چرا امنیت ایمیل اهمیت دارد؟ همه نکات ایمیل امن را بشناسید

امنیت ایمیل، یک مفهوم کلان است که در توصیف فرایندها و تکنیک‌های محافظت از ارتباطات در بستر ایمیل استفاده می‌شود. امنیت ایمیل ضامن دسترس‌پذیری، جامعیت و معتبر بودن ارتباطات ایمیلی است. در این مقاله قصد داریم با هم به مفهوم امنیت ایمیل بپردازیم و نکات مهم و اصلی برای بهبود امنیت ایمیل را با هم مرور کنیم.

امنیت ایمیل چیست؟

سرویس ایمیل امروزه یکی از مهمترین بسترهای ارتباطی است که میلیاردها نفر از افراد و سازمان‌های مختلف در سراسر جهان از این طریق با همدیگر ارتباط برقرار کنند، به همین دلیل هم همواره در معرض حملات و تهدیدهای مختلفی قرار دارد. از جمله این تهدیدها می‌توان به ایمیل‌های فیشینگ، ایمیل‌های جعلی، اسپم‌های حاوی بدافزارها و باج افزارها، ایمیل‌های جعل هویت مدیران و حمله‌های ممانعت از سرویس یا DoS و بسیاری موارد دیگر اشاره کرد.

با وجود این دست حملات و تهدیدهایی که بطور مستمر و پویا در کمین ارتباطات رسمی و سازمانی است، مفهوم امنیت ایمیل یک نیاز اساسی و استراتژیک برای سازمان‌ها و شرکت‌ها به حسال می‌آید. سرویس ایمیل سازمانی یا ایمیل شرکتی بدون برخورداری از تدابیر امنیتی برای کاربران خود آسیب فراوانی به همرا خواهد داشت، و از این رو در مقوله ایمیل سازمانی یا ابزارهای ارتباط سازمانی و Collaboration، امنیت گامی فراتر از دریافت پیام‌های تهدیدآمیز یا دیگر پیام‌های ناخواسته (اسپم ها) و ارسال چنین پیام‌هایی است.

امنیت ایمیل چطور به خطر می‌افتد؟

شاید بسیاری از اتفاقاتی که برای سرویس ایمیل رخ می‌دهد، برای ما به عنوان کاربر نهایی شناخته شده نباشند. در این بخش قصد داریم تمامی مواردی که منجر به از دست رفتن امنیت ایمیل می‌شوند را بررسی کنیم.

نشت اطلاعات و امکان دسترسی غیر مجاز به ایمیل

اولین نگرانی در تبادل پیام ایمیل این است که پیام ایمیل توسط افراد دیگری بجر دریافت کننده قابل مشاهده و دسترسی باشد. زمانی که ایمیلی ارسال می‌شود، از نقطه ارسال توسط سرور مبدا، وارد شبکه اینترنت شده و از مسیر‌های غیر قابل نظارت و کنترل عبور خواهد کرد.حفظ امنیت مسیر انتقال ایمیل از مبدا به مقصد، یکی از راهکارهای بهبود امنیت ایمیل است. چرا که در این مسیر ممکن است ایمیل در معرض دسترسی هکرها قرار گرفته و اطلاعات ایمیل توسط آنها خوانده شده یا دست‎کاری شود.

تبادل بدافزارها و برنامه‌های مخرب توسط ایمیل

ارسال فایل‌های مخرب، نرم‌افزارهای جاسوسی و باج افزارها و بسیاری از این بد افزارها از طریق ایمیل یکی از روش‌های متداول برای نفوذ و حمله به سیستم‌های کاربران است. گاهی این برنامه‌های کاربردی در غالب یک فایل اجرایی پنهان شده در یک تصویر، فایل‌ Word، Excel یا هر فرمت دیگری در پیوست ایمیل‎‌ها برای کاربران ارسال می‌شوند. بنابراین، بررسی امن بودن محتوای ایمیل برای کاربران و سازمان‌ها هم یکی دیگر از راهکارهای بهبود امنیت ایمیل است.

ایمیل‌های فیشینگ و ایمیل‌های اسپم

متاسفانه این روزها حملات مهندسی اجتماعی و فیشینگ و ارسال ایمیل‌های جعلی بسیار متداول است. شیادان اینترنتی هر بار با روشی مبتکرانه اقدام به ایجاد و ارسال ایمیل‌های جعلی برای کاربران کرده و اطلاعات شخصی، محرمانه یا اعتباری کاربران را به سرقت می‌برند. تشخیص فرستنده جعلی از فرستنده واقعی پیام، و حذف خودکار پیام‌های جعلی پیش از آن که به دست مخاطب برسند، یکی از روش‌های بهبود امنیت ایمیل از حملات فیشینگ است.

حملات DoS

حملات جلوگیری از دسترسی به سرویس، به مجموعه حملاتی گفته می‌شود که یک مهاجم با ارسال درخواست‌های متعدد و به تعداد بالا، منجر به کند شدن سرویس یا در نهایت از کار افتادن سرویس شود. این دست حملات منحر به قطع ارائه خدمات به کاربران شده و ممکن است مدتی طول بکشد تا سرور بتواند به وضعیت سرویس‌دهی برگردد. این مسئله هم با استفاده از راهکارهای امنیتی، قابل جلوگیری و دفاع است.

هک شدن ایمیل و دسترسی غیر مجاز به سرویس ایمیل

عدم رعایت سیاست‌های امنیتی در انتخاب گذرواژه توسط کاربران ایمیل و همچنین عدم پشتیبانی از راهکارهای امن برای احراز هویت از سمت سرویس دهنده ایمیل؛ می‌تواند شرایط دسترسی‌ غیر مجاز به سرویس ایمیل را فراهم کند. سه مورد از مهمترین عوامل دسترسی غیر مجاز و در نتیجه هک شدن حساب ایمیل کاربران را می‌توان به ترتیب زیر دید:

• گذرواژه های ضعیف
• عدم پشتیبانی از احراز هویت چند عاملی
• عدم پشتیبانی از SSL

حفره‌های امنیتی در سرویس و سیستم‌های به روز رسانی نشده و قدیمی

تجربه نشان داده است که کاربران علیرغم این که از طرف ارائه دهندگان سرویس‌های خود تشویق به نصب پچ‌های امنیتی و به‌ روز رسانی‌های نرم افزار می‌شوند، این مورد را مهم قلمداد نکرده و به‌روز رسانی‌ها را به دلایل مختلف به تاخیر می‌اندازند. این مسئله منجر به باقی ماندن حفره‌های امنیتی آشکار در سیستم‌ها شده و در نهایت، می‌تواند منجر به سواستفاده از این حفره‌ها در آینده شود.

بالا بردن امنیت ایمیل و نکاتی برای داشتن ایمیل امن

برای برخورداری از امنیت سرویس ایمیل، باید به چند مسئله توجه داشته باشید. امنیت یک فرایند تخصصی و چند لایه است. به عبارت بهتر، در تمامی مراحل و لایه‌های تبادل پیام باید نکات امنیتی به خوبی رعایت شود تا یک ارتباط امن برقرار شود.

برای برخورداری از امنیت ایمیل، خصوصا در ایمیل‌های سازمانی و شرکتی، لازم است سرویس دهنده ایمیل، تمامی تمهیدات امنیتی روز دنیا را بکار بگیرد و دائم درحال بهبود و به‌روز رسانی ابزارهای خود باشد. در ادامه این قسمت، به برخی از مهمترین نکات برای بهبود امنیت ایمیل پرداخته‌ایم:

برخورداری از ابزارهای مدیریت هرزنامه 

سرویس‌های ایمیل سازمانی که به صورت تخصصی روی ارائه بستر ایمیلی امن و پایدار تمرکز کرده‌اند، از ابزارهایی برای تشخیص و پالایش هرزنامه بهره می‌برند و مانع از ورود هرزنامه یا Spamها به صندوق ورودی کاربران شما خواهند شد.

رمزگذاری ایمیل

رمزگذاری یکی از تکنیک‌های بسیار عالی برای تبادل پیام‌ها بصورت کاملا امن است و تضمین می‌کند که پیام در مسیر ارتباط دست نخورده باقی بماند. بسیاری از سرویس‌دهندگان ایمیل‌ شرکتی یا ایمیل سازمانی، محتوای پیام‌ها را با استفاده از تکنیک‌های رمزگذاری به  ترکیب نامفهومی از حروف، اعداد و نمادها تبدیل می‌کنند که فقط گیرنده اصلی پیام می‌تواند آنرا رمزگشایی کند.  

استفاده از آنتی ویروس‌ها

بررسی و نظارت بر محتویات فایل‌های پیوستی که در ایمیل‌ها متنقل می‌شود، توسط ابزارهایی نظیر آنتی ویروس‌ها انجام می‌شود. این ابزارها در صورتی که یک پیوست مشکوک یا مضر در ایمیل وجود داشته باشد، با مسدود کردن پیوست پیام، به کاربران هشدار می‌دهد که ایمیل حاوی اطلاعات مخرب است.

دروازه ایمیل امن (SEG)

دروازه امن ایمیل، بستری برای اعمال سیاست‌ها و ملاحظات امنیتی است که توسط مدیر فناوری سازمان روی سرویس ایمیل اعمال می‌شود. در نتیجه هر گونه ایمیلی که به صورت بالقوه خطرناک تشخیص داده می‌شود، پالایش شده و از ورود آن به صندوق دریافت کاربران جلوگیری می‌شود.

استفاده از احراز هویت چند عاملی (MFA)

احراز هویت چند عاملی، یکی از بهترین راهکارها و ابزارها برای حفاظت از حساب‎های کاربری و جلوگیری از دسترسی‌های غیر مجاز و هک شدن کاربران ایمیل است. این راهکار کاربران را ملزم به استفاده از چند عامل مجزا برای ورود به حساب کاربری می‌کند؛ تا در صورت از دست رفتن یکی از آنها (مثلا لو رفتن گذرواژه) کاربران غیر مجاز نتوانند توسط آن به حساب کاربر دسترسی داشته باشند.

ورود دو مرحله‌ای ایمیل

یکی از متداول‌ترین روش‌های ورود امن به سرویس ایمیل، استفاده از روش ورود دو مرحله‌ای است. در این روش، برای دسترسی به سرویس ایمیل نیاز به وارد کردن گذرواژه و یک کد است که معمولا توسط پیام کوتاه برای کاربران ارسال می‌شود. به این ترتیب حتی در صورتی که گذرواژه در معرض دسترسی دیگران قرار بگیرد، همچنان امکان ورورد به سرویس ایمیل برای دیگران بدون دسترسی به کد امنیتی ایمیل فراهم نخواهد بود.

آموزش کاربران

یکی از مهمترین نکات برای بهبود امنیت ایمیل را شاید بتوان در کاربران آموزش دیده و آگاه دید. کاربران ایمیل سازمانی یا ایمیل شرکتی در صورتی که به صورت پیوسته در حال آموزش روش‌های نوین حفظ امنیت ایمیل خود باشند، با احتمال بسیار بیشتری می‌توانند حملات مهندسی اجتماعی، فیشینگ و انواع دیگر حملاتی را که معمولا با استفاده از ایمیل اجرا می شوند را تشخیص دهند.