اگر بخواهیم تمامی مراحل شروع به کار یا ورود یک شرکت به دنیای دیجیتال را فهرست کنیم، حتما راه اندازی و ساخت ایمیل سازمانی یا ایمیل تجاری یکی از مهمترین مراحل این فهرست خواهد بود. چرا که ایمیل یکی از متداول‌ترین کانال‌های ارتباطی برای تبادل پیام‌ها و مستندات با سرعت بالا و هزینه بسیار کم است. ایمیل سازمانی که با نام‌های ایمیل اختصاصی یا ایمیل تجاری هم شناخته می‌شود، یک راه امن و مطمئن برای تبادل نامه‌ها و پیام‌های رسمی کسب و کارهاست. به همین دلیل بیشتر کسب و کارهای بزرگ و موفق از این بستر به عنوان یکی از کانال‌های رسمی ارتباط با مشتریان و همکاران خود استفاده می‌کنند.
هرچند که امروز سرویس ایمیل سازمانی تنها برای تبادل پیام استفاده نمی‌شوند و بسیاری از نیازمندی‌های ارتباطی مانند تنظیم و زمان‌بندی کارها و جلسات، مدیریت کارها و امکان کار تیمی را برای کاربران یک شرکت یا سازمان فراهم می‌کنند. به همین دلیل حتی در صورتی که یک سرویس ایمیل ساده دارید، میتوانید با شناخت محصولات جدید و ابزاهای پیشرفته، با همان آدرس‌های ایمیل قبلی و حفظ اطلاعات، به یک سرویس ایمیل سازمانی حرفه‌ای مهاجرت کنید. اگر تمایل به راه‌اندازی یا مهاجرت به یک سرویس ایمیل سازمانی حرفه‌ای دارید؛ لازم است با نحوه ساخت ایمیل سازمانی و محصولات متنوع این حوزه آشنایی کافی داشته باشید. در این مقاله چگونگی و نحوه ساخت ایمیل سازمانی و مراحل آن را با هم مرور می‌کنیم.
گام های اصلی ساخت ایمیل سازمانی
پیش از این، در مقاله‌های معرفی سرویس ایمیل سازمانی و سرویس ایمیل شرکتی گفتیم که این سرویس‌ها بصورت اختصاصی با هدف فراهم کردن بستر ایمیل رسمی و حرفه‌ای برای یک سازمان یا شرکت ایجاد می‌شوند.
مراحل ساخت ایمیل سازمانی با ایمیل رایگان فرق دارد. در ساخت ایمیل رایگان شما فقط کافی است در یکی از شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل رایگان ثبت نام کنید و یک حساب ایمیل رایگان روی دامنه آن بسازید. اما برای ساخت ایمیل سازمانی روی یک دامنه اختصاصی، مراحل متفاوتی را باید طی کنید. در ادامه این بخش، مراحل ساخت ایمیل سازمانی روی دامنه اختصاصی را با هم مرور می‌کنیم.
گام اول: تهیه دامنه اختصاصی
برای این که بتوانید یک سرویس ایمیل سازمانی یا اختصاصی داشته باشید، حتما نیاز به یک آدرس اختصاصی دارید. آدرس شما در اینترنت، همان نام دامنه یا Domain شماست که میتوانید با استفاده از آن، آدرس وب سایت و سرویس‌های مختلفی از جمله سرویس ایمیل خودتان را به مخاطبان ارائه دهید. بنابراین، مرحله نخست ساخت ایمیل سازمانی یا ایمیل شرکتی تهیه یک دامنه اختصاصی است.
بهتر است ایمیل سازمانی روی دامنه‌ای ساخته شود که هم‌نام با کسب و کار و برند سازمان شما باشد. دامنه یا Domain یک نام منحصر به فرد است و از دو بخش اصلی تشکیل شده‌است:
- نام دامنه: همان عنوانی که برای سایت خود انتخاب می‌کنید و این نام کاملا منحصربفرد و یکتا است.
- پسوند: پسوندهای مختلفی برای دامنه وجود دارند که بسته به نوع فعالیت شرکت یا سازمان، میتوانید یکی از آنها را برای سایت خود انتخاب کنید. مثلا پسوند org. مخفف عبارتorganization و پسوند .edu مخفف education است.
در صورتی که هنوز برای کسب و کار خود دامنه‌ای ثبت نکرده‌اید میتوانید به شرکت‌هایی که خدمات ثبت دامنه را انجام میدهند مراجعه کنید و یک دامنه برای خود خریداری کنید. بهتر است نام دامنه‌ای که انتخاب می‌کنید هم‌نام با برند سازمانی شما باشد. با ثبت یک دامنه مانند yourdomain.com شما میتوانید آدرس ایمیلی مشابه user@yourdimain.com برای خود بسازید.
در صورتی که از قبل دامنه‌ای خریداری کرده باشید هم میتوانید از همان دامنه خریداری‌شده برای ساخت ایمیل سازمانی خود استفاده کنید. البته لازم است که به پنل تنظیمات دامنه دسترسی داشته باشید تا تنظیماتی را برای معرفی سرویس ایمیلتان انجام دهید. تنظیم رکوردهای DNS مشخصات ایمیل سرور شما را ثبت می‌کند و به این ترتیب، سرورهای ایمیل دیگر می‌توانند به ایمیل سرور شما متصل شده و ایمیل‌های فرستاده به آدرس‌های متعلق به شما را تحویل دهند یا از سرور شما ایمیل دریافت کنند.
گام دوم: ساخت ایمیل سازمانی
پس از آماده شدن دامنه اختصاصی، مرحله بعدی، ساخت ایمیل روی این دامنه است. برای این کار میتوانید از چند روش مختلف استفاده کنید. در ادامه با همه روش‌های ساخت ایمیل سازمانی آشنا شوید.
روش های ساخت ایمیل سازمانی
ساخت ایمیل سازمانی بدون هاست با ایمیل ابری
در صورتی که بخواهید با هزینه کمتر، یک سرویس ایمیل حرفه‌ای داشته باشید، کافی است که یک سرویس ایمیل ابری خریداری کرده و روی دامنه متعلق به خودتان راه‌اندازی کنید. شرکت‌های بسیاری هستند که خدمت ایمیل ابری را به عنوان یک SaaS به مشتریانشان می‌فروشند. این شرکت‌ها، سرویس خود را از قبل روی بستر ابر نصب و راه‌اندازی کرده اند و شما از این سرویس آماده، به اندازه نیاز شرکت یا سازمان خود خریداری می‌کنید. خرید ایمیل ابری یکی از سریع‌ترین و به صرفه‌ترین روش‌های ساخت ایمیل سازمانی است.
روش ساخت ایمیل سازمانی با استفاده از هاست
روش دوم برای راه اندازی سرویس ایمیل، خرید هاست و استفاده از سرویس‌دهنده ایمیل تحت هاست است. سرویس میزبان یا host به فضایی در بستر اینترنت گفته می‌شود که برای راه‌اندازی سایت، ذخیره اطلاعات یا راه‌اندازی اپلیکیشن برای ارتباط با مخاطبان استفاده می‌شود. در صورتی که برای وب سایت خود هاست یا میزبان تهیه کرده باشید، ممکن است روی همان سرویس میزبانی، یک سرویس‌دهنده ایمیل هم در دسترس باشد.
البته این روش بیشتر برای شرکت‌های بزرگ اصلا توصیه نمی‌شود. زیرا سرویس ایمیلی که تحت هاست عرضه می‌شود، یک سرویس جانبی است و امکانات بسیار اندک و ابتدایی دارد. سرویس ایمیل تحت هاست به هیچ عنوان یک ابزار حرفه‌ای با امکانات پیشرفته را در اختیارتان نخواهد گذاشت. در عین حال خبری از پشتیبانی حرفه‌ای و رفع خطا در این سرویس‌ها نیست و باید همه موارد توسط خودتان مدیریت شود. این روش عملا شما را درگیر یک سرویس محدود و ضعیف می‌کند که ممکن است بعدا هم نتوانید اطلاعاتتان را به سرویس دیگری مهاجرت دهید. برای اطلاعات بیشتر روش ساخت ایمیل در Cpanel را مطالعه کنید.
روش ساخت ایمیل با نصب ابزارهای متن-باز روی هاست
روش سوم برای ساخت ایمیل سازمانی، خرید هاست و نصب ابزارهای حرفه‌ای ارتباط سازمانی رایگان است که به صورت متن باز قابل تهیه و نصب هستند. در این روش هم مثل روش قبل؛ لازم است شما از قبل هاست خریداری کرده باشید. سپس یک نرم‌افزار سرویس ایمیل را انتخاب و دانلود کنید. کد این ابزارها در اینترنت در دسترس است و میتوانید پس از دریافت؛ روی هاست خود نصب کنید.
با توجه به ماهیت متن باز بودن این دست سرویس‌ها، عملا تمامی کارهای نصب، راه‌اندازی و راهبری را باید خودتان انجام دهید و همه مسئولیت‌های پشتیبانی از سرویس هم به عهده خودتان است. بدیهی است که این کار نیاز به دانش فنی عمیقی در این حوزه دارد و باید توسط یک فرد متخصص انجام شود.
از طرف دیگر؛ این سرویس‌ها معمولا چالش‌های امنیتی زیادی دارند و کنترل و مدیریت اسپم روی آنها بسیار دشوار است. بنابراین در کنار این ابزارها، نیاز به نصب و راه‌اندازی سرویس‌های امنیتی و مدیریت اسپم هم خواهید داشت. ضمن این که مسئولیت پشتیبانی از این سرویس‌ها نیز به عهده خودتان است.
در صورتی که تمایل به استفاده از این ابزارها داشته باشید، باید یک یا چند نیروی متخصص خود را به صورت اختصاصی برای این کار در نظر بگیرید. در نتیجه این ابزارها بر خلاف آنچه به نظر می‌رسند، برای شما رایگان نخواهند بود و نیاز به استخدام یک یا چند نیروی متخصص برای این کار خواهید داشد.
خرید سرویس ایمیل سازمانی
روش سوم، خرید سرویس ایمیل سازمانی از شرکت‌های عرضه کننده این خدمات است. در این روش، در صورتی که سرویس ایمیل ابری را خریداری کنید؛ حتی نیازی به تهیه هاست هم نخواهید داشت. هرچند شما میتوانید با خرید سرویس ایمیل نصب در محل، این سرویس را با شرایط مطلوب خودتان در هاست مورد نظر خود در اختیار داشته باشید.
با توجه به چالش‌هایی که در روش‌های قبل وجود دارد، به نظر می‌رسد خرید یک سرویس ایمیل سازمانی حرفه‌ای، عملا زمان و منابع شما برای تمرکز بر کسب و کار اصلی‌تان را آزاد می‌کند. به همین دلیل انتخاب یک سرویس دهنده ایمیل سازمانی که تمامی فرایندهای راه‌اندازی سرویس ایمیل را بر عهده داشته و یک تیم پشتیبانی حرفه‌ای و با تجربه در اختیار داشته باشد، بسیار مقرون به صرفه است.
انتخاب سرویس ایمیل سازمانی مناسب، منوط به آگاهی و مد نظر قرار دادن نیازمندی‌های اصلی کسب و کار شما از بستر ایمیل سازمانی است. این ارزیابی به شما کمک می‌کند که درست به اندازه نیازمندی که دارید هزینه کنید و با کمترین هزینه، از ابزاری کامل حرفه‌ای در حوزه ارتباط سازمانی بهره‌مند شوید.
شما میتوانید با مراجعه به پنل مشتریان اپیک، از بین محصولات ایمیل ابری یا نصب در محل، بسته‌ای را که نیازمندی‌های شما را بهتر پوشش دهد انتخاب کنید.
اپیک برای کسب و کارهای نوپا و چابک، سرویس ایمیل ابری را معرفی کرده است که نیازی به خرید هاست یا زیرساخت نداشته باشند و در عین حال از تمامی قابلیت‌های یک ابراز حرفه‌ای collaboration استفاده کنند. سرویس نصب در محل اپیک هم مناسب سازمان‌های بزرگ است که زیرساخت لازم برای سرویس اپیک را در اختیار دارند و ترجیح میدهند از سرویسی سفارشی بهره‌مند شوند.
شرکت های معروف ارائه دهنده ایمیل سازمانی
شرکت‌های زیادی هستند که محصولات ایمیل سازمانی را در بسترهای مختلفی از جمله بستر ابر یا به صورت سرویس نصب در محل ارائه می‌کنند.
از شرکت‌های خارجی معروفی که محصولات collaboration دارند می‌توان شرکت‌هایی نظیر گوگل و ماکروسافت و زیمبرا را نام برد. راهکار ارتباط سازمانی زیمرا؛ راهکار اکسچنج و گوگل ورک اسپیس همگی از شناخته شده‌ترین سرویس‌های ایمیل سازمانی هستند. غیر از زیمرا که امکان استفاده از محصول خود به صورت متن باز را هم فراهم کرده است، دو راهکار دیگر هر دو با پرداخت هزینه قابل استفاده هستند.
البته بد نیست به این مسئله هم توجه شود که در سالهای اخیر نام اکسچنج بارها و بارها در کنار آسیب‌پذیری‌های امنیتی مختلف تکرار شده است. اکسچنج، به دلیل وجود حفره‌های امنیتی متعدد در معرض آسیب جدی قرار دارد و از نقطه نظر امنیتی راهکار پر خطری به حساب می‌آید.
از طرف دیگر، راهکارهای شرکت‌های معروف خارجی، چند مشکل مشترک برای کاربران ایرانی دارند. هزینه سرویس‌های خارجی به دلیل این که با نرخ دلار پرداخت می‌شوند، مقرون به صرفه نیستند. از طرفی، با توجه به مسئله تحریم‌های سیاسی، همانطور که در سایر صنایع هم مشاهده شد، شرکت‌های خارجی هیچ ضمانتی برای ارائه سرویس پشتیبانی و پاسخگویی به کاربران ایرانی ندارند. مورد مهم بعدی این است که نگه‌داری اطلاعات در سرورهایی که خارج از کشور مستقر هستند، ناقض سیاست‌های امنیتی کشور است.
از میان راهکارهای ارتباط سازمانی که در کشورمان ارائه می‌شوند، سرویس اپیک پرچم‌دار ارائه خدمات ایمیل سازمانی است. راهکار اپیک که در ابتدا تحت عنوان توکا به بازار عرضه شد، در دو نسخه نصب در محل و نسخه ابری قابل راه‌اندازی است و به مشتریان بسیار معتبری در کشور خدمات ارتباط سازمانی ارائه می‌کند.
ثبت ایمیل سازمانی
پس از ساخت ایمیل سازمانی رسمی خود، لازم است برای ثبت آن، ابتدا حساب‌های کاربری متعارف را با دامنه سازمان خود ایجاد کنید. ایمیل‌های سازمانی متعارف، ایمیل‌هایی هستند که در اختیار شخص خاصی در سازمان قرار ندارند و عملا متعلق به شرکت هستند. به عنوان نمونه از این ایمیل‌های متعارف و شناخته شده می‌توان به ایمیل‌های info، support، sales و … اشاره کرد.
معرفی این ایمیل‌ها به مخاطبان و استفاده از آنها برای تماس با مخاطبان نشان دهنده سطح بالای فرهنگ استفاده از ایمیل سازمانی در کسب و کار است.
نمونه ایمیل سازمانی
ایمیل‌های سازمانی را می‌توان به سادگی از آدرس دامنه‌شان تشخیص داد. در صورتی که دامنه ایمیل متعلق به سرویس‌دهندگان ایمیل رایگان مثل یاهو، گوگل، هات میل و…. باشد کاملا مشخص است که این ایمیل‌ها رایگان هستند، حتی اگر شبیه این باشند:
اگر بخواهیم ایمیل‌های سازمانی را دسته بندی کنیم شاید بتوان آنها را در چند دسته زیر دید:
- ایمیل‌های شخصی که در بستر یک سرویس‌دهنده اختصاصی تعریف می‌شوند مثل: ali@alavi-rad.com
- ایمیل‌های مربوط به موسسات آموزشی مثل: alavi@aut.ac.ir
- ایمیل‌های شرکت‌های نوپا و کوچک مثل: alavi@mybusiness.com
- ایمیل‌های سازمان‌های بزرگ و دولتی مثل: alavi@mci.ir
همانطور که می‌بینید، تمامی دامنه‌های ایمیل سازمانی تحت مالکیت یک شخص یا یک شرکت هستند. نکته ایمیل‌های سازمانی این است که هیچ کسی نمی‌تواند بدون اجازه صاحب سرویس ایمیل، روی آن سرویس حساب ایمیل داشته باشد.
نکاتی برای خرید ایمیل سازمانی
همانطور که گفته شد، برای کسب و کارها و شرکت‌های نوپا، صرف کردن هزینه برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی در بلند مدت بسیار تصمیم استراتژیک و مهمی است. مهم این است که پیش از انتخاب و خرید سرویس ایمیل سازمانی، نیازمندی‌های خود را به طور کامل بشناسیم و سرویس دهنده‌ای را انتخاب کنیم که با نیازمندی‌های ما هم راستا باشد.
زمانی که تصمیم به خرید ایمیل سازمانی می‌گیرید، فاکتورهای زیادی وجود دارد که می‌توان بر اساس آنها، سرویس مناسب برای خودتان را پیدا کنید. ین فاکتورها می‌تواند در پاسخ به این سوال‌ها مشخص شود:
- تعداد کاربری که در سازمان یا شرکت شما نیاز به ایمیل سازمانی دارند
- میزان تبادل پیام ایمیل و حجم مورد نیاز برای ذخیره مستندات
- کیفیت و سطح پشتیبانی
- دسترس پذیری و پایداری سرویس
- امنیت
- ابزارهای تکمیلی در بستر ایمیل
- ….
شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل، معمولا با در نظر گرفتن مشتریان مختلف، بسته‌های متنوعی دارند که با نیازمندی‌های مختلف مشتریان هماهنگ باشد.
ساخت ایمیل سازمانی رایگان
و اما در آخر، شاید برای شما سوال باشد که چرا ساخت ایمیل سازمانی ضرورت دارد وقتی که می‌توان از سرویس‌های ایمیل رایگان برای این کار استفاده کرد. خصوصا برای کسب و کارهای نوپا که در ابتدای راه خود هستند، انتخاب ابزارهای رایگان ممکن است در اولویت باشد.
پاسخ این سوال در هزینه‌هایی است که استفاده از ایمیل رایگان در آینده به شما تحمیل می‌کند. به غیر از لطمه‌ای که استفاده از ایمیل رایگان به اعتبار کسب و کار شما و اعتماد مشتریانتان می‌زند، شما هرگر نمی‌توانید انتظار پشتیبانی یا خدمات بیشتری داشته باشید از این سرویس‌ها داشته باشید.
از طرفی؛ به طور حتم از اطلاعات شما برای ارسال تبلیغات هدفهمند استفاده خواهد شد، زیرا هیچ سرویسی بدون دلیل رایگان عرضه نمی‌شود. شما خدمات رایگان را در قبال عدم تعهد سرویس‌دهنده در قبال امنیت و حریم شخصی در پیام‌های خود دریافت می‌کنید و در صورت بروز مشکل؛ کسی پاسخگو نخواهد بود. بنابراین، بهتر است هر چه سریع‌تر به فکر ساختن ایمیل سازمانی برای کسب و کار خود باشید و از قابلیت‌های آن بهره‌مند شوید.
نحوه استفاده از ایمیل سازمانی
پس از ساخت ایمیل سازمانی، حالا زمان آن رسیده است که از آن به صورت رسمی و درست استفاده کنید. شاید این سوال برای شما پیش بیاید که منظور از استفاده ایمیل سازمانی چیست؟
همانطور که گفته شد، ایمیل سازمانی برای ارتباطات کاری و تجاری استفاده می‌شود. بنابراین در اولین گام شما نیاز دارید که حساب‌های کاربری متعارف را بسازید. در زیر برخی از این حساب‌های متعارف را خدمت شما معرفی می‌کنیم:
- info : این حساب ایمیل برای این است که پیام‌های اطلاع رسانی را برای مشتریان یا همکاران خود بفرستید. اکثر کسب و کارها و سازمان‌ها حساب info را در سرویس ایمیل سازمانی خود می‌سازند تا یک آدرس ایمیل مستقل از آدرس‌های شخصی کارمندان و کارکنان داشته باشند. آدرس ایمیل Info متعلق به یک کارمند نیست که بخواهد از آن استفاده شخصی داشته باشد و معمولا توسط واحد روابط عمومی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- sales: آدرس ایمیل Sales همانطور که از نامش پیداست برای واحد فروش ایجاد می‌شود و مانند ایمیل اینفو، به صورت شخصی استفاده نمی‌شود. شما میتوانید پیام‌های مربوط به واحد فروش را توسط این آدرس رد و بدل کنید.
- support: آدرس ایمیل Support هم در اختیار واحد پشتیبانی قرار می‌گیرد و جهت دریافت پیام‌های مشتریان یا درخواست‌های پشتیبانی ایجاد می‌شوند. این ایمیل هم در اختیار تیم پشتیبانی قرار دارد.
ایمیل‌های متعارف به شما کمک می‌کنند که مستقل از کارکنان سازمانتان صندوق ایمیل بسازید و آنرا در اختیار مخاطبانتان قرار دهید.
علاوه بر ایمیل‌های متعارف، استفاده از ابزارهای مدیریت زمان مانند تقویم سازمانی برای مدیریت جلسات و کارها به صورت منسجم و همچنین استفاده از سایر ابزارهای مدیریتی که در سرویس ایمیل سازمانی‌تان ارائه شده است، به شما کمک می‌کند که بتوانید بهتر و کارامدتر ارتباطات خود را مدیریت کنید.
