گوگل ورک اسپیس google workspace و سرویس های آن

زمانی که صحبت از ابزارهای ارتباطی تجاری و سرویس‌های Collaboration صحبت به میان می‌آید، مجموعه ابزار گوگل ورک اسپیس در صدر این مجموعه قرار می‌گیرد. در این مقاله می‌خواهیم مروری بر این مجموعه ابزار کاربردی داشته باشیم و امکانات مختلف آن را بررسی کنیم. در آخر، هم هزینه نهایی برای دسترسی تجاری به گوگل ورک اسپیس برای سطوح مختلف دسترسی را خواهیم دید.

معرفی گوگل ورک اسپیس

شرکت گوگل در سال 2020 یک برند تجاری جدید را تحت عنوان گوگل ورک اسپیس به بازار معرفی کرد. گوگل ورک اسپیس، مجموعه‌ای قدرتمند و کامل از برنامه‌های کاربردی و ابزارهای همکاری مبتنی بر وب است. Google Workspace مجموعه‌ای از سرویس‌های لازم برای فعالیت‌های اداری و ارتباطی است که در بستری یکپارچه به کسب و کارها عرضه شده است. گوگل ورک اسپیس یک محصول تجاری و مبتنی بر پرداخت هزینه اشتراک است و تمامی کاربران سرویس‌های رایگان گوگل که حساب کاربری Google Account داشته باشند؛ می‌توانند از آن استفاده کنند. می‌توان گفت گوگل ورک اسپیس با اختلاف، یکی از بهترین مجموعه ابزارهای اداری مبتنی بر بستر ابر را بصورت یکپارچه عرضه کره است. 

تاریخچه گوگل ورک اسپیس

شرکت گوگل، مجموعه سرویس‌های خود را در این حوزه برای اولین بار و در سال 2006 با نام Google Apps for Your Domain عرضه کرد و در سال 2016، نام آن را به G Suite تغییر داد. سپس با توسعه ابزارهای مختلف شرکت Google اعلام کرد که G Suite از تاریخ 6 اکتبر 2020 به Google Workspace تغییر نام می‌دهد. در گوگل ورک اسپیس علاوه بر افزایش یکپارچگی بین برنامه‌ها، قابیت‌هایی چون امکان ایجاد Docs از داخل Chats یا شروع تماس Meet ارئه شده است. همچنین آیکن‌های نمادین Gmail، Google Drive، Google Docs، Google Calendar، Google Meet و سایر محصولات در Google Workspace تغییر کردند. این آرم‌های جدید مطابق با تغییرات مشابهی بود که در Google Maps و Google Photos اتفاق افتاد.

حساب کاربری گوگل ورک اسپیس

امکانات گوگل ورک اسپیس

ابزارها و امکانات متعدد و کارامدی در بستر گوگل ورک اسپیس عرضه شده‌اند که شامل این موارد هستند:

سرویس ایمیل Gmail

جیمیل یک سرویس ایمیل است که به کاربران امکان ارسال و دریافت پیام‌های ایمیلی را می‌دهد. در سرویس جیمیل شما می‌توانید فایل‌ها را از روی سیستم خود به ایمیل پیوست کرده یا آنها را از فضای گوگل درایو خود به ایمیل پیوست کنید. شما می‌توانید برای ارسال ایمیل زمانبندی مشخص کنید و همچنین در جیمیل این امکان وجود دارد که با انتخاب “حالت محرمانه” شما ارسال رونوشت، دانلود یا پرینت گرفتن از ایمیل را برای مدت معین یا همیشه محدود کنید.

تقویم Google Calendar

تتقویم گوگل یک تقویم برای مدیریت زمان و مدیریت رویدادها و جلسات است. در تقویم گوگل شما می‌توانید بیش از یک تقویم داشته باشید یا تقویم‌های خود را از سایر سرویس‌های تقویم به تقویم گوگل import کنید.

فضای ذخیره‌سازی Google Drive

گوگل درایو یک فضای ابری در بستر ابر گوگل است. در این فضا شما می‌توانید فایل‌ها و مستندات خود را آپلود کنید تا همیشه بتوانید به آن مراجعه کرده و فایل‌های خود را بردارید.

ابزار چت Google Chat

گوگل چت، یک سرویس گفتگوی آنلاین است که در ابتدا برای تیم‌ها و محیط‌های تجاری طراحی شده بود. این سرویس در حال حاضر برای مصرف کنندگان عمومی در دسترس قرار گرفته است.

تماس ویدیویی Google Meet

گوگل میت، یک سرویس ارتباط تصویری است که امکان برقراری تماس تصویری و جلسات آنلاین تصویری را برای چند کاربر همزمان فراهم می‌کند. این برنامه جایگزین Google Hangouts شده است. البته یکی دیگر از برنامه‌هایی که جایگزین گووگل هنگ آوت شده است، Google Chat است.

ابزار تعامل سازمانی (مشابه Slak) Google Currents

گوگل کارنتس که قبلاً Google+ for G Suite نام داشت، نرم‌افزاری است که توسط گوگل برای ارتباطات و تعامل داخل سازمانی توسعه یافته است. تبادل ایده‌ها یا محتواها و قرار گرفتن در جریان آخرین و بهترین محتواها، در گوگل کارنتس برای شما فراهم است.

ابزار پردازش متن Google Docs

گوگل داکس؛ یک پردازشگر کلمه آنلاین است که به عنوان بخشی از مجموعه رایگان و مبتنی بر وب Google Docs Editors توسط Google ارائه شده است. گوگل داکس شامل Google Sheets، Google Slides، Google Drawings، Google Forms، Google Sites و Google Keep است.

• Google Sheets: گوگل شیتس، نرم‌افزاری مشابه مایکروسافت اکسل و برای پردازش صفحه گسترده است که توسط گوگل ارائه شده است.
• Google Slides: گوگل اسلایدز؛ مشابه مایکروسافت پاورپوینت است و برای تولید و پردازش محتواهایی جهت ارائه طراحی شده است.
  
• Google Forms: یک نرم افزار مدیریت نظرسنجی است که در آن امکان ایجاد و به اشتراک‌گذاری فرم‌ها و نظرسنجی‌های آنلاین و دریافت پاسخ ها در زمان واقعی فراهم است.
• Google Sites: یک ابزار ایجاد صفحه وب به همراه راهنما و Wiki ساختاریافته است که برای طراحی صفحات سایت ارائه شده است.
• Google Keep: نرم‌افزاری برای یادداشت برداری و مشابه ابزار Notes است.

Google Apps Script

گوگل اپس اسکریپت، یک پلتفرم اسکریپت نویسی است که توسط گوگل برای توسعه اپلیکیشن‌های سبک وزن و یکپارچه با Google Workspace توسعه یافته است. در گوگل اپس اسکریپت این امکان فراهم است که توسط کدهای جاوا اسکریپت مدرن، به کتابخانه‌های داخلی برنامه‌های کاربردی Google Workspace مانند Gmail، Calendar، Drive و غیره دسترسی داشته باشید.

Google Cloud Search

یک دستیار جستجوگر مبتنی بر هوش مصنوعی است. گوگل سرچ کلاد به کاربران کمک می کند تا به سرعت و در زمان نیاز اطلاعات مرتبط را در همه ابزارهای گوگل از جمله Gmail، Google Docs، Google Drive، Google Calendar، Google Contacts و… پیداکنند.

Google Jamboard

گوگل جم بورد یک تخته سفید تعاملی دیجیتال است که برای کار در بستر Google Workspace، ارائه شده است. Jamboard در اصل یک صفحه نمایش تخته سفید دیجیتال 55 اینچی 4K و لمسی است که امکان نمایش هر فایلی که در برنامه های داکس، شیتز و اسلایدز ذخیره شده را می‌دهد. همچنین قابلیت افزودن تصاویر ذخیره شده در Google Drive به این فایل‌ها نیز وجود دارد. با گوگل جم بورد؛ می توان بصورت آنلاین و در زمان واقعی، با سایر کاربران تعامل داشت و بصورت یکپارچه از سایر ابزارهای Google Workspace استفاده کرد.

هزینه گوگل ورک اسپیس چقدر است؟ 

 در صورتی که از سرویس رایگان گوگل استفاده کرده باشید، می‌دانید که این سرویس علیرغم همه امکانات متنوع  و کاربردی که دارد، امکان استفاده روی دامنه شخصی را ندارد. یعنی شما نمی‌توانید از طرح رایگان گوگل استفاده کنید و سرویس ایمیل را روی دامنه اختصاصی خودتان ایجاد کنید. برای این کار شما نیاز به خرید اشتراک محصول Google Workspace دارید. البته گوگل برای مشترین متنوع خود، سطوح سرویس مختلفی را در نظر گرفته است و کاربران این محصول باید برای سطح اشتراکی که مد نظرشان است، هزینه پرداخت کنند.

خرید گوگل ورک اسپیس

محصول تجاری Google WorkSpace در چهار سطح با خدمات و قیمت‌های مختلف به شرح زیر قابل خریداری است:

همانطور که مشاهده می‌کنید، نسخه Business Starter آن که ارزانترین اشتراک آن است، به ازای هر کاربر 6 دلار در ماه هزینه دارد. در این نسخه  جلسات ویدیویی برای 100 شرکت کننده مجاز است (بدون امکان ضبط) و 30 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی برای هر کاربر ارائه می‌دهد.

نسخه استاندارد تجاری آن، قیمت دو برابرشده و به 12 دلار برای هر کاربر در ماه می‌رسد. در این نسخه جلسات ویدیویی با حداکثر 150 شرکت کننده (با امکان ضبط اختیاری) فراهم شده و فضای ذخیره‌سازی به 2 ترابایت برای هر کاربر افزایش داده شده است. البته در طرح‌های گران‌تر Business Plus و Enterprise ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌تری را به کاربران ارائه می‌کنند. البته گوگل ورگ اسپیس ظاهرا برای مؤسسات غیرانتفاعی و آموزشی نسخه‌های رایگان هم ارائه می‌کند.

گوگل ورک اسپیس در اندروید

برای راه‌اندازی حساب ورک اسپیس خود روی گوشی‌های اندروید خود، می‌توانید این کار را در چند گام زیر و به سادگی انجام دهید:

مرحله 1: تنظیمات حساب‌ها و همگام‌سازی

صفحه تنظیمات حساب‌ها و همگام‌سازی یا Accounts & sync Settings را در دستگاه خود باز کنید. این کار می‌توانید با ورود به Contacts، رفتن به Menu و لمس گزینه Accounts یا مستقیما در قسمت تنظیمات یا Setting گوشی خود انجام دهید.
صفحه “Accounts & sync settings” تنظیمات همگام سازی فعلی شما و لیستی از حساب‌های کاربری فعلی شما را نشان می‌دهد.

مرحله 2: افزودن حساب

• روی افزودن حساب یا Add Account بزنید.
• روی گزینه Google بروید تا حساب Google Workspace خود را اضافه کنید.

مرحله 3: ورود

هنگامی که اطلاعات ورود برای حساب Google درخواست شد، گزینه ورود به سیستم را انتخاب کنید.
آدرس ایمیل کامل خود (yourname@yourbusiness.com) را به عنوان نام کاربری خود وارد کنید، و سپس زمانی که گذرواژه درخواست شد، توکن Google خود را وارد کنید.

مرحله 4: خدمات همگام سازی

در اینجا می‌توانید انتخاب کنید که کدام سرویس‌ها را می‌خواهید همگام‌سازی کنید. پس از این کار می‌توانید از Google Workspace از Android خود استفاده کنید. کافی است Gmail، Google Calendar یا هر برنامه‌ای را که می‌خواهید استفاده کنید، از صفحه اصلی یا صفحه برنامه‌های دستگاهتان راه‌اندازی کنید.

مزایا و معایب گوگل ورک اسپیس

همانطور که دیدیم؛ ابزارهای گوگل ورک اسپیس با هدف ارائه بستری یکپارچه جهت ایجاد یک دفتر کار مجازی توسعه یافته‌اند و در کنار تبادل پیام؛ قابلیت‌های بسیار زیادی را برای کاربران خود فراهم کرده‌اند. اما در صورتی که بخواهیم از گوگل ورک اسپیس به عنوان سرویس ایمیل سازمانی خود استفاده کنیم، باید مواردی را مد نظر داشته باشیم.

مسئله اول که برای کاربری سازمانی ایرانی وجود دارد، عدم امکان دسترسی به سرورها در محل سازمان است. زیرا سرویس‌های گوگل ورک اسپیس بصورت ابری ارائه می‌شوند و برای سازمان‌هایی که ملاحظات و سیاست‌های سخت‌گیرانه‌ای برای عدم خروج اطلاعات از داخل سازمان خود دارند به هیچ عنوان قابل استفاده نیستند.

از طرف دیگر، هزینه‌های بالای این سرویس‌ها برای کاربران ایرانی، عدم دسترسی به پشتیبانی رسمی و عدم امکان عقد قرارداد رسمی به دلیل تحریم‌های سیاسی، مسائلی هستند که در انتخاب این سرویس به عنوان یک ایمیل سازمانی تردید ایجاد می‌کنند. بنابراین؛ یک محصول ارتباط سازمانی که از پشتیبانی حرفه‌ای و تمام وقت برخوردار باشد و در عین حال هزینه‌های تمام شده آن پایین‌تر باشد؛ انتخاب بهتری برای کسب و کارهای ایرانی است.

در صورتی که از سرویس ایمیل اپیک به عنوان ایمیل سازمانی خود استفاده کنید؛ با یک تیم حرفه‌ای و با تجربه همراه خواهید بود که خدمات پشتیبانی تمام وقت و در تمام طول سال را به شما ارائه می‌دهند. اپیک یک راهکار جامع ارتباط سازمانی است که در کنار سرویس ایمیل، تقویم پیشرفته، مدیریت مخاطبان، مدیریت وظایف و مدیریت مستندات را عرضه کرده است.

علاوه بر این قابلیت‌ها، پشتیبانی کامل از زبان فارسی، فونت‌های فارسی متنوع، تقویم جلالی و اپلیکیشن‌های اختصاصی تقویم توکا و همراه توکا از دیگر نقاط قوت سرویس اپیک است. برای مشاهده محصولات ابری اپیک به پنل مشتریان اپیک مراجعه کنید.