ایمیل‌های سازمانی متعارف که کارکنان تنها در زمان حضور در دفتر قادر به دسترسی به آن بودند به سرعت درحال تبدیل شدن به راهکاری قدیمی و منسوخ هستند. راهاندازی ایمیل بصورت اختصاصی نیازمند تهیه زیرساخت و سخت افزار، نرم افزار، نصب و راهاندازی سرویس ایمیل و تدارک نیروی پشتیبانی است. تمامی این موارد برای ارائه خدمات ایمیل بسیار هزینه‌بر است و به لحاظ پایداری و دسترس‌پذیری هم، با مشکلاتی همراه است.
زمانی که سرویس های ابری توسعه یافت و فراگیر شد، سرویس ایمیل هم جزو پیشگامان ورود به عرصه خدمات ابری بود. شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل، به سرعت سرویس‌های ابری خود را روانه بازار کردند. مزیت‌های خدمات ابری به قدری چشم گیر و ارزشمند بود، که به مرور هواداران بیشتری در سراسر دنیا پیدا کرد. سازمان‌ها و شرکت‌هایی که بطور سنتی از ایمیل‌های نصب در محل خود استفاده می‌کردند، درحال مهاجرت سرویس ایمیل خود به ایمیل‌های ابری هستند.
مزایای مهاجرت به ایمیل ابری
ویژگی‌هایی که ایمیل ابری دارد، سبب شده است که این سرویس هر روز محبوبیت بیشتری بین کسب و کارها پیدا کند. دیگر کمتر کسب و کار نوپایی پیدا می‌شود که بخواهد سرویس ایمیل خود را بصورت اختصاصی راهاندازی کند. حتی برای سازمان‌های قدیمی و سنتی هم مهاجرت به ایمیل ابری، یک تصمیم استراتژیک و کارآمد است.
اما مهاجرت به ایمیل ابری چطور می‌تواند منجر به ارتقا خدمات و کاهش هزینه سرویس شود؟ برای پاسخ به این سوال بد نیست به برخی از مهمترین تاثیرات مهاجرت به سرویس ابری را با هم مرور کنیم:
کاهش بار کاری در واحد IT سازمان
با انتقال ایمیل سازمانی به مدل ایمیل ابری، مدیریت فن‌آوری سیستم‌های ایمیل راحت‌تر شده و زمان آزاد بیشتری برای کارکنان فراهم می‌گردد که منجر به افزایش بهره‌وری سازمان می‌گردد.
علاوه بر این، هزینه راهاندازی ایمیل مبتنی بر ابر به طور قابل توجهی کمتر از راهاندازی ایمیل بصورت محلی است. نیاز به پشتیبان‌گیری سرور در مدل ایمیل ابری وجود ندارد و زمان پشتیبانی ایمیل به طور قابل توجهی کاهش خواهد یافت.
حذف محدودیت فضای ذخیره‌سازی
با حرکت به سمت خدمات ایمیل ابری، محدودیتهای ذخیره‌سازی برای این بستر ارتباطی از میان برداشته خواهد شد. با درنظرگرفتن معضلاتی که محدودیتهای ذخیره‌سازی در سامانه‌های ایمیل ایجاد می‌کند، انتقال ایمیل سازمانی به ایمیل ابری فضای بیشتری را در اختیار کاربران قرار خواهد داد.
هزاران دلیل وجود دارد که محدودیت فضای ذخیره‌سازی چگونه می‌تواند منجر به از دست رفتن زمان مفید کاری جهت مدیریت ایمیل‌ها شود. بررسی ایمیل‌ها برای انتخاب و حذف ایمیل‌های غیر ضروری و اسپم‌ها برای آزادسازی فضای اشغال‌شده، تنها یکی از پیامدهای محدودیت فضا در ایمیل است.
کاهش هزینه‌های به‌روز رسانی سامانه‌های مربوط به ایمیل
صرف‌نظر از به دست آوردن زمان و کارایی، مهاجرت به ایمیل ابری از ایمیل شرکتی منجر به حذف زمان و هزینه‌ها برای به روز رسانی نرم‌افزارها و سرویس‌ها خواهد شد. در نتیجه، اختصاص دادن منابع آزاد شده فن‌آوری اطلاعات به پروژه‌های کسب و کار محور، منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها شده و عملا تمرکز روی سرویس‌های تخصصی کسب و کار بیشتر می‌شود.
هزینه پایین‌تر راهاندازی و پشتیبانی
سرویس‌های ایمیل ابری توسط شرکت‌های خدمات دهنده از قبل نصب و راهاندازی شده است. در نتیجه تمامی چالش‌های سمت سخت افزار و زیرساخت، نصب و راهاندازی، نصب پچ‌ها و به‌روز رسانی سرور و نرم افزار و تمامی مواردی از این دست سمت سرویس‌دهنده است. همین مسئله قیمت این خدمات را در مقایسه با خدماتی که به صورت اختصاصی در محل مشتری نصب شود بسیار کاهش می‌دهد.
ملاحظات مهاجرت به ایمیل ابری
در فرایند مهاجرت به سرویس ابری باید به این مهم توجه کرد که هر شرکتی که به دنبال تغییر است، باید از دست‌آوردهایی که همراه با این مهاجرت می‌آید استفاده کند. آنچه در این فرایند مهاجرت بسیار اهمیت دارد؛ این است که تمامی ملاحظات در حوزه‌های مربوط به امنیت، حریم خصوصی، ادغام و مهاجرت باید پیش از انتقال مد نظر قرار گیرد.
