مکان شما:

ایمیل سازمانی چیست و چه نقشی در کسب و کار شما دارد؟

خلاصه مطلب

سرویس ایمیل سازمانی یک بستر اختصاصی برای تبادل پیام و تعامل در اختیار سازمان شما قرار می‌دهد. در اینجا با انواع ایمیل سازمانی آشنا شوید. در این مقاله به بررسی های لازم این سرویس پرداخته و روش های راه اندازی آن را بیان می کنیم.
فهرست مطالب

اگر با اطلاعات عمومی این موضوع آشنایی دارید و به دنبال محتوای فنی و تخصصی در مورد این مطلب هستید، میتوانید از طریق این دکمه اقدام نمایید.

این روزها کمتر کسی است که با ابزارهای دیجیتال سر و کار داشته باشد و  نام  ایمیل سازمانی را نشنیده باشد. ایمیل سازمانی یا ایمیل اختصاصی، یک سرویس ایمیل رسمی است که  یک مسیر معتبر ارتباطی در بستر ایمیل برای ارتباطات با افراد، سازمان‌ها و شرکت‌ها  در اختیار ما قرار می‌دهد. به همین دلیل شناخت درست سرویس ایمیل سازمانی به ما کمک می‌کند بتوانیم سرویس ایمیل مناسبی برای کسب و کار خود بسازیم و از مزایای استفاده از آن  بهره مند شویم. 

در این مقاله ابتدا نگاهی کاربردی به سرویس ایمیل سازمانی خواهیم داشت و نقش موثر آن را در ارتباطات رسمی بررسی کنیم.  در ادامه نیز، انواع روش‌های ساخت ایمیل سازمانی را با هم خواهیم دید. این مقاله مناسب افرادی است که به تازگی با ایمیل سازمانی آشنا شده‌اند و برای تصمیم‌گیری در مورد راه‌اندازی آن نیاز به اطلاعات بیشتری دارند.

اگر با ایمیل سازمانی و مزایای آن آشنا هستید و  قصد خرید ایمیل سازمانی برای کسب و کار خود را دارید،  پیشنهاد می‌شود  به بخش خرید ایمیل رفته  تا همه سرویس‌های ایمیل ابری اپیک را مشاهده کنید. 

ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل سازمانی، یک سرویس ایمیل است که روی دامنه اختصاصی سازمان ارائه  می‌شود و امکان ارسال و دریافت پیام‌های ایمیلی را برای کاربران آن سازمان فراهم می‌کند. مهمترین ویژگی سرویس ایمیل سازمانی، این است تنها در اختیار خود سازمان است و در نتیجه مدیریت کاربران آن در اختیار همان سازمان قرار دارد. یعنی تمامی حساب‌هاری کاربری آن توسط خود سازمان تعریف شده و کلیه سیاست‌های امنیتی و ملاحظات ارتباطی سازمان در آن رعایت شده است.
ایمیل سازمانی، بستر رسمی ارتباطی
 اهمیت شناخت ایمیل سازمانی در ماهیت آن است، چرا که  از ایمیل سازمانی، برای ارسال و دریافت مستندات رسمی و معتبر استفاده می‌شود و  در نتیجه  به خوبی جایگزین نامه‌نگاری و مکاتبات قدیمی شده است. از طرفی یکی از بهترین و مناسب ترین ابزارها برای تعامل درون‌سازمانی و برون‌سازمانی بین کارمندان و مخاطبان سازمان همین بستر ایمیل سازمانی است.  دیگر هیچ کسب و کار و سازمان معتبری پیدا نمی‌شود که سرویس ایمیل سازمانی حرفه‌ای نداشته باشد یا کارکنان آن از ایمیل‌های رایگان برای ارسال اطلاعات کاری و رسمی استفاده کنند.
امکان مدیریت همه کاربران در ایمیل سازمانی

دلیل این که شرکت‌ها و سازمان‌ها بجای استفاده از  سرویس ایمیل رایگان، بر راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی  خود تاکید دارند، همین مسئله امکان کنترل و مدیریت کاربران است. سازمان امکان استفاده از ایمیل سازمانی را به کارکنان خود محدود می‌کند و هیچ شخصی خارج از سازمان و بدون اطلاع مدیران سازمان نمی‌تواند یک ایمیل در دامنه ایمیل سازمانی برای خود ایجاد کند.

امکان تعریف ایمیل سازمانی روی دامنه دلخواه سازمان

از طرفی، سرویس ایمیل سازمانی روی دامنه‌های متعلق به سازمان تنظیم می‌شود و به نوعی معرف این است که این ایمیل متعلق به کجاست. مثلا سازمانی که آدرس دامنه آن business.com باشد، برای کارکنان خود  می‌تواند برای کارکنان خود آدرس‌های ایمیلی مشابه user@business.com بسازد. علاوه بر این، در صورتی که سازمان چند دامنه مختلف داشته باشد؛ می‌تواند روی یک سرویس ایمیل برای همه دامنه‌های خود آدرس ایمیل بسازد و در اختیار زیرمجموعه‌های خود قرار دهد.

دسترسی به ابزارهای جانبی سرویس ایمیل سازمانی
 با پیشرفت تکنولوژی در حوزه ابزارهای ایمیل، این روزها در کنار سرویس ارسال و دریافت پیام، ابزارهای متعدد و متنوعی نظیر تقویم سازمانی و ابزارهای هماهنگی توسعه یافته‌اند. در نتیجه یکی از دلایل استفاده سازمان‌ها از سرویس ایمیل سازمانی، دسترسی به ابزارهای جانبی و تخصصی است که برای ارتباطات موثر کارکنان در سرویس‌های ایمیل حرفه‌ای ارائه شده‌اند. 
اکثر سرویس‌های ایمیل سازمانی علاوه بر ارسال و دریافت ایمیل، تقویم سازمانی، فضای اختصاصی برای بارگذاری مستندات و سایر  ابزارهای تعاملی هم پشتیبانی می‌کنند. این ابزارها به کارکنان کمک می‌کند که کارهای گروهی را به راحتی و با کمترین هماهنگی مدیریت و برنامه‌ریزی کنند.
امکان به اشتراک گذاری پوشه پیام‌ها، سازماندهی و مرتب کردن خودکار پیام‌های ایمیل، مدیریت زمان شخصی و تیمی، مدیریت مخاطبان، دسترسی به فضای ابری برای ذخیره‌سازی و مدیریت مستندات، امکان ثبت و مدیریت وظایف از جمله قابلیت‌هایی است که بصورت یکپارچه در سرویس ایمیل سازمانی قابل ارائه است.

ایمیل سازمانی

اگر بجای استفاده از ایمیل‌های رایگان با دامنه‌هایی چون yahoo.com@ یا google.com@ ایمیلی با نام دامنه سازمان خودتان بصورت appeyk.com@ برای کسی ارسال کنید، مخاطب حتی اگر با شما آشنا نباشد، متوجه می‌شود که شما یکی از کارمندان مجموعه یا سازمانی تحت عنوان appeyk هستید. این تنها یکی از مزایایی است که با خرید ایمیل به شما ارائه می‌شود.

انواع زیر ساخت ایمیل سازمانی

برای ساخت سرویس ایمیل سازمانی، نیاز به تجهیزاتی نظیر سرورهای متصل به شبکه و برنامه‌ها و نرم‌افزارهایی است که وظیفه ارسال و دریافت پیام را بر عهده دارند. این تجهیزات و زیرساخت‌ها بستگی به این دارد که سرویس ایمیل سازمانی چه ابعادی دارد و برای چند کاربرف چه حجمی از اطلاعات را قرار است منتقل کند و چه ابزارهای جانبی در کنار سرویس ایمیل فراهم کرده است.
تجهیزات لازم برای زیر ساخت ایمیل سازمانی از دیدگاه مالکیت تجهیرات، در دو دسته زیر می‌توان دسته بندی کرد:

استفاده از زیر ساخت سازمان برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی

بسیاری از سازمان‌های بزرگ که  امکانات و تجهیزات کاملی برای سرویس‌های خود در اختیار دارند، ترجیج می‌دهند سرویس ایمیل سازمانی خود را روی همین بستر نصب و راه‌اندازی کنند. در نتیجه، علاوه بر امکان مدیریت سرویس ایمیل، امکان نظارت و مدیریت بر زیرساخت و تجهیزات سرویس ایمیل را دارند و همچنین همه اطلاعات در داخل سازمان باقی می‌ماند.

استفاده از بستر ابری برای ایمیل سازمانی

یکی دیگر از انواع زیرساخت‌ها برای سرویس ایمیل سازمانی، امکان استفاده از بسترهای اشتراکی یا به اصطلاح ابری است. در این روش، سازمان دیگر نیازی به صرف هزینه برای تجهیزات و آماده کردن زیرساخت لازم برای سرویس ایمیل را ندارد. سرویس‌های ایمیل ابری، از قبل روی بستر ابر راه‌اندازی شده‌اند و هر سازمانی می‌تواند روی این بستر سرویس ایمیل مستقل خود را ایجاد کند و هر زمان که لازم بود آن را گسترش دهد. هزینه استفاده از خدمات ایمیل ابری در مقایسه با زمانی که سازمان سرویس را روی تجهیزات خود راه‌اندازی می‌کند، به مراتب کمتر است.
البته فارغ از نحوه راه‌اندازی، مدیریت سرویس ایمیل برای هر دو بستر ایمیل، فراهم است و مدیر سازمان به طور کامل می‌تواند روی سرویس ایمیل مدیریت و نظارت داشته باشد. 
 

سرویس خود را انتخاب کنید

برای خرید ایمیل سازمانی و شرکتی و مشاهده‌ی پلن‌های قیمتی می‌توانید از روش زیر اقدام کنید. یا اگر سؤالی در مورد محصول و ویژگی‌های آن دارید، با کارشناسان اپیک تماس بگیرید.

مراحل ایجاد ایمیل سازمانی

راه اندازی سرویس ایمیل سازمانی در چند گام انجام می‌شود که در ادامه به طور خلاصه این گام‌ها را مرور می‌کنیم:

1- خرید دامنه اختصاصی برای سازمان

برای این که ایمیل سازمانی شما، در انحصار و اختیار سازمان باشد، ابتدا لازم است شما یک دامنه یا Domain برای سازمان خود تهیه کنید. دامنه هماننامی است که در آدرس ایمیل، پس از علامت @ قرار می‌گیرد. بدون ثبت دامنه اختصاصی، شما نمی‌توانید سرویس ایمیل متعلق به خود داشته باشید. البته اگر از قبل برای سازمان خود دامنه خریداری کرده باشید، می‌توانید سرویس ایمیل را روی همان دامنه راه‌اندازی کنید.

2- راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی

سرویس ایمیل سازمانی از دیدگاه مالکیت سخت‌افزاری به دو صورت قابل راه‌اندازی است. شما می‌توانید برای راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی روشی را متناسب با سازمان خود انتخاب کنید. این روش‌ها به طور خلاصه عبارتند از:

  • راه‌اندازی در بستر سخت افزاری سازمان (نصب در محل)
  •  راه‌اندازی روی بستر ابر (نصب سرویس خارج از فضای سازمان)

3- بهره‌برداری

مرحله پس از راه‌اندازی سرویس، این است که ایمیل سازمانی را در اختیار کاربران خود قرار دهید. تعریف حساب کاربری ایمیل برای کارکنان سازمان، تعریف حساب‌های کابری متعارف و ایجاد لیست مخاطبان پیش فرض از جمله فعالیت‌هایی است که در مرحله بهره‌برداری سرویس ایمیل انجام می‌شود.

استفاده از ایمیل سازمانی و فرهنگ استفاده از آن درسازمان

زمانی که یک سرویس ایمیل سازمانی برای کسب و کار خود راه‌اندازی می‌کنید، باید نحوه استفاده از این ابزار را هم بدانید. همانطور که شما برای نحوه استفاده از اموال و دارایی‌هایتان اصول و قوانینی مشخص می‌کنید، لازم است برای سرویس ایمیل سازمانی هم قوانین و چهارچوبی  وضع کنید. این قوانین کمک می‌کند که نحوه استفاده درست از سرویس ایمیل را به عنوان یک فرهنگ بین کاربران ایمیل سازمانی رواج دهید.  در زیر به برخی از اصولی‌ترین قواعد استفاده از ایمیل سازمانی پرداخته‌ایم:

  • منع کاربران از ارسال پیام‌های شخصی از بستر ایمیل سازمانی

 پیام‌هایی که از بستر ایمیل سازمانی رد و بدل می‌شوند، رسمی  تلقی می‌شوند و در نتیجه  قابل پیگیری و استناد حقوقی هستند. به همین دلیل اولین مسئله‌ای که باید به کاربران سرویس خود اعلام کنید، این است از بستر ایمیل تنها برای تبادل پیام‌های کاری استفاده کنند. استفاده از سرویس ایمیل سازمانی برای تبادل پیام‌های غیر کاری یا پیام‌هایی که  جنبه سرگرمی دارند کاری غیر حرفه‌ای است. این امر از یک سو منجر به اتلاف هزینه و زمان کارکنان سازمان شده و از سوی دیگر سرور ایمیل سازمانی را بی جهت درگیر می‌کند.

همچنین، استفاده از ایمیل سازمانی برای ارسال اطلاعات نادرست یا جعلی، ارسال رونوشت ایمیل‌های محرمانه یا مهم به خارج از سازمان و … سازمان و کارکنان شما را درگیر مشکلات حقوقی خواهد کرد. برای همین  باید همه کاربران در نوشتن پیام‌ها و  ارسال آنها دقت داشته باشند و از بیان مطالب غیر مستند و غیر واقعی پرهیز کنند.

  • ممنوعیت استفاده همزمان از ابزارهای غیر رسمی برای تبادل پیام کاری

همانطور که گفته شد، سرویس‌های ایمیل رایگان یا پیام‌رسانها امکان پیگیری و استنداد ندارند. در صورتی که کارکنان سازمان شما برخی از تعاملات رسمی خود را از طریق پیام‌رسان‌ها یا سایر سرویس‌های ایمیل (شخصی) انجام دهند، امکان پیگیری تاریخچه تعامل بصورت یکپارچه از دست خواهد رفت. در نتیجه، باید به کارکنان خود تاکید کنید که  همه تعامل‌های کاری اعم از ارسال فایل‌ها و مستندات، گفتگوهای رسمی و کاری را از بستر ایمیل انجام دهند تا در آینده بتوانند در صورت نیاز به سابقه فعالیت‌های خود مراجعه کنند.

  • استفاده از قابلیت‌های پیشرفته وحرفه‌ای

یکی از اصول مهم استفاده از ایمیل سازمانی، استفاده از تمام ابزارهای جانبی آن در جهت بهبود تعامل سازمانی است. زیرا اکثر سرویس‌های ایمیل حرفه‌ای مجهز به ابزارهای سطح بالای حوزه Collaboration هستند. ابزارهای یکپارچه‌‌ای نظیر تقویم پیشرفته سازمانی، مدیریت مخاطبان و مدیریت فضای ذخیره‌سازی در بستر ایمیل و بسیاری قابلیت‌های دیگر به کارکنان شما کمک می‌کند بسیاری از فعالیت‌ها و کارهایی که زمانبر و فرسایشی هستند به راحتی و یا چند کلیک اجرا شوند.

به عنوان مثال؛ تصور کنید یک ایمیل مهم دریافت می‌کنید و متوجه می‌شوید که برای پاسخ به آن نیاز به برگزاری چند جلسه با همکارانتان و اجرای چند کار مختلف و تولید گزارش‌‌های مختلف است. در یک سرویس ارتباط سازمانی یکپارچه، مستقیما می‌توانید ایمیل را با چند کلیک تبدیل به یک جلسه با همکارانتان کرده و حتی زمانبندی جلسه را به صورت خودکار در زمان‌های آزاد تیمتان انتخاب کنید. در ادامه؛ با چند کلیک برای همان ایمیل، فهرست وظایف ایجاد کنید و آنرا با همکارانتان به اشتراک بگذارید تا بصورت گروهی انجام شود. در نهایت؛ مستنداتی را در بستر ذخیره‌سازی یکپارچه با ایمیل ایجاد کنید و بدون نگرانی از بروز تداخل مستندات را تکمیل و در نهایت به عنوان پیوست به ایمیل نهایی پیوست کنید.

حتی می‌توانید به صورت خودکار ایمیل‌هایتان را سازماندهی و منظم کنید، پوشه‌های متعدد بسازید و هرچه لازم است از تقویم گرفته تا ایمیل، یا مستندات وفهرست وظایف را با دیگران به اشتراک بگذارید.

استفاده از ایمیل سازمانی حرفه‌ای که مجهز به ابزارهای یکپارچه ارتباطی باشد، تسهیل‌گری ارزشمندی در تعاملات داخلی و خارج از سازمان فراهم می‌کند.

  •  استفاده از امضای رسمی در مکاتبات

همانند همه نامه‌های رسمی کاغذی که با امضا و مهر نویسنده تائید می‌شوند،  بهتر است که به همه کاربران ایمیل سازمانی خود نحوه اضافه کردن امضا به ایمیل را آموزش دهید. در اکثر سرویس‌های ایمیل امکان اضافه کردن امضای ایمیل به صورت خودکار به پیام فراهم است.  همچنین بهتر است همه کاربران ایمیل سازمانی، در امضای ایمیل خود، علاوه بر نام و نام خانوادگی، سمت شغلی و شماره تلفن کاری و  اطلاعات تماس رسمی خود را درج کنند تا امکان برقراری ارتباط با مخاطبان از کانال‌های مختلف فراهم باشد.

  • لزوم رعایت نگارش صحیح و رسمی ایمیل

یکی از موارد مهم در استفاده از ایمیل سازمانی، رعایت قوائد و اصول نگارش صحیح نامه‌های رسمی است. برخی از این قوائد در ادامه این قسمت ارائه  شده است:

– تعریف موضوع ایمیل  به صورت شفاف

زمانی که ایمیلی را برای مخاطب خود ارسال می‌کنید، مخاطب ایمیل از روی موضوع آن می‌تواند به محتوای پیام شما پی ببرد. بنابراین در قسمت موضوع باید از نوشتن اطلاعات مبهم و بدون فایده پرهیز کنید. به عنوان مثال اگر پیام شما حاوی درخواست یک فایل یا مستند از مخاطب است، باید در موضوع پیام این مسئله را به صورت “درخواست مستندات مربوط به ….”عنوان کنید. مخاطب با دیدن موضوع پیام شما باید بتواند از نیت شما مطلع شود و دلیل دریافت پیام را بداند.

      – نوشتن بدنه پیام ایمیل به صورت رسمی

در قسمت بدنه پیام، شما متن کامل پیام ایمیل خود را می‌نویسید. بنابراین این متن مشابه متن نامه‌های رسمی است.
سعی کنید در متن نامه رسمی از نوشتن با لحن غیر رسمی و ناقص پرهیز کنید. معمولا نامه‌های رسمی با سلام  به مخاطب یا مخاطبان آغاز شده و در نهایت پس از بیان محتوای پیام، به صورت رسمی پایان متن را “با تشکر” یا عبارت مشابهی به پایان برسانید.
در صورتی که در ایمیل خود فایل‌های پیوستی هم برای مخاطب ارسال کرده‌اید، حتما در متن پیام دلیل ارسال این فایل‌ها را به همراه توضیحاتی در مورد محتوای پیام ارسال کنید.
همچنین در بسیاری از سرویس‌های ایمیل امکان اضافه کردن اولویت برای پیام فراهم است. بنابراین می‌توانید برای پیام‌های مهم و فوری خود از برچسب اولویت بالا استفاده نمائید.

تعریف حساب‌های کاربری متعارف در ایمیل سازمانی

یکی از مهمترین استفاده‌هایی که می‌توانید از سرویس ایمیل سازمانی خود داشته باشید، امکان ایجاد حساب‌های کاربری شاخص و متعارف با دامنه اختصاصی خودتان است. حساب‌های کاربری متعارف حساب‌هایی هستند که معمولا زمان راه‌اندازی سرویس ایمیل به صورت پیش‌فرض روی سرویس ایمیل سازمانی ساخته می‌شوند. به عبارتی، حساب‎های ایمیل متعارف؛ برای یک فرد خاص ساخته نمی‌شوند  و در اختیار یک واحد سازمان یا تیم کاری قرار دارند. البته برخی از این حساب‌های ایمیل متعارف هم از طرف مدیریت سازمان درخواست می‌شوند.

انواع حساب‌های ایمیل سازمانی متعارف

 حساب‌های متعارفی که روی ایمیل سازمانی تعریف می‌شوند با نام  sales ،info ،support ،admin و … ایجاد می‌شوند و کاربران می‌دانند این حساب‌های ایمیل در اختیار کدام واحد سازمان قرار دارد. به عنوان مثال همه کاربران به صورت پیش‌فرض می‌دانند حساب ایمیل support@company.com برای تماس با واحد پیشتیبانی سازمانی با دامنه اختصاصی company.com است. در نتیجه زمانی که نیاز به ارتباط با واحد پشتیبانی شرکتی مانند company.com دارند، بدون این که لازم باشد از تیم پشتیبانی کسی را بشناسند، ایمیل خود را خطاب به support@company.com می‌فرستند. در مورد ایمیل sales هم مشخص است که این حساب در اختیار کارمندان واحد فروش سازمان است. در ادامه یکی از مهمترین حساب‌های ایمیل متعارف یعنی ایمیل info را بررسی کرده‌ایم.

ایمیل اینفو چیست؟

ایمیل اینفو، یک حساب ایمیل متعارف است و همانطور که از نامش پیداست، به واحد اطلاعات سازمان شما مربوط است. هر پیامی که حاوی اطلاعات عمومی باشد یا درخواست اطلاعات عمومی داشته باشد با این حساب کاربری ارسال می‌شود. استفاده از ایمیل info برای تبادل پیام از طرف کسب و کارها نشان دهنده بلوغ فرهنگ سازمانی در بکارگیری ایمیل است.
بسیاری از صاحبان کسب و کار ایمیل info را به عنوان درگاه ارتباط با خودشان معرفی می‌کنند. به طور معمول ایمیل info در اختیار واحد روابط عمومی و اطلاع‌رسانی یک سازمان است. هرگاه قرار باشد اطلاعیه‌ای رسمی برای کاربران یا کارمندان یک سازمان فرستاده شود، از ایمیل info استفاده خواهد شد. مسئول دریافت ایمیل info هم بسته به این که پیام دریافتی، مربوط به کدام بخش باشد، پیام را به بخش مناسب هدایت می‌کند.

آیا ایمیل سازمانی رایگان وجود دارد؟

درست است که شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل نظیرگوگل و یاهو از سال‌های نخست گسترش اینترنت اقدام به ارائه ایمیل رایگان کردند، اما بد نیست به این نکته توجه کنیم که این ایمیل‌ها اولا در دامنه خود شرکت‌ها قرار دارند و نیازی به تائید هویت افراد در زمان ساخت ایمیل نیست. در نتیجه هر فردی می‌تواند روی گوگل و یاهو ایمیل رایگانی با هر نامی قبلا ثبت نشده باشد بسازد. مدیریت این حساب‌های کاربری و سرویس ایمیل در اختیار شرکت‌های ارائه دهنده آن قرار دارد و این شرکت‌ها از طریق ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی و قرار دادن ایمیل افراد در فهرست‌های تبلیغات هوشمند بر اساس مکاتبات فرد؛ کسب در آمد می‌کنند. بنابراین، این ایمیل‌ها در عمل رایگان نیستند و شرکت‌ها از محل تحلیل و بررسی رفتار کاربران برای ارسال تبلیغات هدفمند، کسب در آمد می‌کنند.

از سوی دیگر شما نمی‌توانید ایمیل رایگان را روی دامنه اختصاصی خود تنظیم کنید و از در بستر ایمیل رایگان دیگران روی دامنه اختصاصی خود سرویس ایمیل تنظیم کنید. به همین دلیل هیچ ایمیل سازمانی رایگانی وجود ندارد، ولی می‌توان از راهکارهای کم هزینه‌تر ولی کاربردی‌تر برای کاهش هزینه ایمیل سازمانی استفاده کرد.

مزایای کاربرد ایمیل سازمانی در ارتباطات سازمان

طبق آمار بدست آمده از انجمن اطلاعات و بازاریابی، روزانه چندین میلیارد ایمیل در دنیا ارسال و دریافت می‌شود. از این حجم پیام، درصد بسیار زیادی را ایمیل‌های سازمانی تشکیل می‌دهند، ایمیل‌هایی که از یک سازمان برای افراد یا سایر سازمان‌ها ارسال شده‌اند. این که سازمان‌ها بجای ارسال فکس، نامه کاغذی و تماس تلفنی، از ایمیل برای برقراری ارتباط استفاده می‌کنند، به دلیل مزایای کاربردی است که ایمیل سازمانی در اختیارشان قرار داده است. از جمله مزایای ایمیل سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

برقراری ارتباطات هدفمند بین بخش‌های داخلی سازمان و مشتریان

سرویس ایمیل سازمانی، این امکان را فراهم می‌کند که فهرست آدرس‌های سراسری برای سازمان ایجاد شده و در اختیار همه کارمندان قرار بگیرد. در این فهرست آدرس ایمیل تمامی کارمندان و تیم‌های کاری سازمان قرار خواهد گرفت و همه کاربران سازمان به آن دسترسی دارند. کاربران پس از ورود به ایمیل سازمانی خود، می‌توانند آدرس ایمیل همکاران خود را در فهرست آدرس‌های سراسری جستجو کنند. همچنین، با توجه به امکان تعریف حساب‌های کاربری متعارف نظیر support@companyname.com، کارمندان بدون نیاز به شناختن همکاری از واحد پشتیبانی و درخواست‌ پشتیبانی را مستقیم برای این آدرس می‌فرستند.

از دید مخاطبان هم ردیابی و پیگیری ایمیل‌های دریافت شده از طرف سازمانی که از برند خود به عنوان دامنه ایمیل سازمانی استفاده کرده است، راحتتر است. فرض کنید چند نفر از کارمندان شما در ایمیل‌های جداگانه برای یک مشتری بالقوه ایمیل‌ فرستاده باشند. اگر از ایمیل سازمانی خود استفاده کنند بدون درنظر گرفتن نام فرستنده، دامنه متعلق به شما در تمام آدرس ایمیل‌ها ثابت است. مثلا اگر دامنه شما companyname.com@ باشد، فرقی نمی کند شخص تماس گیرنده آقای احمدی باشد یا آقای اکبری، مخاطب به راحتی با جستجوی دامنه شما، به همه پیام‌های سازمان شما خواهد رسید.

کاهش هزینه‌های ارتباطی

ارسال نامه‌های کاغذی و کاتالوگ‌های چاپ شده علاوه بر هزینه بالایی که دارد، آسیب‌های غیرقابل جبران زیست محیطی هم در پی دارد. اما شرایطی وجود دارد که برای تبادل برخی مستندات محرمانه، نامه‌ها و پیام‌های داخلی سازمان نیاز به بستری امن با رعایت محرمانگی بالا داریم. این مسئله برای کاتالوگ‌های تبلیغاتی؛ تراکت‌ها و اعلامیه‌ها هم صدق می‌کند.

در صورتی که بستر ایمیل سازمانی، تمامی ویژگی‌های یک سرویس امن و مطمئن را داشته باشد، محل ذخیره‌سازی اطلاعات ایمیل‌ها در دسترس سازمان باشد، می‌توان از ایمیل سازمانی برای تبادل این دست مستندات استفاده کرد.

با استفاده از بستر ایمیل سازمانی، هزینه ارتباطات داخل سازمان هم به دلیل برخورداری از قابلیت به اشتراک‌گذاری مستندات بسیار کاهش پیدا می‌کند. استفاده از ایمیل سازمانی میزان مصرف کاغذ را کاهش می‌دهد و علاوه بر پیشگیری از هزینه‌های مازاد به حفظ محیط زیست هم کمک می‌کند.

افزایش اعتماد و بالارفتن امنیت

داشتن ایمیل سازمانی علاوه بر سهولت ارتباطات، نقش مهمی در اعتبار و هویت کسب‌و‌کار دارد. ایمیل سازمانی چون همنام با نام دامنه شرکت یا سازمان شماست سبب بالارفتن اعتبار برند شده و مشتریان راحت‌تر به سازمان شما اعتماد می‌کنند. همچنین بخاطر اعمال پروتکل‌های امنیتی و پیشرفته بخوبی از اطلاعات شما محافظت می‌کند.

قابلیت‌های غیر کارکردی و ابزارهای تکمیلی

امکان تبادل پیام، قابلیت پایه‌ای و اولیه سرویس ایمیل است. اما سرویس ایمیل باید بتواند این اطمینان خاطر را برای کاربران خود فراهم کند که پیام‌های کاربران را از بستری امن و پایدار را فراهم می‌کند، به این مفهوم که پیام‌ها همه در بستری امن رد و بدل می‌شوند و سرویس ایمیل هم در هر شرایطی در دسترس است و پیام‌ها را ارسال و دریافت می‌کند.

از طرفی، با توجه به ماهیت ارتباطی ایمیل، در صورتی که ابزارهای دیگری نظیر تقویم سازمانی، فضای ابری سازمانی، فهرست مخاطبان سازمانی و …. در بستر ایمیل فراهم باشد، بستر ایمیل سازمانی تبدیل به ابزار Collaboration و تعامل کاملی می‌شود. اتصال سرویس ایمیل به سایر خدمات زیرساختی سازمان و استفاده بهینه از قابلیت‌های آن جهت برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، سرویس ایمیل سازمانی را برای کسب و کارها به ابزاری بسیار استراتژیک و کلیدی تبدیل می‌کند.

ایمیل سازمانی

ساخت ایمیل سازمانی

برای ساخت ایمیل سازمانی چند مرحله و چند روش وجود دارد. در ابتدا، لازم است یک دامنه اختصاصی با نام کسب و کار خود داشته باشید. در قدم بعد، باید تنظیماتی را در DNS انجام دهید که سرویس ایمیل سازمانی خود را به دیگر سرویس‌دهندگان ایمیل معرفی کنید.
مرحله بعد انتخاب سرویس ایمیل است که برای این کار سه راه وجود دارد:

  • استفاده از ایمیل تحت هاست: ایمیل هاست؛ یک سرویس ابتدایی ایمیل با حداقل امکانات در اختیار شما می‌گذارد. سرویس ایمیل تحت هاست، به عنوان یک سرویس جانبی عرضه می‌شود که پشتیبانی و راهبری آن به عهده کاربر است.
  • استفاده از ابزارهای متن باز: ابزارهای ارتباط سازمانی یا collaboration متن بازی هستند که به صورت رایگان در اینترنت در دسترس هستند. نصب، راه‌اندازی، راهبری و پشتیبانی این سرویس‌ها تماما به عهده کاربر است و نیاز به دانش فنی عمیق و تجربه بالا دارد.
  • خرید سرویس ایمیل سازمانی: انتخاب یک سرویس‌دهنده ایمیل سازمانی و خرید سرویس ایمیل از آن، یکی از هوشمندانه‌ترین و سریع‌ترین روش‌ها برای دستیابی به یک ابزار ارتباطی پیشرفته و کامل است. تمامی فرایندهای راه‌اندازی و پشتیبانی این سرویس‌ها بر عهده شرکت ارائه دهنده ایمیل خواهد بود و کاربر می‌تواند فارغ از تمامی دغدغه‌های مربوط به ایمیل سازمانی، روی کسب و کار خود متمرکز شود.

برای اطلاعات بیشتر مقاله ساخت ایمیل سازمانی و ویژگی‌های مهم آن را مطالعه کنید.

سرویس میزبانی یا هاست (Host) چیست؟

سرویس میزبان یا host به فضایی در بستر اینترنت گفته می‌شود که برای راه‌اندازی سایت، ذخیره اطلاعات یا راه‌اندازی اپلیکیشن برای ارتباط با مخاطبان استفاده می‌شود. تمامی سایت‌هایی که در بستر اینترنت وجود دارند، برای نگهداری و ذخیره‌سازی اطلاعات و فایل‌های سایت خود به فضا یا حافظه‌ای روی شبکه اینترنت نیاز دارند. در واقع هاست یک فضای ذخیره‌سازی است که شما می‌توانید از طریق یکی از وبسایت‌های ارائه‌دهنده خدمات هاست اقدام به خرید آن نمایید.

شرکت‌ های ارائه دهنده ایمیل سازمانی

پس از این که سرویس ایمیل به عنوان یک ابزار ارتباطی رسمی برای کسب و کارها مورد استفاده قرار گرفت، شرکت‌های توسعه‌دهنده محصولات نرم افزاری در سراسر دنیا به فکر ارائه این خدمات به متقاضیان و کسب و کارها افتادند. یکی از دلایل مهم استقبال از این محصولات در بازار این بود که عملا کسب و کارها توانستند تمامی دغدغه‌های موجود برای راه‌اندازی سرویس ایمیل را به یک شرکت دیگر برون سپاری کرده و با تنها با پرداخت هزینه سرویس ایمیل، از مزایای آن بهره مند شوند.
محصولاتی که به صورت سازمانی و Enterprise عرضه می‌شوند، معمولا غیر رایگان هستند و باید هزینه استفاده از این خدمات به شرکت ارائه دهنده این خدمات پرداخت شود.
از مهمترین شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل سازمانی بین‌المللی می‌توان به شرکت گوگل با محصول Google Workspac، شرکت مایکروسافت با محصول Microsoft Exchange، شرکت زهو با محصول Zoho و شرکت زیمرا با محصول Zimbra Collaboration Suite و از شرکت‌های مطرح ایمیل سازمانی کشور به شرکت آریس با محصول اپیک و توکا اشاره کرد.
 البته در کنار اسم و رسم شناخته شده شرکت‌های بین المللی، نکات بسیاری وجود دارد که باید در انتخاب ایمیل سازمانی به آن توجه داشت. به عنوان مثال، علیرغم نام پر آوازه‌ مایکروسافت؛ محصول اکسچنج این شرکت مدتیست با آسیب‌پذیری‌های بسیار پر خطر روبرو شده است و دائما پچ‌ها و آپدیت‌های زیادی برای رفع این آسیب‌پذیری‌ها عرضه می‌کند.
از سویی، امکان دسترسی فیزیکی به سرورهای ایمیل هم برای بسیاری از سازمان‌ها و کسب وکارهای بزرگ اهمیت دارد که عملا در شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل ابری خارج از کشور، مقدور نیست.  

چطور ایمیل سازمانی بسازیم؟

همانطور که گفته شد، برای ساختن ایمیل سازمانی راه‌های مختلفی وجود دارد. اما قبل از هر چیز، باید تخمین درستی از نیازمندی خود داشته باشیم تا سرویس ایمیلی متناسب با کسب وکار خود انتخاب کنیم. این تخمین شامل تعداد کاربر، فضای ذخیره‌سازی مورد نیاز، تعداد دامنه و امکاناتی نظیر بک آپ، سرویس‌های امنیتی و سایر نیازمندی‌ها هستند. بنابراین، بهتر است میزان تبادل پیام خود را در یک بازه یک ماهه یا سه ماهه تخمین بزنیم.

مرحله بعد، انتخاب سرویس‌دهنده‌ای است که بتواند نیازمندی‌های ما از سرویس ایمیل سازمانی را به بهترین شکل پاسخ داده و از نظر اقتصادی هم مقرون به صرفه باشد. برخی از سرویس‌دهندگان ایمیل، بسته‌های مختلف و متنوعی را برای کاربردهای مختلف طراحی کرده‌اند. همچنین در برخی از این سرویس‌دهندگان، نحوه محاسبه صورت‌حساب، به اندازه میزان مصرف یا PAYG است تا مشتریان همان اندازه‌ای که از سرویس مصرف کرده‌اند پرداخت کنند نه بیشتر.

در سرویس ایمیل اپیک بسته‌های متنوعی با همین منظور طراحی شده است که می‌تواند روی سرویس ابری یا بصورت نصب در محل مشتری عرضه شود. سرویس نصب در محل مشتری بیشتر برای سازمان‌هایی مناسب است که از قبل زیرساخت آماده‌ای دارند و تمایل دارند سرویس در زیرساخت سازمان آنها نصب شود. سرویس ابری برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی چابک مناسب است که سرعت راه‌اندازی و هزینه کم سرویس ایمیل برایشان اهمیت دارد و می‌توانند از مزایای سرویس ایمیل ابری بهره‌مند شوند.

خرید ایمیل سازمانی

پس از ثبت نام و ورود به پنل اپیک شما می‌توانید بسته به نیاز سازمان تعداد حساب‌های کاربری و دامنه مورد نیاز سازمان خود را مشخص کرده و برای هرکدام از کارکنان خود ایمیل سازمانی ایجاد کنید.

تفاوت ایمیل شخصی و شرکتی

کاربران معمولا از سرویس‌های ایمیل‌های رایگان برای ساختن ایمیل‌های شخصی خود استفاده می‌کنند، چون به سادگی در دسترس همه هستند. ایمیل‌های رایگان ممکن است برای برقراری ارتباط با دوستان و آشنایان و پیام‌های غیر رسمی گزینه مناسبی باشند، ولی قطعا گزینه مناسبی برای ارسال ایمیل‌های کاری و رسمی نیستند.

هر کسی از هر جای دنیا می‌تواند با پر کردن یک فرم با اطلاعات جعلی یا واقعی، یک ایمیل رایگان داشته باشد. همین امر باعث شده خلافکاران و هکرها هم از ایمیل‌های رایگان برای اهداف خرابکارانه خود استفاده کنند. درنتیجه ایمیل‌های ارسال شده از دامنه‌های رایگان وجهه خوبی در کسب کارها ندارند. پیام‌های ارسالی از آدرس‌های ایمیل و رایگان ممکن است توسط دریافت کنندگان ناامن تلقی شده و بدون این که خوانده شوند، مستقم به صندوق هرزنامه یا سطل زباله هدایت شوند. 

سرویس ایمیل‌ شرکتی یا سازمانی این امکان را به شما می‌دهد که ایمیل‌های خود را از طریق دامنه‌ایی که متعلق به یک کسب و کار قابل دسترسی است؛ ارسال کنید. بنابراین هم نام و هم کسب و کار شما، هنگامیکه اقدام به ارسال ایمیل می‌کنید برای افراد قابل مشاهده خواهد بود. ایمیل سازمانی علاوه براینکه شرکت و سازمان شما را حرفه‌ای جلوه می‌دهد؛ باعث جلب اعتماد مخاطبان خواهد شد.

شما به عنوان صاحب یک کسب و کار، باید به این مسئله توجه داشته باشید که استفاده از ابزار اختصاصی در مقابل ابزار رایگان، روی نحوه برخورد دیگران با شما بسیار موثر است. فرض کنید برای شرکت در مناقصه یا ارسال اطلاعیه‌های بازاریابی به یک شرکت معتبر داخلی یا خارجی می‌خواهید از بستر ایمیل استفاده کنید. ارسال مدارک با یک ایمیل سازمانی می‌تواند اعتبار برند و سازمان شما را در ذهن مخاطب تثبیت کند و در رقابت با کسانی که از ایمیل رایگان استفاده کرده‌اند، یک قدم جلوتر هستید.

همچنین در صورتی که با ایمیل سازمانی خود در همایش‌ها، انجمن‌ها و برخی رویدادهای مهم ثبت‌نام کنید، ایمیل شما در معرض دید افراد بیشتری قرار می‌گیرد و از این طریق نام دامنه خود را نیز به آنها معرفی می‌کنید. در واقع با این روش و از طریق آدرس ایمیل، سایت شما نیز بیشتر در معرض بازدید بیشتری قرار می‌گیرد و روی بهبود رتبه شما در گوگل تاثیر مثبتی خواهد داشت.

خرید ایمیل سازمانی

شاید با وجود امکان استفاده از ایمیل‌های رایگان یا ایمیل‌های تحت هاست، این سوال برای کسب و کارها پیش بیاید که چرا باید برای استفاده از بستری که به صورت رایگان وجود دارد، هزینه کرده و به سراغ خرید ایمیل سازمانی رفت؟

پاسخ این سوال بسیار ساده است، ایمیل‌های رایگان هزینه‌های دیگری را به کسب و کارها تحمیل می‌کنند، که ممکن است در ابتدای امر مشخص نباشند. اولین و مهمترین مسئله، امنیت پیام‌ها و اطلاعاتی است که در بستر ایمیل رد و بدل می‌شود. سرویس‌های رایگان درآمد خود را از ارائه تبلیغات هدفمند مبتنی بر شناخت کاربران کسب می‌کنند. در نتیجه، برای خدماتی که ارائه می‌دهند، از اطلاعات کاربران برای ارسال تبلیغات هدفمند استفاده می‌کنند. از سوی دیگر، سرویس‌های رایگان هیچ تعهدی برای ارائه پشتیبانی و خدمات بازیابی در صورت بروز مشکل ندارند. این مسئله را با احتمال اسپم شدن ایمیل‌های رایگان در مقصد و عدم اعتماد مخاطبان به این دامنه‌ها در نظر داشته باشید.

برای ایمیل‌های تحت هاست هم وضعیت بهتر از این نیست، چرا که بر اساس تحقیقات، سرویس‌های تحت هاست، امکان دارد به دلایل مختلف از دسترس خارج شوند. عدم وجود پشتیبانی تخصصی و امکانات حداقلی این سرویس‌ها، عدم امکان سفارشی سازی و …. کاربران این سرویس‌ها را از تجربه استفاده از یک سرویس کارآمد و حرفه‌ای محروم کرده است.

از طرف دیگر حتی استفاده از ایمیل سرورهای سازمانی خارجی مانند مایکروسافت اکسچنج (Microsoft Exchange) یا گوگل ورک اسپیس (Google Workspace) نیز به دلیل هزینه‌های پیاده‌سازی، نگهداری و پشتیبانی از نظر اقتصادی برای سازمان‌ها مقرون بصرفه نیست. همچمین با توجه به مشکلات امنیتی پی در پی محصول ماکروسافت اکسچنج که در سالهای اخیر رخ داده است، به نظر می‌رسد این محصول انتخاب درستی برای سازمان‌های مهم و استراتژیک نیست. بنابراین باید راهکاری انتخاب شود که در سطح کلان؛ ما را از مشکلات امنیتی یا مسائل پشتیبانی آسوده خاطر کند.

سرویس توکا، با تمرکز بر ایجاد بستری امن و پایدار، یکی از پرچمداران ارائه خدمات ارتباط سازمانی مبتنی بر ایمیل است و با ایجاد بسترهای متنوعی از سرویس‌ها، برای همه کسب و کارها محصولات مناسبی فراهم کرده است. سرویس‌های توکا به دو صورت ابری (اپیک) و نصب در محل مشتری (کلاسیک) می‌تواند گزینه بسیار خوبی برای سازمان شما باشد. برای خرید ایمیل شرکتی می‌توانید از سرویس ایمیل ابری اپیک استفاده کنید که از نظر هزینه و سرعت راه‌اندازی بسیار چابک و مقرون به صرفه است. این سرویس‌ها با بهره‌گیری از قوی‌ترین زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری جهت ارائه بهترین و بالاترین کیفیت برای سازمان‌ها تهیه و راه‌اندازی شده‌اند.

می‌توانید با مراجعه به پنل مشتریان اپیک، از بخش خرید، با سرویس‌ها و بسته‌های متنوع آشنا شده و بسته به نیاز سازمان خود اقدام به خرید هر یک از موارد نمایید.