ایمیل یا پست الکترونیک برای همه کسانی که حتی به صورت گذری در دنیای مجازی یا اینترنت حضور پیدا کرده باشد، قطعا نامی آشناست. به همین علت، در این مقاله از معنای کلمه ایمیل تا کاربرد و امکانات و مزایای ایمیل و هر چیزی که لازم است در مورد ایمیل بدانید را با هم مرور می‌کنیم.
معنی ایمیل چیست
کلمه ایمیل یا E-mail مخفف Electronic Mail و به معنی “نامه الکترونیک” است. ایمیل به نامهای گفته می‌شود که به صورت الکترونیکی تولید شده و با ابزارهای الکترونیکی در سطح اینترنت و شبکه قابل ارسال و دریافت باشد.
تاریخچه ایمیل به دهه 1970 برمی‌گردد که شخصی به نام “ری تاملینسون” راهی برای انتقال پیام‌ها بین سیستم‌های کامپیوتری در شبکه آژانس پروژه‌های تحقیقاتی پیشرفته (ARPANET) ابداع کرد. به مرور این روش ارسال و دریافت فایل، تبدیل به یک راهکار فراگیر برای تبادل پیام شد. در نتیجه نرم افزارها و ابزارهایی هم برای ورود به سرویس ایمیل و مشاهده پیام‌های دریافتی یا نوشتن پیام جدید و ارسال آن توسعه یافتند (مانند Outlook و مرورگرهای وب). این ابزارها به دارندگان آدرس ایمیل کاربران امکان می‌دهد پیام‌ها را از طریق اینترنت ارسال و دریافت کنند. امروزه ایمیل یکی از محبوب ترین روش های ارتباط دیجیتالی است.
معنی پست الکترونیکی
در کشور ما پس از رایج شدن سرویس ایمیل؛ اصطلاح پست الکترونیکی برای آن رایج شد. البته بد نیست بدانید که کلمه پست الکترونیک به هیچ عنوان ترجمه فارسی ایمیل نیست و از دو کلمه غیر فارسی تشکیل شده است.
عبارت معادل فارسی سرویس ایمیل در ایران “رایانامه” است که توسط فرهنگستان زبان و ادب فارسی برای کلمه ایمیل تعریف شده است.
ایمیل با جیمیل چه فرقی دارد
شما می‌توانید به صورت رایگان در سرویس ایمیل شرکت گوگل یک حساب ایمیل برای خود بسازید. در ، روش ساخت یک ایمیل رایگان توسط شرکت گوگل و چند شرکت دیگر ارائه شده است.
کاربرد پست الکترونیکی
همانطور که گفته شد، اولین و مهمترین کاربرد سرویس پست الکترونیک، تبادل پیام و فایل‌هایی با حجم مشخص از طریق شبکه و اینترنت است. هسته مرکزی یک سرویس ایمیل؛ خدمات ارسال پیام، دریافت پیام و تعریف سرویس ایمیل جدید و تنظیمات سرویس ایمیل را برعهده دارد.
البته به مرور زمان و با توسعه سرویسهای ایمیل، علاوه بر ارسال و دریافت پیام قابلیت‌های بسیار متنوعی را در بستر ایمیل ارائه سده است که مدیریت پیام‌ها و برخی از کارهای تیمی را تسهیل کرده است. در ادامه این بخش به مرور برخی از امکانات ایمیل خواهیم پرداخت.
امکانات ایمیل یا پست الکترونیکی
شما با داشتن یک حساب ایمیل یک آدرس منحصر به فرد پستی در فضای اینترنت دارید. در نتیجه با استفاده از این آدرس می‌توانید برای آدرس ایمیل دیگران پیام ارسال کنید و پیام‌هایی که برای آدرس شما ارسال شده است را دریافت کنید. مهمترین امکاناتی که سرویس ایمیل در اختیار شما قرار می‌دهد را می‌توان در این موارد دید.
تبادل پیام متنی یا فایل با ایمیل
با استفاده از آدرس ایمیل شما می‌توانید یک پیام متنی را برای یک یا چند نفر به صورت همزمان ارسال کنید و بسته به سرعت اینترنت و وضعیت سرویس ایمیل شما، این پیام به آدرس ایمیل دریافت کنندگان می‌رسد. علاوه بر پیام، شما می‌توانید انواع مختلفی از فایل را که شامل انواع مستندات (فایل ورد؛ اکسل؛ پی دی اف و … )، فایل‌های چند رسانه‌ای (نظیر فایل‌های صوتی و تصویری) و …. را در ایمیل خود ضمیمه کنید. این فایل‌ها در صورتی که در ایمیل سرور دریافت کننده مورد قبول باشند، در مقصد به دست گیرندگان پیام می‌رسند.
دسترسی به تمامی پیام‌های ارسال و دریافت شده در گذشته
سرویس ایمیل این امکان را دارد که به صورت نامحدود پیام‌های ارسال شده و دریافت شده را در خود نگه‌داری کنند. در نتیجه، شما می‌توانید مکالمات و پیام‌های قدیمی خود را با ورود به سرویس ایمیلتان مشاهده کنید و به تاریخچه پیام‌ها دسترسی داشته باشید.
البته توجه داشته باشید که برخی از سرویس‌دهنده‌های ایمیل ممکن است محدودیت زمان یا محدودیت حجم برای کاربران خود تعریف کرده باشند که در طی مدت زمانی معین یا در صورت گذر از محدودیت حجمی، پیام‌های قدیمی‌تر را بایگانی یا حذف کنند.
مدیریت پیام‌ها از طریق پوشه‌های مختلف و ابزارهای سازماندهی
شما می‌توانید با استفاده از ابزارهایی که در سرویس ایمیلتان فراهم شده است، پیام‌ها را بر اساس فرستنده، موضوع پیام‌ها یا هر ویژگی دیگری که یک پیام دارد، دسته بندی کرده و آنها را در پوشه‌های معین قرار دهید. به عنوان مثال، سرویس ایمیل اپیک روش‌های متعددی برای سازماندهی پیام‌ها در اختیار شما می‌گذارد که شامل برچسب زدن پیام، پرچم گذاری پیام‌های مهم، پوشه بندی خودکار و … است.
امکان به اشتراک گذاری پیام‌ها با دیگران
بسیاری از سرویسهای ایمیل این امکان را فراهم می‌کنند که شما پوشه پیام‌های خود را با کاربران دیگر به اشتراک بگذارید. در نتیجه بدون این که نیاز باشد اطلاعات ورود به حساب ایمیلتان را در اختیار دیگران قرار دهید، می‌توانید یک یا چند پوشه از پیام‌ها را با مشخص کردن محدودیت دسترسی، با همکاران یا دوستان خود به اشتراک بگذارید.
امکان ارسال پیام زمان‌بندی شده بدون نیاز به ورود به ایمیل
یکی دیگر از امکاناتی که توسط برخی از سرویسهای ایمیل فراهم شده است، این است که شما می‌توانید یک پیام را بنویسید و تاریخ ارسال آن را برای آینده تنظیم کنید. در نتیجه، پیام شما در زمانی که معین کرده‌اید بدون این که لازم باشد وارد سرویس ایمیل شوید، بطور خودکار به آدرس گیرندگان ارسال خواهد شد. همچنین شما می‌توانید پیام‌هایی را به صورت پیش نویس در یک پوشه ذخیره کنید تا به مرور آنرا تکمیل کرده و هر زمان که خواستید آن را ارسال کنید.
ایمیل چیست
مزایای پست الکترونیکی
استفاده از پست الکترونیک تبادل پیام را بسیار تسریع کرده است. هزینه ارسال پیام با ایمیل در مقایسه با پیام‌هایی که از طریق پست یا فکس ارسال می‌شوند، بسیار مقرون به صرفه و سریع‌تر است.
نمونه پست الکترونیکی
یک آدرس ایمیل با ترکیب یک نام کاربری ،یک کاراکتر “@” و یک نام دامنه مشخص می‌شود. ترکیب این سه قسمت باید یک رشته منحصر به فرد باشد. به عنوان مثال موارد زیر چند نمونه آدرس ایمیل هستند:
- micke-milia@moni.com
- akbariiiii12345@gmail.com
- hasani@aut.ac.ir
بخش اول آدرس ایمیل، نام کاربری و بخش دوم آن دامنه یا Domain، معرف شرکت ارائه دهنده ایمیل است. همانطور که گفته شد، هر آدرس ایمیلی باید منحصر به فرد باشد. به همین دلیل امکان ندارد که دو شخص متفاوت بتوانند آدرس ایمیل یکسانی را ثبت کنند.
انواع ایمیل
ایمیل را می‌توان از جنبه‌های مختلفی دسته بندی کرد، اما یکی از مهمترین تقسیم بندی ایمیل، از منظر اختصاصی بودن یا رایگان بودن سرویس ایمیل است:
ایمیل رایگان
ایمیل رایگان به حساب ایمیلی گفته می‌شود که توسط برخی از شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل، بدون نیاز به پرداخت هزینه و دریافت اطلاعات حقیقی از کاربران، به آنها ارائه می‌شود. شرکت‌های بزرگ فناوری نظیر گوگل، یاهو، مایکروسافت و… سالهاست که سرویس ایمیل رایگان به کاربران سراسر دنیا ارائه می‌دهند. البته رایگان بودن این سرویسهای ایمیل عملا به این معنی نیست که در قبال این خدمات هیچ درامدی ندارند. این شرکت‌ها با ارائه حساب‌های ایمیل، از صندوق پیام این ایمیل‌ها به عنوان ابزار بازاریابی استفاده می‌کنند و پیام‌های تبلیغاتی را با درنظر گرفتن اطلاعاتی که در طول زمان از مخاطبان خود کسب می‌کنند برای این کاربران ارسال می‌کنند.
ایمیل رایگان را می‌توان به سادگی از روی دامنه آن تشخیص داد. زیرا تعداد شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل رایگان محدود است و با یک جستجوی ساده روی نام دامنه، می‌توان فهمید که یک حساب ایمیل رایگان است یا به صورت اختصاصی در مالکیت یک شخص یا شرکت قرار دارد.
روش ساخت ایمیل رایگان را می‌توانید در مقاله ساخت ایمیل مطالعه کنید.
پست الکترونیکی سازمانی
ایمیل سازمانی که با نامهای ایمیل شرکتی، ایمیل اختصاصی، ایمیل کاری و ایمیل رسمی هم از آن یاد می‌شود یک آدرس ایمیل اختصاصی است که روی دامنه اختصاصی تعریف شده است. در نتیجه اگر شما بخواهید یک ایمیل اختصاصی داشته باشید، باید پیش از هر چیز یک دامنه اختصاصی برای خود تهیه کنید و در ادامه، سرویس ایمیل را روی آن دامنه تعریف کنید.
استفاده از ایمیل سازمانی برای تبادل پیام‌های رسمی و کاری امری بسیار متداول و حرفه‌ای در کسب و کار است. در مقاله ایمیل سازمانی و مزایای آن در کسب و کار به طور کامل به معرفی این سرویس ایمیل و کاربرد آن در کسب و کار پرداخته شده است.
برای ساخت ایمیل نیاز به چه چیزهایی داریم؟
مورد مهم بعدی این است که بدانیم ایمیل را برای چه هدفی می‌سازیم و در نتیجه نوع ایمیل را به درستی انتخاب کنیم. مثلا یک ایمیل رایگان لازم داریم، یا این که می‌خواهیم یک ایمیل کاری و رسمی داشته باشیم.
اگر می‌خواهیم ایمیل سازمانی یا رسمی داشته باشیم، بنابراین نیاز به یک دامنه اختصاصی هم داریم که باید از قبل آن را خریداری کرده باشیم. سپس می‌توانیم یکی از روش‌های راه‌اندازی ایمیل سازمانی را انتخاب کنیم و ایمیل خود را بسازیم.
روش‌های مختلفی برای ساخت ایمیل وجود دارد که ما با توجه به نیازمندی خودمان یکی از این روش‌ها را برای راه‌اندازی ایمیل انتخاب می‌کنیم. در نتیجه تخمین نیازمندی ها به ارتباطات ایمیلی یکی از گام‌های مهم برای ساخت ایمیل است. تخمین نیازمندی‌ها می‌تواند شامل تعداد حساب ایمیل یا تعداد کاربر، حجم اطلاعات رد و بدل شده و همچنین ارزیابی ما از هزینه‌ای که می‌توانیم برای سرویس ایمیل بپردازیم، باشد.
چگونه ایمیل بسازیم
برای ساخت ایمیل اختصاصی روش‌های زیادی وجود دارد. این روش‌ها و تمامی مراحل ساخت ایمیل اختصاصی را می‌توانید در مقاله ساخت ایمیل شرکتی یا سازمانی مطالعه کنید.
ساخت پست الکترونیکی رایگان با گوشی
اگر می‌خواهید از سرویسهای ایمیل رایگان استفاده کنید، می‌توانید روی برنامه ایمیل گوشی خود رفته و برای خود یک پست الکترونیک جدید بسازید.
در اینجا ما نحوه ساخت پست الکترونیکی در گوشی‌های هوشمند اندروید را به شما آموزش می‌دهیم:
ابتدا روی آیکن برنامه Gmail که در گوشی خود دارید، بروید و Setting را انتخاب کنید. گزینه Add Account را انتخاب کنید. فهرستی از چند ارائه کننده پست الکترونیکی رایگان را مشاهده می‌کنید که می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. در این مثال ما سرویس Gmail را انتخاب می‌کنیم. ادامه مراحل ثبت نام را مطابق شکل زیر طی کنید تا پست الکترونیکی رایگان خود را در گوشی بسازید.
ساخت ایمیل گوگل
گام 1- گزینه Create Account را بزنید .
گام 2- اینجا دو گزینه به شما نمایش داده می‌شود که ساخت ایمیل شخصی یا ساخت ایمیل سازمانی است. برای ایمیل رایگان گزینه For My Personal Use را انتخاب کنید.
گام 3- در این سه قسمت اطلاعات شخصی خود را وارد کنید. نام، نام خانوادگی در تصویر شماره 3 و تاریخ تولد و جنسیت خود را در تصویر شماره 4 برای حساب ایمیل خود وارد کنید. توجه داشته باشید که هیچکدام از این اطلاعات لزوما نباید درست باشند.
گام 4- یک نام برای حساب پست الکترونیک خود وارد کنید یا از بین نامهای پیشنهادی گوگل، یکی را انتخاب کنید و گزینه next را بزنید.
گام 5- گذرواژه پست الکترونیک و تکرار آن را وارد کنید.
گام 6- در صورتی که مایل باشید می‌توانید یک حساب ایمیل یا یک شماره موبایل برای بازیابی حساب ایمیل خود وارد کنید که البته کاملا اختیاری است.
گام 7- پس از این که اطلاعات پروفایل خود را تائید کردید (تصویر 9)، به صفحه قوانین و مقررات حریم شخصی گوگل هدایت می‌شوید. بدون پذیرفتن این قوانین نمی‌توانید حساب پست الکترونیک خود را ایجاد کنید. بنابراین، برای این که کار ساخت پست الکترونیکی شما تکمیل شود، روی I Agree کلیک کنید.
اگر همه مراحل را به درستی طی کنید، حساب پست الکترونیک شما در سرویس ایمیل جیمیل ساخته می‌شود.
