در سالهای نخست استفاده از ایمیل، شرکت‌های بزرگ دنیا خودشان مسئول ایجاد بستر برخورداری از سرویس ایمیل امن و مطمئن بودند. در نتیجه تمامی زیرساخت‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مورد نیاز برای سرویس ایمیل سازمانی در داخل شرکت میزبانی و مدیریت می‌شد. این مسئله هزینه زادی را برای حفظ پایداری و امنیت ایمیل به سازمان تحمیل می‌کرد. اما امروز با ظهور راهکارهای مبتنی بر تکنولوژی ابر، ایمیل ابری وارد بازار شد و در نتیجه انعطاف و کارایی زیادی را برای کسب و کارها فراهم کرد. مزایای ایمیل ابری، سبب شده است که بسیاری از کسب و کارها سرویس ایمیل سنتی خود را به سرویس ایمیل ابری مهاجرت دهند. در ادامه این مطلب، به بررسی مزیت‌های کارکردی و غیر کارکردی سرویس ایمیل ابری برای کسب و کارها پرداخته شده است.
مزایای ایمیل ابری در کسب و کار
امروزه استفاده از سرویس ایمیل سازمانی به عنوان بستری برای تبادل پیام و ارتباطات شخصی یا کاری، بسیار متداول است. تمامی سازمان‌ها و کسب و کارهایی که وارد بازار دیجیتال شده‌اند، برای تبادل پیام‌ها و ارتباطات خود، سرویس ایمیل دارند.
راهکارهای مختلفی برای راه‌اندازی سرویس ایمیل وجود دارد که یکی از آنها ارائه خدمات ایمیل در بستر ابر است. خدمات ایمیل ابری، علاوه بر این که بستر ارتباط چابکی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند، به دلیل ذات ابری خود، مزیت‌های دیگری هم دارد.
مزایای ایمیل ابری را می‌توان در چند حوزه زیر دید:
عدم نیاز به تعمیر و نگهداری در سرویس ایمیل ابری
به دلیل پیچیدگی و گران بودن سرورها، هزینه نگهداری و به روز رسانی مداوم سخت افزار و نرم افزار یکی از کارهای بسیار هزینه‌بر واحد IT سازمان‌ها است. عمر مفید سخت افزارها و تجهیزات شبکه به سرعت سپری می‌شود و از طرفی با گسترش فعالیت‌های کسب و کارها، تهیه تجهیزات بیشتر برای پاسخ به نیازمندی‌های جدید همواره یکی از چالش‌های سرویس‌های نصب در محل است. در نتیجه، این تجهیزات باید به طور دوره‌ای به روز رسانی شده و با سخت افزارها و زیرساختی متناسب با نیازمندی جدید و تکنولوژی جدید هماهنگ شوند.
زمانی که شما از سرویس ایمیل ابری به عنوان یک خدمت نرم‌افزاری یا SaaS استفاده می‌کنید، دیگر مسئول ارتقا تجهیزات و زیرساخت‌های این سرویس نخواهید بود. مزیت استفاده از سرویس ایمیل ابری این است که کسب و کارها عملا نیاز به نگهداری از سرور و نگرانی‌های مربوط به آن ندارند. حذف فیزیکی سرور قطعا صرفه‌جویی بزرگی در هزینه و وقت کارکنان ایجاد خواهد کرد و اعمال تغییرات و گسترش سرویس، تنها در حد پرداخت هزینه خدمات جدید است، و نیازی به توسعه زیرساخت کسب و کارها نیست.
آزاد شدن تجهیزات کسب و کارها در صورت استفاده از ایمیل ابری
نصب سرویس ایمیل در زیرساخت‌های سازمان، منابع زیادی از جمله سرور، فضای ذخیره‌سازی و پهنای باند قابل توجهی را به خود اختصاص می‌دهد. همین ظرفیت‌ها در صورت مهاجرت سرویس ایمیل به سرویس‌های ابری، آزاد شده و می‌تواند در اختیار قسمت‌های دیگر سازمان قرار گیرد. آزاد شدن فضای سرور داخلی شرکت به طور حتم روی سایر سامانه‌های سازمان تاثیر خواهد گذاشت. فضایی که توسط هر کاربر ایمیل اشغال شده بود به سامانه‌های دیگر و ابزارهای جدیدتر اختصاص خواهد یافت.
از طرف دیگر، تمامی مسئولیت‌های تیم پشتیبانی از سرویس ایمیل از دوش آنها برداشته خواهد شد. در نتیجه نیروهای سازمان می‌توانند روی بخش‌های دیگری از سازمان که در راستای اهداف کسب و کاری است متمرکز شوند.
حفاظت از ایمیلها و عدم امکان دستکاری در سابقه ایمیلها
زمانی که سرویس ایمیل در فضای داخل سازمان مستقر باشد، برخی از مشکلات قابل پیشگیری نیست. بسیاری از این مسائل به دلیل دسترسی فیزیکی افراد و کارکنان شرکت‌ها به این سرورها پیش می‌آید. فرض کنید در یک سازمان یکی از کارکنان با سو نیت یا به صورت سهوی، یک سری از اطلاعات مربوط به ایمیلها را از داخل سرور پاک کند. در این صورت هیچ راهی برای بازگرداندن آن اطلاعات وجود ندارد. چرا که هیچ نسخه دیگری از آنها در دسترس نیست.
حفظ سابقه تمام ایمیل‌های سازمانی چه از لحاظ امنیتی و چه از لحاظ حقوقی بسیار اهمیت دارد. هر پیام و ایمیلی ممکن است در آینده مورد نیاز باشد و ضروری است که این اطمینان وجود داشته باشد که همه چیز بدون دستکاری ثبت شده است. یکی از مهمترین مزیت‌های ایمیل ابری این است که همیشه این اطمینان وجود دارد هیچ‌کس هرگز قادر نیست سابقه ایمیلها را دستکاری کند یا موردی را حذف نماید.
پشتیبانگیری نامحدود در ایمیل ابری
در سرویس‌های ایمیل سازمانی سنتی، پشتیبانگیری از ایمیلها در فضای ذخیره‌سازی داخل سازمان ذخیره می‌شود. با توجه به گستردگی پیام‌های رد و بدل شده داخل سازمان‌ها، نیاز به فضای زیادی در بازه‌های پشتیبانگیری وجود دارد. این مسئله هم مانند نیازمندی‌های سخت افزاری دیگر، علاوه بر این که تجهیزات ذخیره‌سازی، نیازمند دانش تخصصی فنی است. هزینه مدیریت پشتیبانگیری و حفظ و ذخیره‌سازی این اطلاعات در محلی امن و قابل دسترس در سازمان در سرویس‌های نصب در محل اجتناب نا پذیر است.
برخلاف ایمیل‌های سنتی، در ایمیل ابری، پشتیبانگیری محدودیت حافظه ندارد و همزمان با رشد تعداد ایمیلها، فضای پشتیبانگیری هم افزایش می‌یابد. تجهیزات ذخیره‌سازی و بازه‌های پشتیبانگیری توسط شرکت ارائه دهنده ایمیل ابری تامین می‌شوند و بدون نیاز به پیگیری و نظارت کسب و کارها، تمامی این فرایند ها بطور منظم توسط تیم پشتیبانی و راهبری ایمیل ابری در جریان خواهند بود.
بازیابی بعد از حوادث
در زمان بروز حوادث و بحران‌هایی که منجر به از دست رفتن سرور یا کل شبکه می‌گردد؛ بازیابی اطلاعات یا Disaster Recovery امری حیاتی برای هر سازمانی است. بازیابی سابقه مکاتبات و پیام‌ها هم نقش مهمی در سرعت برگشت کسب و کار به روال کار قبل از حادثه بازی می‌کند. فرایندهایی که در Disaster Recovery باید انجام شوند، ذخیره نسخه‌های تکراری و همگتم‌سازی شده از اطلاعات در سایت‌هایی دور از هم و در محلی امن در برابر حوادث طبیعی مثل زلزله و سیل و … است. تهیه این تجهیزات و نگهداری از آنها برای هر کسب و کار و سازمانی قطعا بسیار پر هزینه و زمانبر خواهد بود.
یکی از مهمترین مزایای ایمیل ابری این است که سرویس دهندگان، برای بازیابی سرویس‌های خود تمهیدات لازم برای Disaster Recovery را از قبل انجام داده‌اند. سرویس‌های ابری با ایجاد redundancy در لایه‌های مختلف، این مکان را فراهم کرده‌اند که سرویس ایمیل در شرایط بحرانی بتواند به کار خود ادامه دهد. در صورت قطعی یا خرابی یک لینک یا سرور، بلافاصله سرور یا لینک جایگزین وارد مدار سرویس‌دهی شده و امکان دسترسی به سرویس برقرار خواهد شد.
دسترسی به ایمیل از همه جا
با خدمات ایمیل ابری، شما از هر جا که هستید با هر وسیله‌ای و هر زمان که اراده کنید می‌توانید وارد حساب ایمیل خود شوید و دیگر محدودیت‌هایی مانند لزوم حضور در شرکت و کار در ساعات اداری را نخواهید داشت. حساب ایمیل ابری دائما و بطور خودکار همگام‌سازی می‌گردد و به همین دلیل همواره و از هر طریقی در دسترس است.
سهولت در تعامل
علیرغم ویژگی‌هایی که گفته شد، زمانی که بحث کار گروهی پیش می‌آید؛ قابلیت‌های تکمیلی سرویس ایمیل می‌تواند تسهیل‌گر تعامل بین افراد باشد. فرض کنید قرار است یک تیم با مشارکت هم روی یک گزارش کار کنند و آنرا برای مدیر خود بفرستند. این تیم نیاز به ابزاری دارند که بتوانند فایل‌های مختلف را در آن قرار داده و امکان ویرایش آنرا به صورت گروهی داشته باشند.
در سرویس‌های ابری، یکی از قابلیت‌های جانبی سرویس ایمیل، وجود فضای ذخیره‌سازی در بستر ایمیل است. همچنین امکان ویرایش گروهی مستندات با مدیریت عدم تداخل و همچنین دسترسی به فضای ذخیره‌سازی با ظرفیت بالا، تبادل پیام‌های سنگین و چند رسانه‌ای در این بستر فراهم شده است.
به این ترتیب با وجود سرعت تقریبا لحظه‌ای در دسترسی به آخرین تغییرات، تعامل تیم کاری کیفیت و سرعت بسیار بالایی پیدا خواهد کرد که قطعا منجر به هم‌افزایی و توسعه اهداف شرکت خواهد شد.
