اگر بخواهیم تمامی مراحل شروع به کار یا ورود یک شرکت به دنیای دیجیتال را فهرست کنیم، حتما راه اندازی و ساخت ایمیل سازمانی یکی از مهمترین مراحل این فهرست خواهد بود. چرا که ایمیل یکی از متداول‌ترین کانال‌های ارتباطی برای تبادل پیام و مکاتبات رسمی و حرفه‌ای است. هر کسب و کاری که بخواهد سرویس ایمیل سازمانی متعلق به خود را راه‌اندازی کرده یا ارتقا دهد؛ بهتر است شناخت کافی از این سرویس و محصولات متنوع سرویس ایمیل سازمانی داشته باشد. در این مقاله چگونگی و نحوه ساخت ایمیل سازمانی و مراحل آن را با هم مرور می‌کنیم.
مراحل ساخت ایمیل سازمانی
پیش از این، در مقاله‌های معرفی سرویس ایمیل سازمانی و سرویس ایمیل شرکتی گفتیم که این سرویس‌ها بصورت اختصاصی با هدف فراهم کردن بستر ایمیل رسمی و حرفه‌ای برای یک سازمان یا شرکت ایجاد می‌شوند.
گام اول- تهیه دامنه سازمانی
- نام دامنه: همان عنوانی که برای سایت خود انتخاب می‌کنید و این نام کاملا منحصربه‌فرد و یکتا است.
- پسوند: پسوندهای مختلفی برای دامنه وجود دارند که بسته به نوع فعالیت شرکت یا سازمان، میتوانید یکی از آنها را برای سایت خود انتخاب کنید. مثلا پسوند org. مخفف عبارتorganization و پسوند .edu مخفف education است.
در صورتی که هنوز برای کسب و کار خود دامنه‌ای ثبت نکرده‌اید میتوانید به شرکت‌هایی که خدمات ثبت دامنه را انجام میدهند مراجعه کنید و یک دامنه برای خود خریداری کنید. بهتر است نام دامنه‌ای که انتخاب می‌کنید هم‌نام با برند سازمانی شما باشد.
با ثبت یک دامنه برای سازمانتان (مثلا yourdomain.com ) عملا آدرس ایمیل سازمانی شما مشابه user@yourdimain.com خواهد بود.
گام دوم- راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی
پس از این که دامنه اختصاصی برای شرکت یا سازمان تهیه و تنظیم شد، مرحله مهم بعدی، راه‌اندازی سرویس ایمیل روی این دامنه است. برای این کار میتوانید از چند روش مختلف استفاده کنید.
ساخت ایمیل سازمانی بدون هاست با ایمیل ابری
استفاده از ایمیل تحت هاست
روش دوم برای راه اندازی سرویس ایمیل، خرید هاست و استفاده از سرویس‌دهنده ایمیل تحت هاست است. سرویس میزبان یا host به فضایی در بستر اینترنت گفته می‌شود که برای راه‌اندازی سایت، ذخیره اطلاعات یا راه‌اندازی اپلیکیشن برای ارتباط با مخاطبان استفاده می‌شود. در صورتی که برای وب سایت خود هاست یا میزبان تهیه کرده باشید، ممکن است روی همان سرویس میزبانی، یک سرویس‌دهنده ایمیل هم در دسترس باشد.
البته این روش بیشتر برای شرکت‌های بزرگ اصلا توصیه نمی‌شود. زیرا سرویس ایمیلی که تحت هاست عرضه می‌شود، یک سرویس جانبی است و امکانات بسیار اندک و ابتدایی دارد. سرویس ایمیل تحت هاست به هیچ عنوان یک ابزار حرفه‌ای با امکانات پیشرفته را در اختیارتان نخواهد گذاشت. در عین حال خبری از پشتیبانی حرفه‌ای و رفع خطا در این سرویس‌ها نیست و باید همه موارد توسط خودتان مدیریت شود. این روش عملا شما را درگیر یک سرویس محدود و ضعیف می‌کند که ممکن است بعدا هم نتوانید اطلاعاتتان را به سرویس دیگری مهاجرت دهید.
استفاده از ابزارهای متن-باز
روش سوم برای ساخت ایمیل سازمانی، خرید هاست و نصب ابزارهای حرفه‌ای ارتباط سازمانی رایگان است که به صورت متن باز قابل تهیه و نصب هستند. در این روش هم مثل روش قبل؛ لازم است شما از قبل هاست خریداری کرده باشید. سپس یک نرم‌افزار سرویس ایمیل را انتخاب و دانلود کنید. کد این ابزارها در اینترنت در دسترس است و میتوانید پس از دریافت؛ روی هاست خود نصب کنید.
با توجه به ماهیت متن باز بودن این دست سرویس‌ها، عملا تمامی کارهای نصب، راه‌اندازی و راهبری را باید خودتان انجام دهید و همه مسئولیت‌های پشتیبانی از سرویس هم به عهده خودتان است. بدیهی است که این کار نیاز به دانش فنی عمیقی در این حوزه دارد و باید توسط یک فرد متخصص انجام شود.
از طرف دیگر؛ این سرویس‌ها معمولا چالش‌های امنیتی زیادی دارند و کنترل و مدیریت اسپم روی آنها بسیار دشوار است. بنابراین در کنار این ابزارها، نیاز به نصب و راه‌اندازی سرویس‌های امنیتی و مدیریت اسپم هم خواهید داشت. ضمن این که مسئولیت پشتیبانی از این سرویس‌ها نیز به عهده خودتان است.
در صورتی که تمایل به استفاده از این ابزارها داشته باشید، باید یک یا چند نیروی متخصص خود را به صورت اختصاصی برای این کار در نظر بگیرید. در نتیجه این ابزارها بر خلاف آنچه به نظر می‌رسند، برای شما رایگان نخواهند بود و نیاز به استخدام یک یا چند نیروی متخصص برای این کار خواهید داشد.
خرید سرویس ایمیل سازمانی
روش سوم، خرید سرویس ایمیل سازمانی از شرکت‌های عرضه کننده این خدمات است. در این روش، در صورتی که سرویس ایمیل ابری را خریداری کنید؛ حتی نیازی به تهیه هاست هم نخواهید داشت. هرچند شما میتوانید با خرید سرویس ایمیل نصب در محل، این سرویس را با شرایط مطلوب خودتان در هاست مورد نظر خود در اختیار داشته باشید.
با توجه به چالش‌هایی که در روش‌های قبل وجود دارد، به نظر می‌رسد خرید یک سرویس ایمیل سازمانی حرفه‌ای، عملا زمان و منابع شما برای تمرکز بر کسب و کار اصلی‌تان را آزاد می‌کند. به همین دلیل انتخاب یک سرویس دهنده ایمیل سازمانی که تمامی فرایندهای راه‌اندازی سرویس ایمیل را بر عهده داشته و یک تیم پشتیبانی حرفه‌ای و با تجربه در اختیار داشته باشد، بسیار مقرون به صرفه است.
انتخاب سرویس ایمیل سازمانی مناسب، منوط به آگاهی و مد نظر قرار دادن نیازمندی‌های اصلی کسب و کار شما از بستر ایمیل سازمانی است. این ارزیابی به شما کمک می‌کند که درست به اندازه نیازمندی که دارید هزینه کنید و با کمترین هزینه، از ابزاری کامل حرفه‌ای در حوزه ارتباط سازمانی بهره‌مند شوید.
شما میتوانید با مراجعه به پنل مشتریان اپیک، از بین محصولات ایمیل ابری یا نصب در محل، بسته‌ای را که نیازمندی‌های شما را بهتر پوشش دهد انتخاب کنید.
اپیک برای کسب و کارهای نوپا و چابک، سرویس ایمیل ابری را معرفی کرده است که نیازی به خرید هاست یا زیرساخت نداشته باشند و در عین حال از تمامی قابلیت‌های یک ابراز حرفه‌ای collaboration استفاده کنند. سرویس نصب در محل اپیک هم مناسب سازمان‌های بزرگ است که زیرساخت لازم برای سرویس اپیک را در اختیار دارند و ترجیح میدهند از سرویسی سفارشی بهره‌مند شوند.
گام سوم- پیکربندی نهایی سرویس و تنظیم رکوردهای DNS
مرحله آخر پس از راه‌اندازی سرویس ایمیل برخی تنظیماتی است که لازم است انجام شود تا سرویس ایمیل به درستی در دسترس قرار بگیرد. یکی از این پیکربندی‌ها، تنظیم رکوردهای DNS است که آدرس ایمیل سرور شما را در NS سرور مشخص می‌کند. در نتیجه، سرورهای ایمیل دیگر می‌توانند آدرس سرویس‌دهنده ایمیل شما را پیدا کرده و با آن ارتباط برقرار کنند.
شرکت های معروف ارائه دهنده ایمیل سازمانی
شرکت‌های زیادی هستند که محصولات ایمیل سازمانی را در بسترهای مختلفی از جمله بستر ابر یا به صورت سرویس نصب در محل ارائه می‌کنند.
از شرکت‌های خارجی معروفی که محصولات collaboration دارند می‌توان شرکت‌هایی نظیر گوگل و ماکروسافت و زیمبرا را نام برد. راهکار ارتباط سازمانی زیمرا؛ راهکار اکسچنج و گوگل ورک اسپیس همگی از شناخته شده‌ترین سرویس‌های ایمیل سازمانی هستند. غیر از زیمرا که امکان استفاده از محصول خود به صورت متن باز را هم فراهم کرده است، دو راهکار دیگر هر دو با پرداخت هزینه قابل استفاده هستند.
البته بد نیست به این مسئله هم توجه شود که در سالهای اخیر نام اکسچنج بارها و بارها در کنار آسیب‌پذیری‌های امنیتی مختلف تکرار شده است. اکسچنج، به دلیل وجود حفره‌های امنیتی متعدد در معرض آسیب جدی قرار دارد و از نقطه نظر امنیتی راهکار پر خطری به حساب می‌آید.
از طرف دیگر، راهکارهای شرکت‌های معروف خارجی، چند مشکل مشترک برای کاربران ایرانی دارند. هزینه سرویس‌های خارجی به دلیل این که با نرخ دلار پرداخت می‌شوند، مقرون به صرفه نیستند. از طرفی، با توجه به مسئله تحریم‌های سیاسی، همانطور که در سایر صنایع هم مشاهده شد، شرکت‌های خارجی هیچ ضمانتی برای ارائه سرویس پشتیبانی و پاسخگویی به کاربران ایرانی ندارند. مورد مهم بعدی این است که نگه‌داری اطلاعات در سرورهایی که خارج از کشور مستقر هستند، ناقض سیاست‌های امنیتی کشور است.
از میان راهکارهای ارتباط سازمانی که در کشورمان ارائه می‌شوند، سرویس اپیک پرچم‌دار ارائه خدمات ایمیل سازمانی است. راهکار اپیک که در ابتدا تحت عنوان توکا به بازار عرضه شد، در دو نسخه نصب در محل و نسخه ابری قابل راه‌اندازی است و به مشتریان بسیار معتبری در کشور خدمات ارتباط سازمانی ارائه می‌کند.
فرایندهای بعد از ساخت ایمیل سازمانی
مانند هر ابزار رسمی و حرفه‌ای دیگر، استفاده از ایمیل سازمانی هم قواعد و روش‌های خاصی دارد که رعایت آنها چه از نظر حرفه‌ای و چه از منظر حقوقی اهمیت زیادی دارد. ایمیل سازمانی یک درگاه اعتباری رسمی است و تمامی پیام‌هایی که از آن رد و بدل می‌شوند قابلیت استناد قانونی دارند. در نتیجه مهم است که بدانیم برای حفظ رسمیت پیام‌ها چه گام‌هایی را باید برداریم. در ادامه این بخش با هم خواهیم بدید که پس از راه‌اندازی ایمیل سازمانی چه کارهایی باید انجام شود.
گام اول: ثبت ایمیل سازمانی متعارف
پس از ساخت ایمیل سازمانی رسمی خود، لازم است برای ثبت آن، ابتدا حساب‌های کاربری متعارف را با دامنه سازمان خود ایجاد کنید. ایمیل‌های سازمانی متعارف، ایمیل‌هایی هستند که در اختیار شخص خاصی در سازمان قرار ندارند و عملا متعلق به شرکت هستند. به عنوان نمونه از این ایمیل‌های متعارف و شناخته شده می‌توان به ایمیل‌های info، support، sales و … اشاره کرد.
معرفی این ایمیل‌ها به مخاطبان و استفاده از آنها برای تماس با مخاطبان نشان دهنده سطح بالای فرهنگ استفاده از ایمیل سازمانی در کسب و کار است.
گام دوم، ساخت حساب ایمیل سازمانی برای کاربران سازمان
گام سوم، آموزش فرهنگ استفاده از ایمیل سازمانی
- عدم استفاده از ایمیل سازمانی برای تبادل پیام‌های غیر رسمی و شخصی
- تاکید بر حفظ اسرار شرکت و لزوم استفاده از ایمیل سازمانی زمان تبادل پیام‌های رسمی
- عدم استفاده از پیام‌رسان‌ها یا سایر کانال‌های غیر رسمی برای انتقال اطلاعات
- تاکید بر رسمی و قانونی بودن پیام‌ها و امکان اسنتاد قانونی در صورت لزوم به موارد مطرح شده با ایمیل سازمانی
- حفظ امنیت حساب ایمیل سازمانی و عدم اشتراک گذاری گذرواژه با دیگر همکاران
- آگاهی از حملات امنیتی در بستر ایمیل (انواع حملات فیشینگ، ایمیل‌های جعلی و ….)
نمونه ایمیل سازمانی
ایمیل‌های سازمانی را می‌توان به سادگی از آدرس دامنه‌شان تشخیص داد. در صورتی که دامنه ایمیل متعلق به سرویس‌دهندگان ایمیل رایگان مثل یاهو، گوگل، هات میل و…. باشد کاملا مشخص است که این ایمیل‌ها رایگان هستند، حتی اگر شبیه این باشند:
اگر بخواهیم ایمیل‌های سازمانی را دسته بندی کنیم شاید بتوان آنها را در چند دسته زیر دید:
- ایمیل‌های شخصی که در بستر یک سرویس‌دهنده اختصاصی تعریف می‌شوند مثل: ali@alavi-rad.com
- ایمیل‌های مربوط به موسسات آموزشی مثل: alavi@aut.ac.ir
- ایمیل‌های شرکت‌های نوپا و کوچک مثل: alavi@mybusiness.com
- ایمیل‌های سازمان‌های بزرگ و دولتی مثل: alavi@mci.ir
همانطور که می‌بینید، تمامی دامنه‌های ایمیل سازمانی تحت مالکیت یک شخص یا یک شرکت هستند. نکته ایمیل‌های سازمانی این است که هیچ کسی نمی‌تواند بدون اجازه صاحب سرویس ایمیل، روی آن سرویس حساب ایمیل داشته باشد.
نکاتی برای خرید ایمیل سازمانی
همانطور که گفته شد، برای کسب و کارها و شرکت‌های نوپا، صرف کردن هزینه برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی در بلند مدت بسیار تصمیم استراتژیک و مهمی است. مهم این است که پیش از انتخاب و خرید سرویس ایمیل سازمانی، نیازمندی‌های خود را به طور کامل بشناسیم و سرویس دهنده‌ای را انتخاب کنیم که با نیازمندی‌های ما هم راستا باشد.
زمانی که تصمیم به خرید ایمیل سازمانی می‌گیرید، فاکتورهای زیادی وجود دارد که می‌توان بر اساس آنها، سرویس مناسب برای خودتان را پیدا کنید. ین فاکتورها می‌تواند در پاسخ به این سوال‌ها مشخص شود:
- تعداد کاربری که در سازمان یا شرکت شما نیاز به ایمیل سازمانی دارند
- میزان تبادل پیام ایمیل و حجم مورد نیاز برای ذخیره مستندات
- کیفیت و سطح پشتیبانی
- دسترس پذیری و پایداری سرویس
- امنیت
- ابزارهای تکمیلی در بستر ایمیل
- ….
شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل، معمولا با در نظر گرفتن مشتریان مختلف، بسته‌های متنوعی دارند که با نیازمندی‌های مختلف مشتریان هماهنگ باشد.
آیا ایمیل سازمانی رایگان معنی دارد؟
شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل زیادی در دنیا وجود دارند که ایمیل رایگان ارائه می‌کنند. این شرکت‌ها ایمیل رایگان را روی دامنه خودشان ارائه میدهند. مثلا ایمیل‌های Gmail، yahoo، hotmail و … معروف‌ترین شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل هستند. اما همانطور که هیچ کالا و خدماتی بدون هزینه تولید و رایگان عرضه نمی‌شود، در مورد این دست سرویس‌های ایمیل هم همین امر صادق است.
درست است که شما بابت ایمیل سرویس هزینه پرداخت نمی‌کنید، اما این شرکت‌ها از اطلاعات شما و تعاملات شما استفاده می‌کنند تا بتوانند از طریق تبلیغات هدفمند و فروش اطلاعات شما به شرکت‌های تبلیغاتی کسب درامد دارند.
از طرفی ایمیلی که روی این سرویس‌های رایگان ساخته می‌شود، نه نام کاربری و نه دامنه آن در اختیار شما نیست. نام کاربری‌های کوتاه و با معنی پیش از این توسط کاربران ثبت شده‌اند، در نتیجه شما برای پیدا کردن یک نام کاربری مناسب ناچار به انتخاب یک نام کاربری طولانی با ترکیبی از اعداد هستید(مثل business202324@gmail.com). بنابراین، می‌توان گفت که ساخت ایمیل سازمانی رایگان معنی ندارد.
ساخت ایمیل سازمانی رایگان
استفاده کرد. خصوصا برای کسب و کارهای نوپا که در ابتدای راه خود هستند، انتخاب ابزارهای رایگان ممکن است در اولویت باشد.
اعتبار کسب و کار شما و اعتماد مشتریانتان می‌زند، شما هرگز نمی‌توانید انتظار پشتیبانی یا خدمات بیشتری داشته باشید از این سرویس‌ها داشته باشید.
خدمات رایگان را در قبال عدم تعهد سرویس‌دهنده در قبال امنیت و حریم شخصی در پیام‌های خود دریافت می‌کنید و در صورت بروز مشکل؛ کسی پاسخگو نخواهد بود. بنابراین، بهتر است هر چه سریع‌تر به فکر ساختن ایمیل سازمانی برای کسب و کار خود باشید و از قابلیت‌های آن بهره‌مند شوید.
