قبل از این که به معرفی ایمیل شرکتی بپردازیم؛ بد نیست به این سوال‌ها خوب فکر کنید: 

-اگر یک ایمیل جدید دریافت کنید ولی فرستنده ایمیل را نشناسید، چه چیزی باعث می‌شود که ایمیل را باز کنید؟ 

-اگر ایمیل دریافتی از دامنه‌های رایگانی مثل جیمیل و یاهو ارسال شده باشد، چقدر احتمال دارد که به آن اعتماد کنید؟ 

-آیا ممکن است که یک ایمیل مهم و معتبر از یک دامنه رایگان یا عمومی ارسال شود؟

بستر ایمیل برای تبادل انواع مختلف پیام‌ استفاده می‌شود و کسب و کارها هم از ایمیل برای تبادل پیام‌های خود استفاده می‌کنند. اما آنچه ایمیل‌های رسمی و کاری را از ایمیل‌های دیگر جدا می‌کند، اهمیت آنها برای مشتریان و شرکت‌ها است. این دست پیام‌ها فرستاده می‌شوند که حتما به دست گیرنده برسند و خوانده شوند. بسیاری از مستندات و مدارکی نظیر قراردادها، فاکتورهای قابل پرداخت، مستندات حقوقی و … از بستر ایمیل رد و بدل می‌شوند.

 بنابراین، تبادل پیام‌های رسمی و معتبر از یک بستر نامعتبر و عمومی احتمال خوانده شدن آن را بسیار کم می‌کند. از طرفی؛ اکثر خرابکاران و کلاهبرداران اینترنتی از سرویس‌های رایگان برای فرستادن ایمیل‌های خرابکارانه خود استفاده می‌کنند. به همین دلیل نباید توقع داشت که کسی ایمیل‌های ارسالی از دامنه‌های عمومی یا رایگان را جدی گرفته و آنها را باز کنند. 

برای اینکه فعالیت‌های شما از نظر مشتریانتان قابل اعتماد و اعتبار باشد، باید از ایمیل شرکتی که متعلق به کسب و کار خودتان است، استفاده کنید. راه‌اندازی سرویس ایمیل روی دامنه‌ای که هم‌نام با برند کسب و کارتان باشد، علاوه بر این که امکان ساخت آدرس ایمیل برای همه کارکنان را فراهم می‌کند، باعث می‌شود که در جریان ارسال ایمیل به مخاطبان، برند شما هم تا حدی معرفی شود. مشتریان با دریافت ایمیلی از دامنه متعلق به شرکت، می‌توانند به آدرس اینترنتی سایت آن مراجعه کنند و از سایر اطلاعاتی که برای آنها فراهم شده است بازدید کنند.

ایمیل شرکتی

 

ایمیل شرکتی چیست؟

برای اینکه بتوانیم بطور شفاف به این سوال پاسخ دهیم بهتر است ایمیل شرکتی را در یک مثال واقعی به شما معرفی کنیم.

فرض کنید که شما شرکتی با نام اپیک ثبت کرده‌اید، بنابراین در گام نخست ثبت ورود به دنیای دیجیتال، باید دامنه‌ایی هم نام با آن مانند appeyk.com ثبت کنید. سپس می‌توانید سایت اینترنتی شرکت را روی دامنه خود طراحی و راه‌اندازی کنید. حال برای این که راه ارتباطی خود با مشتریان خود را مشخص کنید، نیاز به ایمیل و آدرس‌هایی دارید که روی دامنه شما تعریف شده باشند.

نخستین دستاورد ایمیل شرکتی، امکان استفاده از آدرس‌های ایمیل متعارف و شناخته‌شده است. آدرس‌هایی مانند ایمیل info، ایمیل support و sales تقریبا برای همه آشنا هستند، راه ارتباطی پیش فرض مشتریان و مخاطبان با شما هستند. بنابراین ایمیلی که شما برای بخش فروش شرکت ثبت می‌کنید بصورت sales@appeyk.com خواهد بود یا ایمیل technical-consultant@appeyk.com  را برای مشاوره تخصصی کسب وکار خود در سایت معرفی می‌کنید.

در گام بعدی، برای کارکنان خود ایمیل شرکتی مانند: ali.alavi@appeyk.com می‌سازید که با استفاده از آن ایمیل، پیام‌ها و مکاتبات رسمی خود را با مشتریان رد و بدل کنند. به اینگونه ایمیل‌های غیر شخصی که روی دامنه شرکت تعریف شده باشد ایمیل شرکتی می‌گویند.

ساخت ایمیل شرکتی

راه‌های زیادی برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی و شرکتی وجود دارد، که بسته به نیازی که دارید می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. تنوع در روشهای ساخت ایمیل شرکتی، به دلیل استفاده از ابزارهای مختلف در این حوزه است. 

در صورتی که بخواهید خودتان ایمیل شرکتی برای کسب و کار خود راه‌اندازی کنید؛ باید دانش فنی عمیقی در حوزه شناخت و استفاده از ابزارهای این حوزه داشته باشید. 

برای انتخاب سرویس مناسب راهنمایی لازم دارید؟

تیم پشتیبانی ما این توانایی را دارند که در تمامی مراحل انتخاب محصول، طراحی راهکار و مهاجرت، شما را همراهی کنند. اگر در انتخاب راهکار یا نحوه مهاجرت به اپیک سوالی دارید با مشاوران ما مطرح کنید.

 روشهای ساخت ایمیل شرکتی

کسب و کارها و شرکت‌ها برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی خود از یکی از این راهکارها استفاده کرده‌اند:

1- استفاده از ابزارهای رایگان 

سرویس‌های ایمیل متن باز، ابزارهایی هستند که در اختیار همه قرار دارند. در این روش، شرکت‌ها باید ابتدا هاست یا میزبان خریداری کنند. سپس سرویس ایمیل متن-بازی که انتخاب کرده اند را روی هاست خود نصب و راه‎‌اندازی کنند. بنابراین این روش خیلی هم بدون هزینه نیست. زیرا علاوه هزینه هاست، باید یک نیروی فنی شرکت هم در اختیار این سرویس قرار بگیرد. این روش نیاز به دانش فنی و تخصصی در این حوزه دارد و مسئولیت حفظ پایداری، دسترس پذیری و امنیت سرویس هم بر عهده خود سازمان‌ها است.

2- استفاده از ایمیل‌های تحت هاست شرکت

برخی از سرویس‌های هاست یا میزبانی، یک سرویس ایمیل بسیار ساده را به عنوان یک سرویس جانبی روی هاست عرضه می‌کنند. برای راه‌ندازی سرویس ایمیل در این روش، لازم است ابتدا هاست خریداری شود و سپس در تنظیمات مربوط به پنل هاست، امکان تعریف تعدادی ایمیل در اختیار خریدار قرار بگیرد. البته نباید انتظار داشت که سرویس ایمیل تحت هاست، قابلیت‌ها و امکانات حرفه‌ای داشته باشد. این بستر ایمیل به عنوان یک سرویس جانبی و با قابلیت‌های بسیار اولیه عرضه شده است و در صورت ایجاد مشکل، رفع آن به عهده خود شرکت‌ها خواهد بود. 

3- خرید سرویس ایمیل

یکی از روش‌های ساخت ایمیل شرکتی، خرید آن است. در این روش در صورتی که بخواهید از سرویس ایمیل ابری استفاده کنید، حتی نیاز به خرید هاست هم ندارید. با در اختیار داشتن یک دامنه و دسترسی به تنظیمات آن، می‌توانید به محض خرید سرویس ایمیل، آنرا راه‌اندازی کرده و از سرویس خود استفاده کنید.
همچنین در صورتی که از قبل هاست و زیرساخت لازم را در اختیار داشته باشید، می‌توانید با خرید یک سرویس ایمیل حرفه‌ای، تمامی مراحل نصب و راه‌اندازی آن را به شرکت ارائه دهنده واگذار کنید. 
 انواع ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی را می‌توان در دو نوع مختلف تعریف کرد:

  • ایمیل ابری: سرویس‌های ایمیل ابری، روی یک بستر ابری مستقر شده‌اند و می‌تواند در آن واحد به تعداد بسیار زیادی شرکت یا سازمان خدمات ایمیل سازمانی ارائه کنند. برای استفاده از این سرویس‌ها هیچ نیازی به خرید هاست یا سرویس میزیان نیست. هر شرکت و سازمانی با تهیه یک دامنه اختصاصی، می‌تواند پس از این که انتخاب و خرید سرویس مناسب خود و خرید آن از یکی از سرویس‌دهندگان ایمیل ابری، با انجام تنظیماتی بسیار مختصر بلافاصله از سرویس ایمیل خود استفاده کند. 
  • ایمیل نصب در محل: در صورتی که شرکت یا سازمانی بخواهد تمامی سرویس‌ها و محل نگه‌داری آنها را در اختیار داشته باشد، می‌تواند با تهیه و آماده‌سازی زیر ساخت، سرویس ایمیل خود را روی این تجهیزات نصب و راه‌اندازی نماید. این امکان هم وجود دارد که بجای این که خود شرکت یا سازمان مسئولیت نصب، راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس را عهده دار شود، آنرا برون‌سپاری کند. بدین ترتیب، علاوه بر رعایت تمامی سیاست‌های امنیتی برای دسترسی به سرورها و اطلاعات، از دغدغه‌های فنی مربوط به راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس هم رها خواهد شد.  

ایجاد ایمیل شرکتی

اولین گام برای ایجاد ایمیل شرکتی تهیه دامنه و هاست مناسب است که برای خرید آن شرکت‌های بزرگی وجود دارند. شما می‌توانید یکی از شرکت‌هایی که خدمات قابل‌ قبولی ارائه می‌دهد را برای این کار انتخاب نمایید. این شرکت‌ها سرویس‌های متنوع و قیمت‌های متفاوتی دارند، بنابراین بر حسب نوع خدمات و قیمت دامنه، می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید.

البته به این نکته توجه داشته باشید که استفاده از ایمیل تحت هاست ممکن است مشکلاتی از قبیل عدم پشتیبانی و عدم سرویس‌دهی مناسب را برای شرکت شما به همراه داشته باشد و هرکدام از این موارد ممکن است ساعت‌ها یا حتی روزها ارتباطات شما را با مشتریان دچار اختلال کند.

ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی رایگان

شما می‌توانید با مراجعه به سایت‌‌های ایرانی یا خارجی که سرویس ایمیل ارائه می‌کنند یک ایمیل رایگان برای خود ایجاد کنید. اما استفاده از اینگونه ایمیل‌ها اعتبار چندانی برای کسب و کار شما ندارد و برای استفاده تجاری و برندسازی هم برای شما گزینه مناسبی نیست. علاوه براین موارد، ایمیل رایگان برای ارسال اطلاعات حساس شما مناسب نیستند و از نظر امنیت، پشتیبانی و اسپم شدن ایمیل‌ها نیز ممکن است مشکلاتی را برای شما بوجود آورند.

خرید ایمیل شرکتی

هر کسب و کاری که می‌خواهد در دنیای دیجیتال سهمی داشته باشد؛ باید زمینه حضور خود را در میان انبوهی از سایت‌ها و سرویس‌های رقیب آماده کند. برای توسعه فعالیت‌های اینترنتی، گام اول، تهیه سایت و آدرس پست الکترونیک یا ایمیل است. عدم تمایل به سرمایه‌گذاری در یک آدرس ایمیل حرفه‌ای، به مشتریان شما این پیام را می‌دهد که شما در مورد کسب و کار خود خیلی جدی نیستید.

اگر در این کار تجربه ندارید، می‌توانید برای انتخاب و خرید سرویس ایمیل مناسب خود با کارشناسان اپیک تماس بگیرید تا سرویسی متناسب با نیازتان به شما معرفی کنند. اپیک یک راهکار ارتباط یکپارچه سازمانی مبتنی بر ایمیل و بدون نیاز به تامین زیرساخت است. راهکاری امن، مطمئن و مقرون به صرفه که با هدف ارائه ایمیل به سازمان‌ها، شرکت‌ها و کاربران طراحی و اجرا شده است.

برای انتخاب سرویس مناسب راهنمایی لازم دارید؟

تیم پشتیبانی ما این توانایی را دارند که در تمامی مراحل انتخاب محصول، طراحی راهکار و مهاجرت، شما را همراهی کنند. اگر در انتخاب راهکار یا نحوه مهاجرت به اپیک سوالی دارید با مشاوران ما مطرح کنید.