یکی از روش‌هایی که کسب و کارها و شرکت‌ها توسط آن پیام‌های رسمی و مکاتبات خود را رد و بدل می‌کنند استفاده از ایمیل شرکتی است. ایمیل شرکتی همانطور که از نامش پیداست، یک سرویس ایمیل است که در اختیار و متعلق به یک شرکت یا کسب و کار است. ما در این مقاله قصد داریم پس از معرفی ایمیل شرکتی و دلایل انتخاب ایمیل شرکتی به عنوان یک کانال ارتباطی رسمی برای کسب و کارها، به روش‌های ساخت ایمیل شرکتی بپردازیم و ببینیم چطور می‌توانیم ایمل شرکتی برای خود بسازیم. با ما همراه باشید تا با تمام روش‌های ساخت ایمیل شرکتی برای کسب و کار خود آشنا شوید. در آخر هم نکات مهم خرید ایمیل شرکتی را بررسی خواهیم نمود.

ایمیل شرکتی چیست؟

ایمیل شرکتی یک سرویس ایمیل اختصاصی است که تمامی حساب‌های کاربری آن توسط زیر نظر همان شرکت تعریف و تخصیص داده می‌شود. ایمیل شرکتی که در شرکت‌های بزرگ تحت عنوان ایمیل سازمانی هم شناخته می‌شود، یک سرویس اختصاصی است و به همین دلیل باید توسط یکی از چند روشی که در ادامه مقاله توضیح داده شده است، آنرا ایجاد کرد. برای اینکه ایمیل شرکتی را به زبانی ساده توضیح دهیم، بهتر است یک مثال واقعی را با هم بررسی کنیم.

اگر شما مالک شرکتی با نام “کسب و کار من” باشید، اولین گام برای ورود به دنیای دیجیتال، ثبت دامنه‌ایی هم نام با شرکتتان است (مثلا: mybusiness.com). حال برای این که راه ارتباطی خود با مشتریان خود را مشخص کنید، نیاز به ایمیل و آدرس‌هایی دارید که روی دامنه شما تعریف شده باشند. راه‌اندازی سرویس ایمیل روی دامنه اختصاصی شرکت شما، روش‌های مختلفی دارد که در ادامه همین مقاله توضیح داده شده است. شما از هر روشی که سرویس ایمیل شرکتی خودتان را راه‌اندازی کنید، می‌توانید برای همه افراد شرکتتان آدرس ایمیل شرکتی بسازید (مثلا user1@mybusiness.com و ….)

پس از این که آدرس ایمیل شرکتی برای کارکنانتان ساختید، می‌توانید آدرس‌های ایمیل متعارف را هم برای شرکت خود ایجاد کنید. آدرس‌هایی مانند ایمیل info، ایمیل support و sales تقریبا برای همه آشنا هستند، راه ارتباطی پیش فرض مشتریان و مخاطبان با شما هستند. بنابراین ایمیلی که شما برای بخش فروش شرکت ثبت می‌کنید بصورت sales@mybusiness.com خواهد بود یا ایمیل technical-consultant@mybusiness.com را برای مشاوره تخصصی کسب وکار خود در سایت معرفی می‌کنید.

دلایل استفاده از ایمیل شرکتی

قبل از این که به دلایل اصلی استفاده از ایمیل شرکتی بپردازیم؛ بد نیست به این سوال‌ها خوب فکر کنید:

-اگر یک ایمیل جدید دریافت کنید ولی فرستنده ایمیل را نشناسید، چه چیزی باعث می‌شود که ایمیل را باز کنید؟

-اگر ایمیل دریافتی از دامنه‌های رایگانی مثل جیمیل و یاهو ارسال شده باشد، چقدر احتمال دارد که به آن اعتماد کنید؟

-آیا ممکن است که یک ایمیل مهم و معتبر از یک دامنه رایگان یا عمومی ارسال شود؟

عدم اطمینان مخاطبان به بسترهای ارتباطی رایگان

ایمیل‌های رایگان بدون محدودیت در اختیار همه قرار دارند؛ بنابراین همه می‌توانند یک حساب ایمیل بسازند بدون نگرانی از امکان پیگیری و شناسایی شدن، برای هر کسی که می‌خواهند هر پیامی ارسال کنند. همین مسئله ایمیل‌های رایگان را از اعتبار ساقط می‌کند و دریافت کنندگان با احتمال بسیار کمتری ممکن است پیام‌های ارسال شده از ایمیل رایگان را باز کنند. از طرفی در ایمیل‌های رسمی و کاری برای ما بسیار مهم است که مشتریان و مخاطبان ما حتما ایمیل را دریافت کنند و آنرا بخوانند. استفاده از ایمیل اختصاصی و شرکتی، این اطمینان را به دریافت کننده می‌دهد که فرستنده پیام، زیر مجموعه یک کسب و کار است و امکان دسترسی و پیگیری آن شخص یا شرکت فراهم است.

شناساندن نام تجاری و برند شرکت به مخاطبان

راه‌اندازی سرویس ایمیل روی دامنه‌ای که هم‌نام با برند کسب و کارتان باشد، علاوه بر این که امکان ساخت آدرس ایمیل برای همه کارکنان را فراهم می‌کند، باعث می‌شود که در جریان ارسال ایمیل به مخاطبان، برند شما هم تا حدی معرفی شود. مشتریان با دریافت ایمیلی از دامنه متعلق به شرکت، می‌توانند به آدرس اینترنتی سایت آن مراجعه کنند و از سایر اطلاعاتی که برای آنها فراهم شده است بازدید کنند.

بهره‌مندی از ابزار ارتباطی پیشرفته

ایمیل شرکتی می‌تواند نقشی فراتر از تبادل پیام را برای شما بازی کند. زیرا امروزه سرویس‌های ایمیل نوین، مجهز به ابزارهای جانبی متعددی از جمله تقویم سازمانی، ابزارهای مدیریت کارها و وظایف، ابزارهای مدیریت مستندات و بسیاری از این دست امکانات هستند. بنابراین، در عین حال که امکان تبادل پیام را برای شما فراهم می‌کنند، تسهیل‌گری فراوانی در مدیریت مشترک فعالیت‌ها و تعامل بهتر فراهم می‌کنند.

ایمیل شرکتی

ساخت ایمیل شرکتی

در قسمت‌های قبل به معرفی ایمیل شرکتی و دلیل استفاده از آن برای کسب و کارها پرداختیم. اما ایمیل شرکتی یک ابزار تخصصی است و مثل همه ابزارهای دیگر باید برای راه‌اندازی آن هزینه و احتمالا منابع مشخصی تخصیص داده شود. برای این که سرویس ایمیل شرکتی متعلق به کسب و کار خودتان را داشته باشید و مدیریت آن زیر نظر شما انجام شود، باید این سرویس را بسازید. راه‌های مختلفی برای ساخت سرویس ایمیل شرکتی وجود دارد و شما می‌توانید بر اساس شرایط و نیازمندی‌هایی که دارید، یکی از این راه‌ها را انتخاب کنید. تنوع در روش‌های ساخت ایمیل شرکتی، به دلیل تنووع تکنولوژی‌های مختلف در این حوزه است. در اینجا با هم تمامی روش‌ها و راهکارها برای ساخت ایمیل شرکتی را خواهیم دید.

روش های ساخت ایمیل شرکتی

به دلیل تنوع در نرم‌فزارهای سرویس‌ ایمیل، محل پیاده‌سازی و تکنولوژی‌های مورد استفاده، راهکارهای متنوعی برای ساخت ایمیل شرکتی وجود دارد که کسب و کارها و شرکت‌ها متناسب با نیازمندی خود، از یکی از این راهکارها را انتخاب کرده‌اند. در اینجا سعی کرده‌ایم به ترتیب از ساده‌ترین روش ساخت ایمیل سازمانی تا پیچیده‌ترین آنها، متداول‌ترین روش‌های مورد استفاده برای این کار را توضیح دهیم.

خرید سرویس ایمیل، ساده‌ترین و سریع‌ترین روش ساخت ایمیل شرکتی

خبر خوب این است که سرویس ایمیل این‌روزها به صورت SaaS هم عرضه می‌شود. اگر بخواهیم به زبانی ساده SaaS را توضیح دهیم، یعنی بجای این که یک سرویس را از ابتدا راه‌اندازی و استفاده کنیم، از یک سرویس آماده و به اندازه نیازمان استفاده کنیم. سرویس ایمیل ابری، بر اساس همین استراتژی ارائه شده است. شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل ابری از قبل یک سرویس ایمیل در بستر تجهیزات و زیرساخت‌های خود نصب و راه‌اندازی کرده‌اند. از نقاط قوت خرید سرویس ایمیل ابری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • خرید به اندازه نیاز: مشتریان می‌توانند به سادگی و به اندازه نیاز خودشان، بخشی از این خدمات را خریداری کنند.
  • سرعت راه‌اندازی: با توجه به این که این سرویس‌ها از قبل آماده‌سازی شده‌اند، بصورت آنی و بلافاصله بعد از خرید قابل استفاده هستند.
  • سرویس ایمیل حرفه‌ای: به دلیل تمرکز این شرکت‌ها بر ارائه یک راهکار خاص و رقابت بر سر ارائه سرویس بهتر؛ همواره در ایمیل‌های ابری شاهد امکانات و قابلیت‌های موثر و جدید هستیم.
  • مقرون به صرفه: کاربران می‌توانند درست به اندازه‌ای که لازم دارند از امکانات بهتر استفاده کنند، بجای این که همان هزینه را در راه‌اندازی یا خرید تجهیزات و زیرساخت‌ها صرف کنند.
  • توسعه بدون وقفه و کم هزینه: هر زمان که نیاز به توسعه سرویس باشد، این کار تنها با خرید سطح جدیدی از سرویس قابل اجراست، بدون این که در سرویس فعلی وقفه‌ای ایجاد شود.

بنابراین؛، برای ساخت ایمیل سازمانی در این روش اصلا نیاز به خرید تجهیزات وزیرساخت ندارید. با در اختیار داشتن یک دامنه و دسترسی به تنظیمات آن، می‌توانید به محض خرید سرویس ایمیل ابری، آنرا راه‌اندازی کرده و از ایمیل شرکتی خود استفاده کنید.

خرید و ساخت ایمیل شرکتی روی زیرساخت‌های شرکت

در صورتی که شما زیرساخت و تجهیزات لازم برای نصب و راه‌اندازی سرویس ایمیل در داخل شرکت یا سازمان خود را دارید، می‌توانید سرویس ایمیلی را خریداری کرده و روی زیرساخت خود نصب و راه‌اندازی کنید. با خرید یک سرویس ایمیل حرفه‌ای، تمامی مراحل نصب و راه‌اندازی آن بر عهده شرکت ارائه دهنده است و شما فقط از سرویس استفاده می‌کنید. بنابراین، در صورتی که از قبل هزینه آماده‌سازی زیرساخت را پرداخته باشید، این روش برای راه‌اندازی ایمیل شرکتی بسیار مقرون به صرفه است. به علاوه شما لازم نیست هیچ نگرانی بابت کارکرد سرویس ایمیل داشته باشید و مسئولیت پشتیبانی آن بر عهده شرکت ارائه دهنده ایمیل است.

خرید هاست و نصب ابزارهای رایگان

به غیر از خرید ایمیل سازمانی، روش‌ دیگری که برای ساخت ایمیل شرکتی وجود دارد، استفاده از سرویس‌های متن باز است. سرویس‌های ایمیل متن باز، ابزارهایی هستند که در اختیار همه قرار دارند. برای ساخت ایمیل شرکتی با این ابزارها، لازم است ابتدا هاست یا میزبان خریداری کنید. سپس سرویس ایمیل متن-بازی که انتخاب کرده‌اید را روی هاست خود نصب و راه‎‌اندازی کنید. همانطور که مشخص است، این روش خیلی هم بدون هزینه نیست. زیرا علاوه بر هزینه هاست، نصب و راه‌اندازی ایمیل نیاز به تخصص و دانش فنی دارد. بنابراین نیاز به یک نیروی تمام وقت دارید که زمان کافی برای رسیدگی به سرویس ایمیل داشته باشد. این روش نیاز به دانش فنی و تخصصی در این حوزه دارد و مسئولیت حفظ پایداری، دسترس پذیری و امنیت سرویس هم بر عهده خود سازمان‌ها است.

خرید هاست و استفاده از سرویس ایمیل تحت هاست شرکت

برخی از سرویس‌های هاست یا میزبانی، یک سرویس ایمیل بسیار ساده را به عنوان یک سرویس جانبی روی هاست عرضه می‌کنند. برای ساخت ایمیل شرکتی با این روش، لازم است ابتدا هاست خریداری شود و سپس در تنظیمات مربوط به پنل هاست، امکان تعریف تعدادی ایمیل در اختیار خریدار قرار بگیرد. البته نباید انتظار داشت که سرویس ایمیل تحت هاست، قابلیت‌ها و امکانات حرفه‌ای داشته باشد. این بستر ایمیل به عنوان یک سرویس جانبی و با قابلیت‌های بسیار اولیه عرضه شده است و در صورت ایجاد مشکل، رفع آن به عهده خود شرکت‌ها خواهد بود.

انواع ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی را می‌توان در دو نوع مختلف تعریف کرد:

  • ایمیل ابری: سرویس‌های ایمیل ابری، روی یک بستر ابری مستقر شده‌اند و می‌تواند در آن واحد به تعداد بسیار زیادی شرکت یا سازمان خدمات ایمیل سازمانی ارائه کنند. برای استفاده از این سرویس‌ها هیچ نیازی به خرید هاست یا سرویس میزیان نیست. هر شرکت و سازمانی با تهیه یک دامنه اختصاصی، می‌تواند پس از این که انتخاب و خرید سرویس مناسب خود و خرید آن از یکی از سرویس‌دهندگان ایمیل ابری، با انجام تنظیماتی بسیار مختصر بلافاصله از سرویس ایمیل خود استفاده کند.
  • ایمیل نصب در محل: در صورتی که شرکت یا سازمانی بخواهد تمامی سرویس‌ها و محل نگه‌داری آنها را در اختیار داشته باشد، می‌تواند با تهیه و آماده‌سازی زیر ساخت، سرویس ایمیل خود را روی این تجهیزات نصب و راه‌اندازی نماید. این امکان هم وجود دارد که بجای این که خود شرکت یا سازمان مسئولیت نصب، راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس را عهده دار شود، آنرا برون‌سپاری کند. بدین ترتیب، علاوه بر رعایت تمامی سیاست‌های امنیتی برای دسترسی به سرورها و اطلاعات، از دغدغه‌های فنی مربوط به راه‌اندازی و بهره‌برداری از سرویس هم رها خواهد شد.

ایجاد ایمیل شرکتی

اولین گام برای ایجاد ایمیل شرکتی تهیه دامنه و هاست مناسب است که برای خرید آن شرکت‌های بزرگی وجود دارند. شما می‌توانید یکی از شرکت‌هایی که خدمات قابل‌ قبولی ارائه می‌دهد را برای این کار انتخاب نمایید. این شرکت‌ها سرویس‌های متنوع و قیمت‌های متفاوتی دارند، بنابراین بر حسب نوع خدمات و قیمت دامنه، می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید.

البته به این نکته توجه داشته باشید که استفاده از ایمیل تحت هاست ممکن است مشکلاتی از قبیل عدم پشتیبانی و عدم سرویس‌دهی مناسب را برای شرکت شما به همراه داشته باشد و هرکدام از این موارد ممکن است ساعت‌ها یا حتی روزها ارتباطات شما را با مشتریان دچار اختلال کند.

ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی رایگان

شما می‌توانید با مراجعه به سایت‌‌های ایرانی یا خارجی که سرویس ایمیل ارائه می‌کنند یک ایمیل رایگان برای خود ایجاد کنید. اما استفاده از اینگونه ایمیل‌ها اعتبار چندانی برای کسب و کار شما ندارد و برای استفاده تجاری و برندسازی هم برای شما گزینه مناسبی نیست. علاوه براین موارد، ایمیل رایگان برای ارسال اطلاعات حساس شما مناسب نیستند و از نظر امنیت، پشتیبانی و اسپم شدن ایمیل‌ها نیز ممکن است مشکلاتی را برای شما بوجود آورند.

خرید ایمیل شرکتی

هر کسب و کاری که می‌خواهد در دنیای دیجیتال سهمی داشته باشد؛ باید زمینه حضور خود را در میان انبوهی از سایت‌ها و سرویس‌های رقیب آماده کند. برای توسعه فعالیت‌های اینترنتی، گام اول، تهیه سایت و آدرس پست الکترونیک یا ایمیل است. عدم تمایل به سرمایه‌گذاری در یک آدرس ایمیل حرفه‌ای، به مشتریان شما این پیام را می‌دهد که شما در مورد کسب و کار خود خیلی جدی نیستید.

ما انواع سرویس‌های ایمیل ابری و نصب در محل اپیک را با هدف رفع دغدغه‌های مشتریان در خصوص مشکلات و چالش‌های سرویس ایمیل طراحی و ارائه کرده‌ایم. با مراجعه به صفحه خرید ایمیل شرکتی اپیک، با بسته‌های مختلف سرویس ایمیل اپیک آشنا شوید و سرویسی متناسب با کسب و کار خود را انتخاب کنید.

اگر در این کار تجربه ندارید، می‌توانید برای انتخاب و خرید سرویس ایمیل مناسب خود با کارشناسان اپیک تماس بگیرید تا سرویسی متناسب با نیازتان به شما معرفی کنند. اپیک یک راهکار ارتباط یکپارچه سازمانی مبتنی بر ایمیل و بدون نیاز به تامین زیرساخت است. راهکاری امن، مطمئن و مقرون به صرفه که با هدف ارائه ایمیل به سازمان‌ها، شرکت‌ها و کاربران طراحی و اجرا شده است.

برای انتخاب سرویس مناسب راهنمایی لازم دارید؟

تیم پشتیبانی ما این توانایی را دارند که در تمامی مراحل انتخاب محصول، طراحی راهکار و مهاجرت، شما را همراهی کنند. اگر در انتخاب راهکار یا نحوه مهاجرت به اپیک سوالی دارید با مشاوران ما مطرح کنید.

فهرست مطالب

پست های مرتبط

به ما اعتماد کرده اند