شناخت ایمیل سازمانی

برای پاسخ به این سوال بد نیست به این اشاره کنیم که  همه عبارات “ایمیل شرکتی”، “ایمیل سازمانی”، “ایمیل اختصاصی”، “ایمیل تجاری”، “ایمیل رسمی” و اصطلاحاتی از این دست، در مورد سرویس ایمیلی به کار برده می‌شود که مالکیت آن به یک شخص حقیقی یا یک کسب و کار تعلق دارد.

البته در ادبیات کسب و کار، اصطلاح “سازمان” برای کسب و کارهای خیلی بزرگ و دارای ساختار سازمانی اطلاق می‌شود و اصطلاح “شرکت” به همه کسب و کارهایی اعم از شرکت‌های بسیار کوچک و شرکت‌های متوسط تا شرکت‌های خیلی بزرگ اطلاق می‌شود.

البته با توجه به این که معمولا سازمان‌ها ایمیل سازمانی خود را روی بستر شبکه و زیرساخت خود راه‌اندازی می‌کنند، ایمیل سازمانی به صورت نصب در محل یا On-premise  راه‌اندازی می‌شود. شرکت‌ها و کسب و کارهایی که تمایل دارند سرویس ایمیل خود را با هزینه کمتر و در زمان سریع‌تری راه‌اندازی کنند، معمولا از سرویس ایمیل ابری برای راه‌اندازی ایمیل شرکتی استفاده می‌کنند. اگر برای انتخاب نوع سرویس ایمیل خود سوالی دارید،  صفحه تفاوت سرویس ایمیل شرکتی و ایمیل سازمانی را مطالعه کنید.

ایمیل اینفو یا info یک آدرس ایمیل بسیار متداول است، آدرس ایمیلی است که معمولا شرکت‌ها و سازمان‌ها یا کسب و کارهای کوچک، از آن برای ارتباط با مشتریان خود استفاده می‌کنند. در مقاله ایمیل اینفو چیست به طور کامل به معرفی ایمیل اینفو و مزیت ساخت و استفاده آن برای کسب و کارها پرداخته‌ایم. آدرس ایمیل اینفو روی دامنه اختصاصی سازمان یا شرکت ساخته می‌شود و به شکل info@domain.com روی دامنه domain.com تعریف می‌شود.

اما جیمیل یک سرویس ایمیل رایگان است که همه می‌توانند یک یا چند آدرس ایمیل روی این سرویس با دامنه gmail.com برای خود بسازند. آدرس جیمیل مثل یک آدرس ایمیل عمومی است که همه می‌توانند داشته باشند، اما ایمیل اینفو که روی دامنه اختصاصی ایجاد شده باشد، تنها توسط مالک آن دامنه ساخته می‌شود.

کسب و کارهایی که از جیمیل برای ارسال و دریافت پیام‌های تجاری و رسمی خود می‌کنند از دید کاربران اعتبار ندارند، زیرا هر کسی می‌تواند با ساختن حساب کاربری مشابه با نام ایمیل آنها روی جیمیل، ادعا کند از طرف آنها ایمیل می‌زند.

ایمیل رسمی، روی یک دامنه اختصاصی ساخته می‌شود.  حساب ایمیل رسمی برای یک دامنه مانند domain.com معمولا به فرمت‌های زیر ساخته می‌شود:

  • ali.akbari@domain.com  با استفاده از ترکیب نام و نام خانوادگی شخص معینی ساخته می‌شود.
  • info@domain.com یک آدرس ایمیل متعارف  برای ارسال و دریافت پیام‌های عمومی مشخصی ایجاد می‌شود.
  • no-reply@domain.com آدرس ایمیلی که صرفا برای ارسال پیام استفاده می‌شود و ایمیل‌های دریافتی آن بررسی نمی‌شوند.
  • sales@domain.com آدرس ایمیل متعلق به یک واحد سازمان مانند واحد فروش است که ایمیل‌های دریافتی را به دست تمام کارکنان واحد فروش می‌رساند.

خیر. همانطور که در معرفی ایمیل اینفو شرح داده شده است، آدرس ایمیل اینفو روی دامنه اختصاصی ساخته می‌شود. بنابراین، بدون داشتن یک دامنه اختصاصی نمی‌توان ایمیل اختصاصی یا رسمی ساخت. 

شما با خرید یک domain یا دامنه مالکیت آن را در اختیار خواهید داشت و در صورتی که از قبل دامنه‌ای خریداری کرده‌ باشید و دامنه شما معتبر باشد، می‌توانید روی همان دامنه ایمیل اینفو خود راه‌اندازی کنید.

بله، برای این که سرویس ایمیل سازمانی داشته باشید، نیازی نیست که سایت یا هاستی در اختیار داشته باشید. همانطور که در مقاله خرید سرویس ایمیل بدون هاست توضیح داده شده است، سرویس ایمیل ابری اپیک تنها روی دامنه شما قابل تنظیم است و با خرید یک دامنه و سرویس ایمیل، در کمترین زمان می‌توانید سرویس ایمیل خود را روی دامنه اختصاصی‌تان در اختیار داشته باشید.

دامنه ایمیل سازمانی

دامنه یا domain آدرسی است که معرف خدمات شما در اینترنت است. در نتیجه زمانی که تصمیم به ورود به  اینترنت بگیرید، باید یک آدرس یا نشانی برای خود داشته باشید. شما با استفاده از این آدرس دامنه می‌توانید سرویس‌های مختلف شما از جمله سایت، ایمیل، برنامه‌ها و …. را به مخاطبانتان ارائه کنید.

مثلا example.com، example.ir، akbari.com چند نام دامنه متفاوت هستند.

هر دامنه ترکیب منحصر به فرد از کاراکترها، اعداد و کاراکترهای خاص است که از دو بخش (top-level-domain و second-level-domain) تشکیل می‌شود. این دو بخش با یک “.” از هم جدا شده‌اند.

شما با خرید یک دامنه، برای مدت معینی مالک آن دامنه خواهید بود و برای مثال اگر مالک دامنه example.com باشید، می‌توانید آدرس وب‌سایت خود را روی www.example.com تنظیم کرده و همچنین ایمیل اینفوی خود را به آدرس info@example.com روی دامنه example.com ایجاد کنید.

خیر. خدمات اپیک، ارائه سرویس ایمیل ابری و محصولات تکمیلی مربوط به سرویس ایمیل است و فروش دامنه خارج از حوزه کاری اپیک است. برای خرید دامنه می‌توانید به شرکت‌های ارائه دهنده دامنه مانند server.ir یا nic.ir مراجعه فرمائید.

نام دامنه شما، نشانی شما در بستر اینترنت است. بنابراین، بسته به این که برای چه هدفی دامنه خریداری می‌کنید، می‌توانید نام دامنه خود را متناسب با آن هدف انتخاب کنید.

به عنوان مثال برای کاربردهای شخصی، مانند وبلاگ، ایمیل شخصی و پرسنال برندینگ می‎توانید از نام و نام خانوادگی خود برای ثبت دامنه استفاده کنید.

همچنین در صورتی که کسب و کار شما یک نام تجاری دارد و می‌خواهید برای آن کسب وکار سایت، ایمیل اینفو و سایر سرویس‌های اینترنتی راه‌اندازی کنید، می‌توانید نام دامنه را مشابه نام تجاری کسب و کار خود انتخاب و ثبت نمایید.

همانطور که در مقاله معرفی انواع پسوند ایمیل توضیح داده شده است، دامنه‌ از یک نام به همراه یک پسوند تشکیل شده است. پسوند ir مربوط به دامنه‌های ایرانی است و پسوند com که مخفف commercial است، عموما برای دامنه‌هایی با اهداف تجاری استفاده می‌شود. البته پسوندهای دیگری هم مانند .net یا .info وجود دارند که در مقاله گفته شده کاربرد هر یک توضیح داده شده است. پیشنهاد می‌شود پیش از انتخاب دامنه  برای سرویس ایمیل خود، مقاله فوق را مطالعه کنید.

برای تهیه دامنه می‌توانید به سایت‌های فروش دامنه مانند Server.ir یا nic.ir مراجعه کنید.

زمانی که دامنه خریداری می‌کنید، مدت زمانی طول می‌کشد تا دامنه شما تایید شود، این فرایند برای دامنه‌های .ir معمولا بین یک تا سه روز زمان می‌برد. 

از طرفی، غیر از تائید دامنه، زمانی که شما تنظیمات  رکوردهای  DNS را برای سرویس ایمیل روی NS Server دامنه اضافه می‌کنید، فرایند انتشار این رکوردها روی تمام سرورهای اینترنت بین 48 تا 72 ساعت زمان می‌برد.

این زمان‌ها برای هر دامنه جدیدی که خریداری شده یا رکوردهای آن به روزرسانی شود باید طی شود.

سرویس ایمیل اپیک، یک سرویس ایمیل ابری است که از قبل راه‌اندازی شده است. در نتیجه به محض این که تنظیمات دامنه شما انجام شود، روی دامنه شما در دسترس قرار می‌گیرد.

این زمان خارج از کنترل یا دسترسی اپیک است و برای هر سرویس دیگری هم به همین صورت است.

بله، در صورتی که می‌خواهید روی چند دامنه خود سرویس ایمیل داشته باشید، می‌توانید با خرید یک سرویس ایمیل و انتخاب تعداد دامنه درمورد نیاز، سرویس ایمیل را برای آن دامنه‌ها خریداری نمایید. در گام راه‌اندازی به ازای تک تک دامنه‌ها تنظیمات مربوط به رکوردهای DNS دامنه به طور جداگانه توسط تیم پشتیبانی انجام شده و در اختیار شما قرار می‌گیرد.

در نتیجه سرویس ایمیل شما برای دامنه‌های مختلفتان راه‌اندازی خوداهد شد و می‌توانید حساب‌های کاربری را روی این دامنه‌ها ایجاد نمائید.

نحوه تنظیم رکوردهای DNS دامنه برای ایمیل سازمانی

زمانی که دامنه خریداری می‌کنید، یک نام کاربری و گذرواژه برای ورود به سایتی که خرید را از طریق آن انجام داده‌اید، در اختیار شما قرار می‌گیرد. با ورود به سایت می‌توانید دامنه خریداری شده خود را مشاهده کنید و به تنظیمات آن دسترسی داشته باشید.

 در صورتی که از قبل دامنه خریداری کرده باشید و به Name Server دامنه دسترسی داشته باشید، نیازی به ورورد به پنل تنظیمات دامنه ندارید و فقط کافی است رکوردهای DNS را در Name server خود اضافه کنید.

دامنه شما یک نام منحصر به فرد است که می‌توانید سرویس‌های مختلفی را توسط آن دامنه در اینترنت به سایر سرویس‌دهندگان و کاربران ارائه کنید. برای این کار باید آدرس واقعی یا آدرس IP سرویس‌های مختلف دامنه خودتان را در محلی به نام NS Server آن دامنه قرار دهید. به این ترتیب شما آدرس واقعی سرویس‌هایی که با دامنه‌تان مرتبط است را به سایر سرورها در اینترنت اعلام می‌کنید.

این آدرس‌ها و اطلاعاتی که در NS Server قرار می‌گیرند، رکوردهای DNS نام دارند.

برای این که بتوانید روی دامنه‌تان سرویس ایمیل داشته باشید، باید  رکوردهای زیر باید در NS Server  دامنه شما اضافه شوند:

  • Cname record
  • Mx record
  • SPF Record
  • DKIM Record
  • DMARC Record
  • Google record

بعد از این که سرویس ایمیل اپیک را خریداری کردید، رکوردهای سرویس ایمیل شما توسط تیم پشتیبانی اپیک تهیه شده و در قالب یک فایل text مشابه شکل زیر به شما تحویل داده می‌شود.
نمونه رکوردهای DNS برای دامنه Example.com
این رکوردها حاوی اطلاعات سرویس ایمیل شما است و باید در NS server دامنه شما اضافه شوند.

آدرس Name server دامنه شما در تنظیمات دامنه (پنل مدیریت دامنه) قرار دارد.

در پنل مدیریت دامنه، شما می‌توانید اطلاعات مربوط به NS server دامنه خود را پیدا کرده و در صورت نیاز آن را ویرایش نمایید.

برای ورود به پنل مدیریت دامنه از نام کاربری و گذرواژه‌ای که زمان خرید دامنه از سایت ارائه دهنده دامنه دریافت کرده‌اید استفاده کنید.

شما برای اضافه کردن رکوردهای DNS سرویس ایمیل که توسط تیم پشتیبانی اپیک در اختیار شما قرار می‌گیرند، باید ابتدا وارد NS Server دامنه خودتان شوید تا این رکوردها را در آنجا اضافه کنید.

این کار برای NS Server های مختلف به روش‌های متفاوتی انجام می‌شود. در راهنمای تنظیمات DNS نحوه تنظیم این رکوردها روی دو NS Server مختلف ارائه شده است.

در اینترنت برای پیدا کردن آدرس واقعی یا IP آدرس سرویس‌ها از رکوردهای DNS استفاده می‌شود و در نتیجه رکوردهای DNS سرویس ایمیل شما، آدرس سرویس ایمیل شما را به همه سرورهای اینترنت معرفی می‌کنند

در صورتی که شما این رکوردها را در NS Server دامنه خودتان که محل معرفی آدرس واقعی سرویس‌های شماست وارد نکنید، هیچ سرور ایمیلی نمی‌تواند سرویس ایمیل شما را پیدا کند.

در صورتی که برای دامنه خود NS Server ندارید، ما می‌توانیم رکوردهای شما را در NS Server متعلق به اپیک اضافه کنیم.

برای این کار باید دسترسی به تنظیمات دامنه خودتان را در اختیار کارشناسان اپیک قرار دهید تا بتوانند NS Server را تغییر دهند.

ویژگی سرویس اپیک و تفاوت سطوح سرویس

سرویس ایمیل ابری اپیک در چهار سطح مختلف ارائه شده است که با مراجعه به صفحه هر کدام از این محصولات می‌توانید اطلاعات بیشتری در مورد این بسته‌ها کسب کنید:

همچنین در صفحه محصولات ابری اپیک، می‌توانید ویژگی‌های این چهار سطح را در یک جدول با هم مقایسه کنید.

اپلیکیشن‌های همراه توکا و تقویم توکا دو برنامه کاربردی برای دستگاه‌های اندرویدی هستند که در سطح سرویس طلایی در اختیار مشتریان قرار می‌گیرند.

برای اطلاعات بیشتر می‌توانید به صفحه معرفی همراه توکا و معرفی تقویم توکا مراجعه نمایید.

برای خرید سرویس ایمیل ابری اپیک شما باید در پنل مشتریان اپیک ثبت نام کرده و سپس با مراجعه به منوی محصولات سرویس ایمیلی مناسب با نیازمندی خود انتخاب و خرید نمایید.

سرویس ایمیل ابری اپیک در سطوح مختلف خود بازه زمانی پشتیبانی را بسته به سطح نیاز مشتریان تنظیم کرده است. به همین دلیل در سطح پشتیبانی طلایی، معنای 7*24  به معنی پشتیبانی در 24 ساعات شبانه روز در 7 روز هفته است.

همچنین منظور از 6*10 به معنی پشتیبانی در 10 ساعت از روز در همه روزهای هفته به جز روز جمعه است.

پنل مدیریت اپیک و خرید ایمیل

زمانی که شما در پنل اپیک ثبت نام می‌کنید، یک شماره موبایل و یک آدرس ایمیل در پنل وارد می‌کنید. از این آدرس و شماره موبایل برای تماس با شما و تبادل اطلاعات با شما استفاده می‌شود.

زمانی که آدرس ایمیل سازمانی شما در پنل اپیک ساخته شد، آدرس سرویس ایمیل سازمانی و نام حساب کاربری برای شما به آدرس ایمیلی که در پنل ثبت نام وارد کرده بودید، ارسال می‌شود.

برای امنیت بالاتر، گذرواژه ایمیل سازمانی شما به طور جداگانه در یک پیامک برای شماره موبایلی که زمان ثبت نام وارد کرده بودید، ارسال خواهد شد. بنابراین باید شماره تلفن و ایمیلی در پنل ثبت نامی وارد کنید که به هر دوی آنها دسترسی داشته باشید.

در صورتی که نام کاربری یا گذرواژه پنل کاربری اپیک را فراموش کرده‌اید، با مراجعه به بخش فراموشی رمز عبور می‌توانید مجددا درخواست گذرواژه جدید را ثبت کنید. شما می‌توانید در صورت نیاز به راهنمای بازیابی گذرواژه مراجعه فرمائید.

 توجه داشته باشید که برای بازیابی گذرواژه حتما باید به شماره تلفن همراهی که در زمان ثبت نام وارد کرده بودید، دسترسی داشته باشید. زیرا کد بازیابی گذرواژه برای این شماره ارسال می‌شود.

به منظور حفظ امنیت حساب کاربری ایمیل شما، ما گذواژه و نام کاربری سرویس ایمیل را از دو مسیر جداگانه در اختیار شما قرار خواهیم داد. به همین دلیل نام کاربری و آدرس سرویس ایمیل را به وسیله پیام ایمیل و گذرواژه از طریق پیامک و به شماره‌ای که در پنل با آن ثبت نام انجام داده‌اید، ارسال خواهد شد.

برای یافتن آدرس سرویس ایمیل و نام کاربری، باید به ایمیلی که در زمان ثبت نام در پنل وارد کرده‌اید مراجعه نمایید و به دنبال پیامی از طرف info@appeyk.com بگردید.

البته ممکن است در برخی از سرویس‌گیرندگان ایمیل به اشتباه پیام را به عنوان SPAM شناسایی کرده باشد. صورتی که در صندوق دریافت خود ایمیلی از اپیک دریافت نکرده بودید، پیش از تماس با پشتیبانی، پوشه اسپم را بررسی بفرمائید.

ممکن است به صورت موقت درگاه خرید سرویس ایمیل اپیک یا درگاه پرداخت آنلاین دچار مشکل شده باشند. در این شرایط شما می‎توانید ضمن ارتباط با کارشناسان ما از طریق درگاه گفتگوی آنلاین، مسیر انتخاب و خرید محصول را ادامه داده و فرایند خرید سرویس ایمیل را تکمیل نمایید.