یکی از پنل‌های متداول ارائه دهنده خدمات هاست cPanel است که سرورهای بسیار زیادی از این پنل برای مدیریت هاست کاربران خود استفاده می‌کنند. روش ساخت ایمیل در cPanel در چند گام زیر انجام می‌شود:

یکی از روش‌های ساخت ایمیل شرکتی، خرید آن است. در این روش در صورتی که بخواهید از سرویس ایمیل ابری استفاده کنید، حتی نیاز به خرید هاست هم ندارید. با در اختیار داشتن یک دامنه و دسترسی به تنظیمات آن، می‌توانید به محض خرید سرویس ایمیل، آنرا راه‌اندازی کرده و از سرویس خود استفاده کنید.
همچنین در صورتی که از قبل هاست و زیرساخت لازم را در اختیار داشته باشید، می‌توانید با خرید یک سرویس ایمیل حرفه‌ای، تمامی مراحل نصب و راه‌اندازی آن را به شرکت ارائه دهنده واگذار کنید. 

ساخت ایمیل شرکتی بدون سایت

خبر خوب این است که راه‌اندازی ایمیل شرکتی  هیچ نیازی به سایت ندارد و فقط با خرید یک دامنه می‌توانید از روش‌های مختلفی روی این دامنه سرویس ایمیل خودتان را داشته باشید.  برای کسانی که در این مرحله نیاز به سایت ندارندف سریع‌ترین راهکار برای ساخت ایمیل شرکتی،  خرید سرویس ایمیل ابری  است.  ایمیل ابری همانطور که گفته شد، از قبل راه‌اندازی شده است و همه مراحل راه‌اندازی و پیکربندی آن توسط شرکت ارائه دهنده ایمیل ابری انجام شده است.  در نتیجه شما می‌توانید در ابتدای کار خود با کمترین هزینه و سریع‌ترین زمان، تعداد محدودی ایمیل شرکتی روی بستر ابر داشته  باشید.

سرویس‌های ایمیل شرکتی بسیار معروفی در بازار هستند که به کاربران سراسر دنیا سرویس ایمیل سازمانی ارائه می‌کنند. برخی از این سرویس‌های ایمیل روی بستر ابر ارائه می‌شوند و برخی از این سرویس‌های ایمیل را می‌توان روی سخت‌افزار سرویس  شرکت یا سازمان خود نصب و راه‌اندازی کنید. در ادامه این بخش   دو سرویس ایمیل معروف که محصول شرکت گوگل و مایکروسافت هستند را به صورت اجمالی معرفی و بررسی می‌کنیم:

سرویس ایمیل شرکت گوگل با نام تجاری Google Workspace  به بازار عرضه شده است. گوگل ورک اسپیس، مجموعه‌ای قدرتمند و کامل از برنامه‌های کاربردی و ابزارهای همکاری مبتنی بر وب است. Google Workspace مجموعه‌ای از سرویس‌های لازم برای فعالیت‌های اداری و ارتباطی را در بستری یکپارچه به کسب و کارها عرضه کرده است. 

شرکت‌ مایکروسافت  یکی از پیشگامان ارائه سرویس ایمیل به مشتریان خود بوده و امروزه نیز با محصولات متعدد خود در این حوزه، همچنان در حال ارائه سرویس ایمیل شرکتی و سازمانی است.  مایکروسافت 365 نام مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و سرویس‌های تجاری شرکت مایکروسافت است که همگی تحت یک لایسنس به کاربران ارائه می‌شوند.

 مایکروسافت 365 علاوه بر این که از آخرین نسخه نرم‌افزارهای آفیس365  بهره‌مند است، نرم‌افزارها و ابزارهای دیگر مایکروسافت را هم شامل می‌شود.

در میان شرکت‌های ایرانی، تعداد زیادی از آنها سرویس ایمیل ابری یا سرویس ایمیل نصب در محل ارائه می‌کنند. این شرکت‌ها معمولا نسخه  متن باز یکی از سرویس‌های ایمیل را نصب و خدمات پشتیبانی آن را عرضه می‌کنند.
برخی از شرکت‌های ایرانی، با تغییر برخی ویژگی‌ها و اضافه کردن ماژول‌های مورد نیاز کسب و کارهای ایرانی، سرویس ایمیل خود را به طور کامل  برای کاربران فارسی زبان بومی سازی کرده‌اند.  به عنوان نمونه، سرویس ایمیل توکا که به صورت نصب در محل سازمان‌ها ارائه می‌شود، و نسخه ابری آن یعنی سرویس ایمیل اپیک که روی بستر امن و پایدار اپیک ارائه شده است، از تمامی ویژگی‌های مورد نیاز کاربر فارسی زبان پیشتیبانی می‌کند.  رابط کاربری فارسی، مستندات و راهنماهای فارسی، تقویم هجری حاوی مناسبت‌های ملی و  ایرانی، اپلیکیشن‌های اختصاصی فارسی و …. برخی از این ویژگی‌های سرویس ایمیل اپیک و توکا هستند.

مزیت خرید ایمیل شرکتی

همانطور که در قسمت قبل در مورد مراحل راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی گفته شد، سه روش برای راه اندازی ایمیل شرکتی وجود داشت. در دو روش نخست که “نصب ابزارهای رایگان” یا “استفاده از ایمیل تحت هاست” است، شما نیاز خرید هاست دارید. هاست یا میزبانی، به فضایی در بستر اینترنت گفته می‌شود که می‌توانید روی آن سرویس مورد نظر خود اعم از وب سایت یا سایر خدمات اینترنتی را راه‌اندازی کنید.

علاوه بر هزینه هاست، در این دو روش، شما محدودیت‌ها و مسئولیت‌هایی برای مدیریت و کنترل سرویس ایمیل خود دارید. به عنوان مثال برای نصب و راه‌اندازی نرم‌افزارهای رایگان، شما باید دانش تخصصی و تجربه مناسبی برای این کار دارید و همواره مسئله نظارت و رفع مشکلات سرویس ایمیل به عهده خود شماست. در صورتی که بخواهید از سرویس ایمیل ارائه شده در هاست هم استفاده کنید، این سرویس‌ها معمولا حرفه‌ای و تخصصی نیستند.

بنابراین، خرید ایمیل ابری، یک راهکار ساده است که کلیه نیازمندی‌های شما را برطرف می‌کند، بدون این که نیاز به خرید هاست یا صرف هزینه زمانی یا نیری انسانی شرکت خودتان داشته باشید. 

از طرفی، زمانی که ایمیل ابری خریداری می‌کنید، می‌توانید دقیقا به اندازه نیازتان هزینه کنید و از پرداخت هزینه اضافی جلوگیری کنید. 

خرید ایمیل شرکتی به شما کمک می‌کند که از دغدغه‌های مربوط به سرویس ارتباطی رها شوید و روی کسب و کار خود تمرکز کنید و از  مزایای یک سرویس ایمیل تخصصی و حرفه‌ای هم بهره‌مند شوید.

شما می‌توانید به راحتی سرویس ایمیل شرکتی خود را روی تلفن همراه خود تنظیم کرده و از آن استفاده کنید. برخی از ارائه دهندگان سرویس ایمیل شرکتی اپلیکیشن‌هایی اختصاصی برای این کار دارند که نیازی به تنظیم دستی ندارند و به راحتی می‌توانید آنها را دانلود و سرویس ایمیلتان را روی گوشی همراه خود داشته باشید.  ایمیل شرکتی گوگل، یاهو، مایکروسافت و ایمیل‌های شرکتی ایرانی نظیر اپیک،  اپلیکیشن‌های  اختصاصی دارند. اما در صورتی که سرویس ایمیل شرکتی شما اپلیکیشن‌های  اختصاصی ندارند، از دستورالعمل زیر برای تنظیم سرویس ایمیل روی گوشی تلفن همراه خود استفاده کنید:

ساخت ایمیل شرکتی در گوشی‌های اندروید

معمولا تمام گوشی‌های اندرویدی، اپلیکیشنی بنام Email دارند. ولی اگر شما این اپلیکیشن را روی گوشی خود ندارید می‌توانید ابتدا آن را دانلود و نصب کنید و سپس مراحل زیر را انجام دهید:

1. در تنظیمات یا setting گوشی خود وارد قسمت حساب‌ها یا Accounts شوید.
2. Add account را بزنید.
3.  Personal POP3 یاPersonal IMAP را انتخاب کنید.
   قبل از هر چیز باید تفاوت این دو مورد را بدانید تا بتوانید انتخاب درستی انجام دهید. در واقع تفاوت اصلی این دو گزینه در این است که ا گر pop3 را انتخاب کنید ایمیل‌های دریافتی شما از Mail server روی تلفن همراه شما دانلود شده و دیگر از هیچ جای دیگری قابل دسترسی نیست. ولی ا گر IMAP را انتخاب کنید دیگر ایمیل‌های شرکتی شما پس از خواندن دانلود نشده و در Mail box شما باقی می‌ماند و از هر محل دیگر و با هر Mail client دیگری قابل دسترسی خواهد بود.
4. در قسمت Email address آدرس ایمیل شرکتی خود را به صورت کامل وارد کنید و سپس Manual setup را بزنید.
5. Personal IMAP را انتخاب کنید.
6. Password خود را وارد کنید و Next را بزنید.
7. در مرحله بعد باید اطلاعات مربوط به Incoming mail server خود را وارد کنید. این اطلاعاتی است که پس از ساخت ایمیل شرکتی خودتان در اختیار خواهید داشت.  پس از وارد کردن تمام اطلاعات درخواست شده در این مرحله، اطلاعات صحت‌سنجی شده و در صورت صحیح بودن به مرحله بعد می‌روید.
8. در این مرحله باید اطلاعات مربوط به Outgoing mail serverخود را وارد کنید. این اطلاعات هم زمان ساخت ایمیل شرکتی در اختیارتان قرار دارد و اوسط شرکت ارائه دهنده ایمیل شرکتی در اختیارتان قرار گرفته است. پس وارد کردن اطلاعات و  صحت سنجی آنها، در صورت صحیح بودن عملا تنظیمات اصلی سرویس ایمیل روی تلفن همراهتان انجام می‌شود.
9.  در صورت انجام درست همه مراحل، حال می‌توانید از طریق برنامه ایمیل گوشی اندروید خود، به کلیه ایمیل‌های شرکتی خود دسترسی داشته و ایمیل ارسال و دریافت کنید.

ساخت ایمیل شرکتی در گوشی‌های آیفون

1. در قسمت تنظیمات یا Setting گزینه Mail, Contacts, Calendars را انتخاب کنید.
2. .Add Account را بزنید و گزینه Other را انتخاب کنید.
3. گزینه Add Mail Account را انتخاب کنید. در این مرحله در قسمت Name می‌توانید یک نام دلخواه برای آدرس ایمیل شرکتی خود انتخاب کنید. در قسمت Email آدرس ایمیل خود را به صورت کامل وارد کرده و در قسمت Password، رمز عبور خود را وارد کنید. و در نهایت Next را بزنید.
4. در این مرحله IMAP انتخاب شده است. پیش از تغییر دادن آن تفاوت تفاوت IMAP و POP3 را بشناسید. با انتخاب POP3 ایمیل‌های دریافتی شما ازسرور روی تلفن همراه شما دانلود شده و از روی سرور پاک می‌شوند. ولی اگر IMAP را انتخاب کنید یک کپی از ایمیل‌ها در سرور باقی می‌مانند از هر محل دیگر و با هر Mail Client دیگری قابل دسترسی خواهد بود. تنظیمات هر دو مورد در iOS یکسان است.
5. در قسمت HOST NAME و در قسمت OUTGOING MAIL SERVER وINCOMING MAIL SERVER آدرس mail server خود را وارد کنید و نام کاربری و گذرواژه ایمیل شرکتی خود را  در قسمت درخواست شده اضافه کنید.
6. اگر در این مرحله با پیغام Cannot Verify Server Identity مواجه شدید ، Details را زده و  سپس Trustرا بزنید.
7.  در انتها با زدن Save نتنظیمات وارد شده را ذخیره کنید.
8. در صورتی که تمامی اطلاعات را به درستی وارد کرده باشید، حال می‌توانید از طریق گوشی هوشمند خود به ایمیل تجاری‌تان دسترسی داشته و ایمیل ارسال و دریافت کنید.