سرویس Microsoft Exchange، یکی از سرویس‌های ایمیل شناخته شده و معروف است که توسط شرکت مایکروسافت عرضه شده است. سرویس مایکروسافت اکسچنج، به دلیل سازگاری با سایر محصولات مایکروسافت نظیر سیستم‌عامل ویندوز و ابزارهای Office خیلی زود توانست محبوبیت بالایی را بین کسب و کارها پیدا کند.
در کشور ما هم به دلیل استفاده فراگیر از سیستم‌عامل ویندوز، تمایل زیادی برای استفاده از این سرویس‌دهنده ایمیل وجود دارد. اما علیرغم قابلیت‌ها و رابط کاربری برجسته محصولات مایکروسافت؛ متاسفانه نام مایکروسافت اکسچنج با مشکلات پی در پی امنیتی و آسیب‌پذیری‌های زیادی در سالهای اخیر همراه بوده است.
در برخی از این آسیب‌پذیری‌ها متاسفانه برخی از مراکز مهم کشورمان نیز دچار مشکل شدند. مسئله آسیب‌پذیری اکسچنج از یک سو و مسئله عدم وجود پشتیبانی رسمی به دلیل تحریمها و هزینه‌های بسیار بالا از سوی دیگر، بسیاری از کسب و کارها را به فکر مهاجرت از اکسچنج به یک سرویس ایمیل دیگر انداخته است. اما پیش از مهاجرت از سرویس ایمیل اکسچنج به یک سرویس دهنده دیگر، برای انتخاب بهترین گزینه لازم است کمی بررسی و تحقیق کنیم تا گزینه مناسبی را برای مهاجرت انتخاب کنیم.
شناخت نیازمندیها پیش از مهاجرت از سرویس ایمیل اکسچنج
سرویس‌های ایمیل بسیار زیادی هسنند که امروزه در سراسر دنیا مورد استفاده کسب و کارها و شرکت‌ها قرار گرفته‌اند. هر کدام از این ابزارها، قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی دارد که نیازمندیهای مختلفی را پاسخگو هستند. اما برای این که بتوانیم راهکار و ابزار مناسبی به عنوان جایگزین اکسچنج انتخاب کنیم، باید بدانیم که چه ایمیل سروری برای کسب و کار ما مناسب است. بهتر است با هم مروری روی عوامل موثر بر انتخاب یک ایمیل سرور مناسب داشته باشیم.
اندازه سازمان خود را در نظر بگیرید
تعداد کارمندانی که در حال حاضر دارید و اینکه آیا قصد دارید در آینده نزدیک سازمان خود را توسعه دهید یا خیر، میزان فضای ذخیره‌سازی و ابزارهایی که برای دسترسی به ایمیل استفاده می‌کنید، نیاز شما را تعیین می‌کند. این اطلاعات از منظر برنامه‌ریزی ظرفیت و مقیاس پذیری نیز مهم است.
سرویس ایمیل ابری، یا سرویس ایمیل نصب در محل؛ کدام برای شما مناسب‌تر است؟
اکثر شرکت‌های ارائه دهنده سرویس‌های ایمیل، سرویس‌های خود را هم بصورت نصب در محل ( نصب روی سرورهای متعلق به سازمان شما) و هم بصورت ابری (روی بستر ابر متعلق به خودشان) ارائه کرده‌اند.
هر یک از این روش‌ها مزایا و معایبی دارد. برای مثال، یک سرور ایمیل که بصورت نصب در محل پیاده‌سازی شده است، می‌تواند بصورت اختصاصی برای سازمان شما طراحی شده و به سایر زیرساخت‌های سازمان متصل شود. از طرف دیگر، از آنجایی که سرورهای ایمیل مبتنی بر ابر به طور کامل توسط ارائه دهندگان آنها مدیریت می‌شوند، با سرمایه گذاری در چنین راه‌حلی، در هزینه‌های تعمیر و نگهداری صرفه‌جویی خواهید کرد.
ابزارها و قابلیتهای مورد نیاز خود را بشناسید
ابزارهای جانبی نظیر چت، تولید فایل و اشتراک‌گذاری فایل همگی خوب هستند، اما وقتی نوبت به انتخاب یک ارائه دهنده ایمیل می‌رسد، چند ویژگی اساسی دیگر وجود دارد که باید به دنبال آنها باشید. از آنجایی که نقض‌های امنیتی یکی از مهمترین دلایل مهاجرت از اکسچنج است، بنابراین باید به دنبال یک سرویس ایمیل با ویژگی‌های امنیتی قوی مانند احراز هویت دو مرحله‌ای و رمزگذاری سرتاسری و راهکارهای امنیتی پیشرفته باشید.
همچنین؛ برای انعطاف‌پذیری بیشتر، به دنبال ارائه‌دهنده‌ای باشید که از هر دو پروتکل IMAP و POP پشتیبانی کند. سایر ویژگی‌های کلیدی که باید به دنبال آنها باشید عبارتند از فیلترهای اسپم و دامنه‌های سفارشی.
کاربران موبایل را در اولویت قرار دهید
واقعیت این است که تجارت دیگر محدود به محل کار نیست، بلکه کارکنان شما بعد از ساعات کاری و روی تلفن همراهشان هم ممکن است بخواهند ایمیل‌های خود را بررسی کنند. بنابراین باید سرویس ایمیلی که انتخاب می‌کنید، اپلیکیشن دسترسی به ایمیل روی گوشی‌های هوشمند داشته باشد تا همه کاربران به راحتی بتوانند به ایمیل های خود دسترسی داشته باشند.
به آخرین به‌روز رسانی‌ها و نوآوری‌ها دسترسی داشته باشید
برای اطمینان از اینکه سازمان شما به جدیدترین و آخرین قابلیت‌ها در حوزه ایمیل دسترسی دارد، به دنبال سرویس‌های ایمیلی باشید که به صورت منظم و مداوم برنامه‌های به‌روزرسانی و ارتقای سرویس خود را داشته باشد و فرآیند به‌روزرسانی و ارتقای آن بدون دردسر و با حداقل پیکربندی مجدد انجام شود.
ارزش پشتیبانی را دست کم نگیرید
زمانی که یک سرور ایمیل مناسب را انتخاب می‌کنید، مایلید که سالهای سال از آن استفاده کنید. اما در طول استفاده از این سرویس ممکن است زمان‌هایی پیش بیاید که نیاز به پشتیبانی و رفع نیازهای موردی خود را داشته باشید. خواه این درخواست‌ها مربوط به اختلال سیستم باشد یا مشکلات ارسال و دریافت ایمیل، لازم است یک تیم پشتیبانی در کوتاه‌ترین زمان ممکن به این نیازها پاسخ دهند.
اگر تیم پشتیبانی سرویس‌دهنده ایمیل شما تیمی حرفه‌ای و پاسخگو باشند، عملا هیچ یک از مسائلی که پیش می‌آید نباید باعث نگرانی شما شود. بنابراین به دنبال سرویس‌دهندگانی باشید که پشتیبانی 24 ساعته داشته باشند و از کانال‌های مختلف نظیر تلفن، سیستم تیکتینگ و ایمیل پاسخگوی درخواست شما باشند.
بررسی ها را بخوانید.
کاربران قدیمی هر محصول می‌توانند منبع ارزشمندی برای بررسی بازخوردها و تجربیات در خصوص آن محصول باشند. بنابراین حتما تا حد ممکن نظرات دیگر کاربران و مشتریان سرویس ایمیلی که میخواهید تهیه کنید را بخوانید.
توصیه آخر
به عنوان یک توصیه پایانی، بهتر است سرویس‌دهنده‌ای را انتخاب کنید که امکانات تکمیلی مانند تهیه آرشیو یا بایگانی ایمیل را داشته باشند. این قابلیت به شما کمک می‌کند که همواره یک تاریخچه کامل و دست نخورده از پیام‌های رد و بدل شده سازمان یا شرکت خود را داشته باشید. این سرمایه‌گذاری قطعا برای شما در دراز مدت ارزشمند خواهد بود.
