شرکتی در اختیارتان قرار دارد و اوسط شرکت ارائه دهنده ایمیل شرکتی در اختیارتان قرار گرفته است. پس وارد کردن اطلاعات و  صحت سنجی آنها، در صورت صحیح بودن عملا تنظیمات اصلی سرویس ایمیل روی تلفن همراهتان انجام می‌شود.
  9.  در صورت انجام درست همه مراحل، حال می‌توانید از طریق برنامه ایمیل گوشی اندروید خود، به کلیه ایمیل‌های شرکتی خود دسترسی داشته و ایمیل ارسال و دریافت کنید.

ساخت ایمیل شرکتی در گوشی‌های آیفون

  1. در قسمت تنظیمات یا Setting گزینه Mail, Contacts, Calendars را انتخاب کنید.
  2. .Add Account را بزنید و گزینه Other را انتخاب کنید.
  3. گزینه Add Mail Account را انتخاب کنید. در این مرحله در قسمت Name می‌توانید یک نام دلخواه برای آدرس ایمیل شرکتی خود انتخاب کنید. در قسمت Email آدرس ایمیل خود را به صورت کامل وارد کرده و در قسمت Password، رمز عبور خود را وارد کنید. و در نهایت Next را بزنید.
  4. در این مرحله IMAP انتخاب شده است. پیش از تغییر دادن آن تفاوت تفاوت IMAP و POP3 را بشناسید. با انتخاب POP3 ایمیل‌های دریافتی شما ازسرور روی تلفن همراه شما دانلود شده و از روی سرور پاک می‌شوند. ولی اگر IMAP را انتخاب کنید یک کپی از ایمیل‌ها در سرور باقی می‌مانند از هر محل دیگر و با هر Mail Client دیگری قابل دسترسی خواهد بود. تنظیمات هر دو مورد در iOS یکسان است.
  5. در قسمت HOST NAME و در قسمت OUTGOING MAIL SERVER وINCOMING MAIL SERVER آدرس mail server خود را وارد کنید و نام کاربری و گذرواژه ایمیل شرکتی خود را  در قسمت درخواست شده اضافه کنید.
  6. اگر در این مرحله با پیغام Cannot Verify Server Identity مواجه شدید ، Details را زده و  سپس Trustرا بزنید.
  7.  در انتها با زدن Save تنظیمات وارد شده را ذخیره کنید.
  8. در صورتی که تمامی اطلاعات را به درستی وارد کرده باشید، حال می‌توانید از طریق گوشی هوشمند خود به ایمیل تجاری‌تان دسترسی داشته و ایمیل ارسال و دریافت کنید.
Facebook Twitter Youtube

پست های مرتبط