مکان شما:

ایمیل شرکتی چیست و روش های ساخت ایمیل شرکتی کدامند؟

خلاصه مطلب

ایمیل شرکتی یک سرویس ایمیل اختصاصی است که روی دامنه شرکت شما ارائه می‌شود. در این مقاله با تمام روش های ساخت این نوع ایمیل آشنا شوید.
فهرست مطالب

اگر با اطلاعات عمومی این موضوع آشنایی دارید و به دنبال محتوای فنی و تخصصی در مورد این مطلب هستید، میتوانید از طریق این دکمه اقدام نمایید.

قبل از این که به معرفی ایمیل شرکتی بپردازیم؛ بد نیست به این سوال‌ها خوب فکر کنید:

-اگر یک ایمیل جدید دریافت کنید ولی فرستنده ایمیل را نشناسید، چه چیزی باعث می‌شود که ایمیل را باز کنید؟ 

-اگر ایمیل دریافتی از دامنه‌های رایگانی مثل جیمیل و یاهو ارسال شده باشد، چقدر احتمال دارد که به آن اعتماد کنید؟ 

-آیا ممکن است که یک ایمیل مهم و معتبر از یک دامنه رایگان یا عمومی ارسال شود؟

دلیل طرح این پرسش‌ها استفاده روز افزون از بستر ایمیل برای تبادل انواع مختلف پیام‌، اعم از پیام‌های شخصی و پیام‌های رسمی و معتبر است. آنچه ایمیل‌های رسمی و کاری را از ایمیل‌های دیگر جدا می‌کند، اهمیت و اعتبار آنها در حوزه کسب و کار است. بسیاری از مستندات و مدارکی نظیر قراردادها، فاکتورهای قابل پرداخت، مستندات حقوقی و … از بستر ایمیل رد و بدل می‌شوند. این دست پیام‌ها فرستاده می‌شوند که حتما به دست گیرنده برسند و حتما خوانده شوند. به همین دلیل نقش ایمیل شرکتی در تبادل پیام‌های رسمی شرکت‌ها و کسب وکارها بسیار پر اهمیت است. اگر شما هم برای شرکت خود به دنبال راه‌اندازی ایمیل هستید، با ما همراه باشید تا ابتدا ایمیل شرکتی و انواع مختلف ایمیل شرکتی را به خوبی بشناسیم و در ادامه روش‌های ساخت ایمیل شرکتی را با هم مرور کنیم.

معرفی ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی، یک سرویس ایمیل اختصاصی است که در اختیار یک شرکت یا کسب و کار قرار دارد. سرویس ایمیل شرکتی روی دامنه اختصاصی شرکت تعریف می‌شود و مدیریت سرویس ایمیل در اختیار و نظارت مدیرات شرکت قرار دارد. مدیر سرویس ایمیل می‌تواند برای کارمندان شرکت حساب کاربری ایجاد کرده و پیام‌های رد و بدل شده توسط سرویس ایمیل را مدیریت کنند.

شاید بتوان گفت یکی از مهم‌ترین دستاورد استفاده از این نوع سرویس ایمیل، امکان ساخت آدرس‌های ایمیل متعارف و شناخته‌شده است. آدرس‌هایی مانند ایمیل info، ایمیل support و sales امروزه برای اکثر افرادی که در بستر اینترنت فعالیت دارند، آشنا هستند. این حساب‌های کاربری راه ارتباطی پیش فرض مشتریان و مخاطبان با تیم‌های داخلی شرکت‌ها هستند.

چرا ایمیل شرکتی برای شرکت‌ها ضرورت دارد؟

تبادل پیام‌های رسمی و معتبر از یک بستر نامعتبر و عمومی احتمال خوانده شدن آن را بسیار کم می‌کند. از طرفی؛ اکثر خرابکاران و کلاهبرداران اینترنتی از سرویس‌های رایگان برای فرستادن ایمیل‌های خرابکارانه خود استفاده می‌کنند. به همین دلیل نباید توقع داشت که کسی ایمیل‌های ارسالی از دامنه‌های عمومی یا رایگان را جدی گرفته و آنها را باز کنند. 

برای اینکه فعالیت‌های شما از نظر مشتریانتان قابل اعتماد و اعتبار باشد، باید از ایمیل شرکتی که متعلق به کسب و کار خودتان است، استفاده کنید. راه‌اندازی سرویس ایمیل روی دامنه‌ای که هم‌نام با برند کسب و کارتان باشد، علاوه بر این که امکان ساخت آدرس ایمیل برای همه کارکنان را فراهم می‌کند، باعث می‌شود که در جریان ارسال ایمیل به مخاطبان، برند شما هم تا حدی معرفی شود. مشتریان با دریافت ایمیلی از دامنه متعلق به شرکت، می‌توانند به آدرس اینترنتی سایت آن مراجعه کنند و از سایر اطلاعاتی که برای آنها فراهم شده است بازدید کنند.

انواع ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی را می‌توان در دو نوع مختلف تعریف کرد:

  • ایمیل ابری: سرویس‌های ایمیل ابری، روی یک بستر ابری مستقر شده‌اند و می‌تواند در آن واحد به تعداد بسیار زیادی شرکت یا سازمان خدمات ایمیل سازمانی ارائه کنند. برای استفاده از این سرویس‌ها هیچ نیازی به خرید هاست یا سرویس میزیان نیست. هر شرکت و سازمانی با تهیه یک دامنه اختصاصی، می‌تواند پس از این که انتخاب و خرید سرویس مناسب خود و خرید آن از یکی از سرویس‌دهندگان ایمیل ابری، با انجام تنظیماتی بسیار مختصر بلافاصله از سرویس ایمیل خود استفاده کند.
  • ایمیل نصب در محل: در صورتی که شرکت یا سازمانی بخواهد تمامی سرویس‌ها و محل نگه‌داری آنها را در اختیار داشته باشد، می‌تواند با تهیه و آماده‌سازی زیر ساخت، سرویس ایمیل خود را روی این تجهیزات نصب و راه‌اندازی نماید. این امکان هم وجود دارد که بجای این که خود شرکت یا سازمان مسئولیت نصب، راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس را عهده دار شود، آنرا برون‌سپاری کند. بدین ترتیب، علاوه بر رعایت تمامی سیاست‌های امنیتی برای دسترسی به سرورها و اطلاعات، از دغدغه‌های فنی مربوط به راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس هم رها خواهد شد.

ایمیل شرکتی رایگان

شما می‌توانید با مراجعه به سایت‌‌های ایرانی یا خارجی که سرویس ایمیل ارائه می‌کنند یک ایمیل رایگان برای خود ایجاد کنید. اما استفاده از اینگونه ایمیل‌ها اعتبار چندانی برای کسب و کار شما ندارد و برای استفاده تجاری و برندسازی هم برای شما گزینه مناسبی نیست. علاوه براین موارد، ایمیل رایگان برای ارسال اطلاعات حساس شما مناسب نیستند و از نظر امنیت، پشتیبانی و اسپم شدن ایمیل‌ها نیز ممکن است مشکلاتی را برای شما بوجود آورند. 

روش های ساخت ایمیل شرکتی

راه‌های زیادی برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی و شرکتی وجود دارد، که بسته به نیازی که دارید می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. تنوع در روشهای ساخت ایمیل، به دلیل استفاده از ابزارهای مختلف در این حوزه است.

1- راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی با استفاده از ایمیل تحت هاست

2- راه ‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی با نصب ابزارهای رایگان روی هاست توسط خودتان

3- خرید سرویس ایمیل ابری که از پیش راه اندازی شده و فقط به اندازه نیازتان می‌توانید سرویس خد راسفارش دهید.

البته در دو روش اول، شما نیاز به خرید هاست دارید. هاست یا میزبانی فضایی است که روی اینترنت در اختیار شما قرار می‌گیرد تا سرویس مورد نظرتان را روی آن پیاده سازی کنید. در صورتی که هاست شما به صورت پسش فرض سرویس ایمیل داشته باشد، می‌توانید از آن سرویس برای راه اندازی ایمیل شرکتی خود استفاده کنید. البته باید توجه داشته باشید که سرویس ایمیل تحت هاست معمولا یک سرویس ایمیل ساده و با امکانات اولیه است. بنابراین  اگر به دنبال یک ایمیل شرکتی حرفه‌ای هستید، این روش پیشنهاد نمی‌شود.

در روش دوم؛ در صورتی که بخواهید خودتان سرویس ایمیل برای کسب و کار خود نصب و راه‌اندازی کنید؛ باید دانش فنی عمیقی در حوزه شناخت و استفاده از ابزارهای این حوزه داشته باشید.  همچنین مسئله نگه‌داری و راهبری این سرویس ایمیل هم به عهده شماست که باید  توسط خود شما انجام شود.

روش سوم که خرید سرویس ایمیل ابری است، علاوه بر این که هزینه خرید هاست را ندارد، به شما یک سرویس ایمیل آماده و کاملا حرفه‌ای ارائه می‌دهد. 

مراحل ساخت ایمیل شرکتی

برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی لازم است مراحل زیر را طی کنید:

1- خرید دامنه اختصاصی

در گام نخست، شما نیاز به ثبت یک نام دامنه یا Domain اختصاصی برای کسب وکارتان دارید. نام دامنه، در اصل آدرس شما در شبکه گسترده اینترنت است و سرویس ایمیل شما هم روی همان نام دامنه تنظیم می‌شود. اگر از قبل برای کسب و کار خود دامنه‌ای ثبت کرده و به آن دسترسی دارید، می‌توانید ایمیل شرکتی را روی همان دامنه راه‌اندازی کنید و دیگر نیازی به خرید دامنه جدید ندارید.

2- ارزیابی نیازمندی‌های سرویس ایمیل شرکتی

پیش از راه‌اندازی سرویس ایمیل لازم است تخمینی از تعداد حساب کاربری مورد نیاز، حجم پیام‌های ایمیل ارسالی و دریافتی، ابزارهای جانبی مورد نیاز نظیر تقویم سازمانی و …. داشته باشید. این کار به شما کمک می‌کند سرویس ایمیلی انتخاب کنید که نیازمندی‌های شما را به درستی پوشش دهد.

3- انتخاب روش راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی

روش‌های مختلفی برای راه‌اندازی سرویس ایمیل وجود دارد که در ادامه همین مقاله این روش‌ها را مرور کرده‌ایم. شما برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی می‌توانید بسته به نیاز و توانمندی تیم خود، یکی از سه روش “استفاده از ابزارهای رایگان“، “استفاده از ایمیل تحت هاست” یا “خرید ایمیل ابری” را انتخاب کنید.

سرویس خود را انتخاب کنید

برای خرید ایمیل سازمانی و شرکتی و مشاهده‌ی پلن‌های قیمتی می‌توانید از روش زیر اقدام کنید. یا اگر سؤالی در مورد محصول و ویژگی‌های آن دارید، با کارشناسان اپیک تماس بگیرید.

روشهای ساخت ایمیل شرکتی

کسب و کارها و شرکت‌ها برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی خود از یکی از این راهکارها استفاده کرده‌اند:

1- استفاده از ابزارهای رایگان 

سرویس‌های ایمیل متن باز، ابزارهایی هستند که در اختیار همه قرار دارند. در این روش، شرکت‌ها باید ابتدا هاست یا میزبان خریداری کنند. سپس سرویس ایمیل متن-بازی که انتخاب کرده اند را روی هاست خود نصب و راه‎‌اندازی کنند. بنابراین این روش خیلی هم بدون هزینه نیست. زیرا علاوه هزینه هاست، باید یک نیروی فنی شرکت هم در اختیار این سرویس قرار بگیرد. این روش نیاز به دانش فنی و تخصصی در این حوزه دارد و مسئولیت حفظ پایداری، دسترس پذیری و امنیت سرویس هم بر عهده خود سازمان‌ها است.

2- استفاده از ایمیل‌های تحت هاست شرکت

برخی از سرویس‌های هاست یا میزبانی، یک سرویس ایمیل بسیار ساده را به عنوان یک سرویس جانبی روی هاست عرضه می‌کنند. برای راه‌ندازی سرویس ایمیل در این روش، لازم است ابتدا هاست خریداری شود و سپس در تنظیمات مربوط به پنل هاست، امکان تعریف تعدادی ایمیل در اختیار خریدار قرار بگیرد. البته نباید انتظار داشت که سرویس ایمیل تحت هاست، قابلیت‌ها و امکانات حرفه‌ای داشته باشد. این بستر ایمیل به عنوان یک سرویس جانبی و با قابلیت‌های بسیار اولیه عرضه شده است و در صورت ایجاد مشکل، رفع آن به عهده خود شرکت‌ها خواهد بود. در ادامه به طور خلاصه روش ساخت ایمیل شرکتی در دو هاست متداول آموزش داده شده است.

ساخت ایمیل شرکتی در cPanel

یکی از پنل‌های متداول ارائه دهنده خدمات هاست cPanel است که سرورهای بسیار زیادی از این پنل برای مدیریت هاست کاربران خود استفاده می‌کنند. روش ساخت ایمیل در cPanel در چند گام زیر انجام می‌شود:
  1. وارد cPanel شوید.
  2. به دنبال بخش Email بگردید، سپس روی Email Accounts کلیک کنید. (cPanel » Home » Email » Email Accounts)
  3. روی دکمه + Create واقع در سمت راست کلیک کنید.
  4. اطلاعات مورد نیاز را برای ایجاد یک حساب ایمیل جدید را در فرمی که در صفحه نمایش ارائه شده است، وارد کنید.
  5. برای نهایی کردن روی + Create کلیک کنید.

جزئیات بیشتر در مورد نحوه ساخت ایمیل و دسترسی به ایمیل‌ها در مقاله آموزش ساخت ایمیل سازمانی با cPanel ارائه شده است. 

ساخت ایمیل شرکتی در DirectAdmin

دایرکت ادمین هم یکی از پنل‌های مدیریت و کنترل هاستینگ است که مبتنی بر وب بوده و مدیریت وب سایت ها بر روی هاست و سرور را بسیار آسان کرده است. در صورتی که هاست شما از DirectAdmin استفاده می‌کند، می‌توانید برای ساخت ایمیل در DirectAdmin گام‌های زیر اجرا کنید:

  1. وارد DirectAdmin شوید.
  2. به E-mail Manager >> E-Mail Accounts بروید.
  3. روی دکمه ایجاد حساب کلیک کنید.
  4. نام کاربری، رمز عبور، محدودیت فضای حساب ایمیل و محدودیت ارسال پیام را برای حساب ایمیل جدید وارد کنید.
  5. روی دکمه ایجاد حساب کلیک کنید.

اکانت جدید ایجاد می شود و یک پیام تأیید دریافت خواهید کرد: حساب ایجاد شد. 

جزئیات بیشتر در مورد نحوه ساخت ایمیل و دسترسی به ایمیل‌ها در مقاله آموزش ساخت ایمیل سازمانی با DirectAdmin ارائه شده است. 

3- خرید سرویس ایمیل

یکی از روش‌های ساخت ایمیل شرکتی، خرید آن است. در این روش در صورتی که بخواهید از سرویس ایمیل ابری استفاده کنید، حتی نیاز به خرید هاست هم ندارید. با در اختیار داشتن یک دامنه و دسترسی به تنظیمات آن، می‌توانید به محض خرید سرویس ایمیل، آنرا راه‌اندازی کرده و از سرویس خود استفاده کنید.
همچنین در صورتی که از قبل هاست و زیرساخت لازم را در اختیار داشته باشید، می‌توانید با خرید یک سرویس ایمیل حرفه‌ای، تمامی مراحل نصب و راه‌اندازی آن را به شرکت ارائه دهنده واگذار کنید. 

ایجاد ایمیل شرکتی

اولین گام برای ایجاد ایمیل شرکتی تهیه دامنه و هاست مناسب است که برای خرید آن شرکت‌های بزرگی وجود دارند. شما می‌توانید یکی از شرکت‌هایی که خدمات قابل‌ قبولی ارائه می‌دهد را برای این کار انتخاب نمایید. این شرکت‌ها سرویس‌های متنوع و قیمت‌های متفاوتی دارند، بنابراین بر حسب نوع خدمات و قیمت دامنه، می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید.

البته به این نکته توجه داشته باشید که استفاده از ایمیل تحت هاست ممکن است مشکلاتی از قبیل عدم پشتیبانی و عدم سرویس‌دهی مناسب را برای شرکت شما به همراه داشته باشد و هرکدام از این موارد ممکن است ساعت‌ها یا حتی روزها ارتباطات شما را با مشتریان دچار اختلال کند.

ایمیل شرکتی

خرید ایمیل شرکتی

هر کسب و کاری که می‌خواهد در دنیای دیجیتال سهمی داشته باشد؛ باید زمینه حضور خود را در میان انبوهی از سایت‌ها و سرویس‌های رقیب آماده کند. برای توسعه فعالیت‌های اینترنتی، گام اول، تهیه سایت و آدرس پست الکترونیک یا ایمیل است. عدم تمایل به سرمایه‌گذاری در یک آدرس ایمیل حرفه‌ای، به مشتریان شما این پیام را می‌دهد که شما در مورد کسب و کار خود خیلی جدی نیستید.

اگر در این کار تجربه ندارید، می‌توانید برای انتخاب و خرید سرویس ایمیل مناسب خود با کارشناسان اپیک تماس بگیرید تا سرویسی متناسب با نیازتان به شما معرفی کنند. اپیک یک راهکار ارتباط یکپارچه سازمانی مبتنی بر ایمیل و بدون نیاز به تامین زیرساخت است. راهکاری امن، مطمئن و مقرون به صرفه که با هدف ارائه ایمیل به سازمان‌ها، شرکت‌ها و کاربران طراحی و اجرا شده است.

ایمیل شرکتی خارجی

سرویس‌های ایمیل شرکتی بسیار معروفی در بازار هستند که به کاربران سراسر دنیا سرویس ایمیل سازمانی ارائه می‌کنند. برخی از این سرویس‌های ایمیل روی بستر ابر ارائه می‌شوند و برخی از این سرویس‌های ایمیل را می‌توان روی سخت‌افزار سرویس  شرکت یا سازمان خود نصب و راه‌اندازی کنید. در ادامه این بخش   دو سرویس ایمیل معروف که محصول شرکت گوگل و مایکروسافت هستند را به صورت اجمالی معرفی و بررسی می‌کنیم:

ایمیل شرکتی گوگل

سرویس ایمیل شرکت گوگل با نام تجاری Google Workspace  به بازار عرضه شده است. گوگل ورک اسپیس، مجموعه‌ای قدرتمند و کامل از برنامه‌های کاربردی و ابزارهای همکاری مبتنی بر وب است. Google Workspace مجموعه‌ای از سرویس‌های لازم برای فعالیت‌های اداری و ارتباطی را در بستری یکپارچه به کسب و کارها عرضه کرده است. 
گوگل ورک اسپیس یک محصول تجاری و مبتنی بر پرداخت هزینه اشتراک است و تمامی کاربران سرویس‌های رایگان گوگل که حساب کاربری Google Account داشته باشند؛ می‌توانند از آن استفاده کنند. می‌توان گفت گوگل ورک اسپیس با اختلاف، یکی از بهترین مجموعه ابزارهای اداری مبتنی بر بستر ابر را بصورت یکپارچه عرضه کره است. 

ایمیل شرکتی مایکروسافت

شرکت‌ مایکروسافت  یکی از پیشگامان ارائه سرویس ایمیل به مشتریان خود بوده و امروزه نیز با محصولات متعدد خود در این حوزه، همچنان در حال ارائه سرویس ایمیل شرکتی و سازمانی است.  مایکروسافت 365 نام مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و سرویس‌های تجاری شرکت مایکروسافت است که همگی تحت یک لایسنس به کاربران ارائه می‌شوند.
 مایکروسافت 365 علاوه بر این که از آخرین نسخه نرم‌افزارهای آفیس365  بهره‌مند است، نرم‌افزارها و ابزارهای دیگر مایکروسافت را هم شامل می‌شود.

ایمیل شرکتی ایرانی 

در میان شرکت‌های ایرانی، تعداد زیادی از آنها سرویس ایمیل ابری یا سرویس ایمیل نصب در محل ارائه می‌کنند. این شرکت‌ها معمولا نسخه  متن باز یکی از سرویس‌های ایمیل را نصب و خدمات پشتیبانی آن را عرضه می‌کنند.
برخی از شرکت‌های ایرانی، با تغییر برخی ویژگی‌ها و اضافه کردن ماژول‌های مورد نیاز کسب و کارهای ایرانی، سرویس ایمیل خود را به طور کامل  برای کاربران فارسی زبان بومی سازی کرده‌اند.  به عنوان نمونه، سرویس ایمیل توکا که به صورت نصب در محل سازمان‌ها ارائه می‌شود، و نسخه ابری آن یعنی سرویس ایمیل اپیک که روی بستر امن و پایدار اپیک ارائه شده است، از تمامی ویژگی‌های مورد نیاز کاربر فارسی زبان پیشتیبانی می‌کند.  رابط کاربری فارسی، مستندات و راهنماهای فارسی، تقویم هجری حاوی مناسبت‌های ملی و  ایرانی، اپلیکیشن‌های اختصاصی فارسی و …. برخی از این ویژگی‌های سرویس ایمیل اپیک و توکا هستند.

 

استفاده از ایمیل شرکتی روی گوشی

شما می‌توانید به راحتی سرویس ایمیل شرکتی خود را روی تلفن همراه خود تنظیم کرده و از آن استفاده کنید. برخی از ارائه دهندگان سرویس ایمیل شرکتی اپلیکیشن‌هایی اختصاصی برای این کار دارند که نیازی به تنظیم دستی ندارند و به راحتی می‌توانید آنها را دانلود و سرویس ایمیلتان را روی گوشی همراه خود داشته باشید.  ایمیل شرکتی گوگل، یاهو، مایکروسافت و ایمیل‌های شرکتی ایرانی نظیر اپیک،  اپلیکیشن‌های  اختصاصی دارند. اما در صورتی که سرویس ایمیل شرکتی شما اپلیکیشن‌های  اختصاصی ندارند، از دستورالعمل زیر برای تنظیم سرویس ایمیل روی گوشی تلفن همراه خود استفاده کنید:

ساخت ایمیل شرکتی در گوشی‌های اندروید

معمولا تمام گوشی‌های اندرویدی، اپلیکیشنی بنام Email دارند. ولی اگر شما این اپلیکیشن را روی گوشی خود ندارید می‌توانید ابتدا آن را دانلود و نصب کنید و سپس مراحل زیر را انجام دهید:

  1. در تنظیمات یا setting گوشی خود وارد قسمت حساب‌ها یا Accounts شوید.
  2. Add account را بزنید.
  3.  Personal POP3 یاPersonal IMAP را انتخاب کنید.
    قبل از هر چیز باید تفاوت این دو مورد را بدانید تا بتوانید انتخاب درستی انجام دهید. در واقع تفاوت اصلی این دو گزینه در این است که ا گر pop3 را انتخاب کنید ایمیل‌های دریافتی شما از Mail server روی تلفن همراه شما دانلود شده و دیگر از هیچ جای دیگری قابل دسترسی نیست. ولی ا گر IMAP را انتخاب کنید دیگر ایمیل‌های شرکتی شما پس از خواندن دانلود نشده و در Mail box شما باقی می‌ماند و از هر محل دیگر و با هر Mail client دیگری قابل دسترسی خواهد بود.
  4. در قسمت Email address آدرس ایمیل شرکتی خود را به صورت کامل وارد کنید و سپس Manual setup را بزنید.
  5. Personal IMAP را انتخاب کنید.
  6. Password خود را وارد کنید و Next را بزنید.
  7. در مرحله بعد باید اطلاعات مربوط به Incoming mail server خود را وارد کنید. این اطلاعاتی است که پس از ساخت ایمیل شرکتی خودتان در اختیار خواهید داشت.  پس از وارد کردن تمام اطلاعات درخواست شده در این مرحله، اطلاعات صحت‌سنجی شده و در صورت صحیح بودن به مرحله بعد می‌روید.
  8. در این مرحله باید اطلاعات مربوط به Outgoing mail serverخود را وارد کنید. این اطلاعات هم زمان ساخت ایمیل شرکتی در اختیارتان قرار دارد و اوسط شرکت ارائه دهنده ایمیل شرکتی در اختیارتان قرار گرفته است. پس وارد کردن اطلاعات و  صحت سنجی آنها، در صورت صحیح بودن عملا تنظیمات اصلی سرویس ایمیل روی تلفن همراهتان انجام می‌شود.
  9.  در صورت انجام درست همه مراحل، حال می‌توانید از طریق برنامه ایمیل گوشی اندروید خود، به کلیه ایمیل‌های شرکتی خود دسترسی داشته و ایمیل ارسال و دریافت کنید.

ساخت ایمیل شرکتی در گوشی‌های آیفون

  1. در قسمت تنظیمات یا Setting گزینه Mail, Contacts, Calendars را انتخاب کنید.
  2. .Add Account را بزنید و گزینه Other را انتخاب کنید.
  3. گزینه Add Mail Account را انتخاب کنید. در این مرحله در قسمت Name می‌توانید یک نام دلخواه برای آدرس ایمیل شرکتی خود انتخاب کنید. در قسمت Email آدرس ایمیل خود را به صورت کامل وارد کرده و در قسمت Password، رمز عبور خود را وارد کنید. و در نهایت Next را بزنید.
  4. در این مرحله IMAP انتخاب شده است. پیش از تغییر دادن آن تفاوت تفاوت IMAP و POP3 را بشناسید. با انتخاب POP3 ایمیل‌های دریافتی شما ازسرور روی تلفن همراه شما دانلود شده و از روی سرور پاک می‌شوند. ولی اگر IMAP را انتخاب کنید یک کپی از ایمیل‌ها در سرور باقی می‌مانند از هر محل دیگر و با هر Mail Client دیگری قابل دسترسی خواهد بود. تنظیمات هر دو مورد در iOS یکسان است.
  5. در قسمت HOST NAME و در قسمت OUTGOING MAIL SERVER وINCOMING MAIL SERVER آدرس mail server خود را وارد کنید و نام کاربری و گذرواژه ایمیل شرکتی خود را  در قسمت درخواست شده اضافه کنید.
  6. اگر در این مرحله با پیغام Cannot Verify Server Identity مواجه شدید ، Details را زده و  سپس Trustرا بزنید.
  7.  در انتها با زدن Save نتنظیمات وارد شده را ذخیره کنید.
  8. در صورتی که تمامی اطلاعات را به درستی وارد کرده باشید، حال می‌توانید از طریق گوشی هوشمند خود به ایمیل تجاری‌تان دسترسی داشته و ایمیل ارسال و دریافت کنید.