قبل از این که به معرفی ایمیل شرکتی بپردازیم؛ بد نیست به این سوال‌ها خوب فکر کنید:

-اگر یک ایمیل جدید دریافت کنید ولی فرستنده ایمیل را نشناسید، چه چیزی باعث می‌شود که ایمیل را باز کنید؟ 

-اگر ایمیل دریافتی از دامنه‌های رایگانی مثل جیمیل و یاهو ارسال شده باشد، چقدر احتمال دارد که به آن اعتماد کنید؟ 

-آیا ممکن است که یک ایمیل مهم و معتبر از یک دامنه رایگان یا عمومی ارسال شود؟

دلیل طرح این پرسش‌ها استفاده روز افزون از بستر ایمیل برای تبادل انواع مختلف پیام‌، اعم از پیام‌های شخصی و پیام‌های رسمی و معتبر است. آنچه ایمیل‌های رسمی و کاری را از ایمیل‌های دیگر جدا می‌کند، اهمیت و اعتبار آنها در حوزه کسب و کار است. بسیاری از مستندات و مدارکی نظیر قراردادها، فاکتورهای قابل پرداخت، مستندات حقوقی و … از بستر ایمیل رد و بدل می‌شوند. این دست پیام‌ها فرستاده می‌شوند که حتما به دست گیرنده برسند و حتما خوانده شوند. به همین دلیل نقش ایمیل شرکتی در تبادل پیام‌های رسمی شرکت‌ها و کسب وکارها بسیار پر اهمیت است. اگر شما هم برای شرکت خود به دنبال راه‌اندازی ایمیل هستید، با ما همراه باشید تا ابتدا ایمیل شرکتی و انواع مختلف ایمیل شرکتی را به خوبی بشناسیم و در ادامه روش‌های ساخت ایمیل شرکتی را با هم مرور کنیم.

معرفی ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی، یک سرویس ایمیل اختصاصی است که در اختیار یک شرکت یا کسب و کار قرار دارد. سرویس ایمیل شرکتی روی دامنه اختصاصی شرکت تعریف می‌شود و مدیریت سرویس ایمیل در اختیار و نظارت مدیرات شرکت قرار دارد. مدیر سرویس ایمیل می‌تواند برای کارمندان شرکت حساب کاربری ایجاد کرده و پیام‌های رد و بدل شده توسط سرویس ایمیل را مدیریت کنند.

شاید بتوان گفت یکی از مهم‌ترین دستاورد استفاده از این نوع سرویس ایمیل، امکان ساخت آدرس‌های ایمیل متعارف و شناخته‌شده است. آدرس‌هایی مانند ایمیل info، ایمیل support و sales امروزه برای اکثر افرادی که در بستر اینترنت فعالیت دارند، آشنا هستند. این حساب‌های کاربری راه ارتباطی پیش فرض مشتریان و مخاطبان با تیم‌های داخلی شرکت‌ها هستند.

چرا ایمیل شرکتی برای شرکت‌ها ضرورت دارد؟

انواع ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی را می‌توان در دو نوع مختلف تعریف کرد:

• ایمیل ابری: سرویس‌های ایمیل ابری، روی یک بستر ابری مستقر شده‌اند و می‌تواند در آن واحد به تعداد بسیار زیادی شرکت یا سازمان خدمات ایمیل سازمانی ارائه کنند. برای استفاده از این سرویس‌ها هیچ نیازی به خرید هاست یا سرویس میزیان نیست. هر شرکت و سازمانی با تهیه یک دامنه اختصاصی، می‌تواند پس از این که انتخاب و خرید سرویس مناسب خود و خرید آن از یکی از سرویس‌دهندگان ایمیل ابری، با انجام تنظیماتی بسیار مختصر بلافاصله از سرویس ایمیل خود استفاده کند.

• ایمیل نصب در محل: در صورتی که شرکت یا سازمانی بخواهد تمامی سرویس‌ها و محل نگه‌داری آنها را در اختیار داشته باشد، می‌تواند با تهیه و آماده‌سازی زیر ساخت، سرویس ایمیل خود را روی این تجهیزات نصب و راه‌اندازی نماید. این امکان هم وجود دارد که بجای این که خود شرکت یا سازمان مسئولیت نصب، راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس را عهده دار شود، آنرا برون‌سپاری کند. بدین ترتیب، علاوه بر رعایت تمامی سیاست‌های امنیتی برای دسترسی به سرورها و اطلاعات، از دغدغه‌های فنی مربوط به راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس هم رها خواهد شد.

ایمیل شرکتی رایگان

شما می‌توانید با مراجعه به سایت‌‌های ایرانی یا خارجی که سرویس ایمیل ارائه می‌کنند یک ایمیل رایگان برای خود ایجاد کنید. اما استفاده از اینگونه ایمیل‌ها اعتبار چندانی برای کسب و کار شما ندارد و برای استفاده تجاری و برندسازی هم برای شما گزینه مناسبی نیست. علاوه براین موارد، ایمیل رایگان برای ارسال اطلاعات حساس شما مناسب نیستند و از نظر امنیت، پشتیبانی و اسپم شدن ایمیل‌ها نیز ممکن است مشکلاتی را برای شما بوجود آورند. 

روش های ساخت ایمیل شرکتی

راه‌های زیادی برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی و شرکتی وجود دارد، که بسته به نیازی که دارید می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. تنوع در روشهای ساخت ایمیل، به دلیل استفاده از ابزارهای مختلف در این حوزه است.

1- راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی با استفاده از ایمیل تحت هاست

2- راه ‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی با نصب ابزارهای رایگان روی هاست توسط خودتان

3- خرید سرویس ایمیل ابری که از پیش راه اندازی شده و فقط به اندازه نیازتان می‌توانید سرویس خد راسفارش دهید.

البته در دو روش اول، شما نیاز به خرید هاست دارید. هاست یا میزبانی فضایی است که روی اینترنت در اختیار شما قرار می‌گیرد تا سرویس مورد نظرتان را روی آن پیاده سازی کنید. در صورتی که هاست شما به صورت پسش فرض سرویس ایمیل داشته باشد، می‌توانید از آن سرویس برای راه اندازی ایمیل شرکتی خود استفاده کنید. البته باید توجه داشته باشید که سرویس ایمیل تحت هاست معمولا یک سرویس ایمیل ساده و با امکانات اولیه است. بنابراین  اگر به دنبال یک ایمیل شرکتی حرفه‌ای هستید، این روش پیشنهاد نمی‌شود.

در روش دوم؛ در صورتی که بخواهید خودتان سرویس ایمیل برای کسب و کار خود نصب و راه‌اندازی کنید؛ باید دانش فنی عمیقی در حوزه شناخت و استفاده از ابزارهای این حوزه داشته باشید.  همچنین مسئله نگه‌داری و راهبری این سرویس ایمیل هم به عهده شماست که باید  توسط خود شما انجام شود.

روش سوم که خرید سرویس ایمیل ابری است، علاوه بر این که هزینه خرید هاست را ندارد، به شما یک سرویس ایمیل آماده و کاملا حرفه‌ای ارائه می‌دهد. 

مراحل ساخت ایمیل شرکتی