بسیاری از شرکت‌ها و افرادی که مایلند پیام‌های رسمی خود را از بستر اینترنت منتقل کنند، برای این کار معمولا از ایمیل کاری استفاده می‌کنند. به دلیل سرعت انتقال اطلاعات و دسترسی آسان به بستر ایمیل، امروزه ایمیل تبدیل به یکی از ابزارهای ارتباطی مهم و اصلی در کسب و کارهای حرفه‌ای شده است. اما تفاوت ایمیل کاری با سایر سرویس‌های ارتباطی، در ماهیت و جایگاه استفاده آن است. ما در این مقاله قصد داریم پس از معرفی ایمیل کاری، تفاوت‌های آن با ایمیل‌های رایگان و پیام‌رسان‌ها را بررسی کنیم تا به اهمیت استفاده از آن به عنوان یک ابزار رسمی پی ببریم.
ایمیل کاری چیست
ایمیل کاری که آنرا با نام‌های سرویس ایمیل شرکتی هم می‌شناسیم، یک سرویس ایمیل اختصاصی است. از ایمیل کاری می‌توانید برای ارسال و دریافت پیام‌های رسمی و مربوط به کار خود استفاده کنید. برای راه‌اندازی سرویس ایمیل مختص به خودتان، می‌توانید از روش‌های مختلفی اقدام کنید. این روش‌ها را قبلا در مقاله روش‌های ساخت ایمیل سازمانی یا خرید ایمیل سازمانی، ارائه کرده‌ایم. پس از راه‌اندازی سروس ایمیل اختصاصی برای کسب و کار خودتان، می‌توانید به هر تعداد که لازم دارید، حساب‌های ایمیل برای افراد یا تیم‌های کاری خود بسازید.
اما استفاده از ایمیل کاری برای ارسال پیام چه مزیتی برای شما دارد؟ به عبارتی، زمانی که می‌توانید پیامها و فایل‌ها را از طریق پیام‌رسان‌ها یا هر ابزار دم دست دیگری ارسال کنید، چه لزومی دارد که سراغ ایمیل کاری خود بروید؟
اهمیت استفاده از ایمیل کاری بیشتر به این دلیل است که یک بستر ارتباطی پایدار، امن و رسمی به شما ارائه می‌دهد و تفاوت‌هایی اساسی با بستر ایمیل رایگان یا پیام‌رسان‌ها دارد. در ادامه، به تشریح این تفاوت‌ها بین ایمیل کاری و ایمیل‌های رایگان و پیام‌رسان‌ها پرداخته‌ایم.
تفاوت ایمیل کاری با ایمیل رایگان
ایمیل رایگان، همانطور که از نامش پیداست، ایمیلی است که توسط کاربر در یک سرویس‌دهنده ایمیل رایگان ایجاد شده است. ایمیل‌های رایگان همگی روی دامنه سرویس‌دهنده آن ایجاد می‌شوند و برای ساخت آن اطلاعاتی درخواست می‌شود که صحت آن چندان بررسی نمی‌شود. شرکت‌های زیادی هستند که با هدف جذب مخاطب خدمات رایگانی مانند سرویس ایمیل ارائه می‌دهند و در ازای آن از اطلاعات کاربران برای اهداف تبلیغات هدفمند یا سایر کاربردهای آماری استفاده می‌کنند. اما در ارتباطات رسمی، ایمیل کاری در مقایسه با ایمیل رایگان مزیت‌هایی دارد که مهم‌ترین آنها عبارتند از:
اعتبار تبادل پیام با ایمیل کاری
اولین تفاوت ایمیل کاری با ایمیل رایگان این است که در صورت ارسال یک پیام با استفاده از آن، این پیام برای دریافت کننده معتبر و رسمی قلمداد می‌شود. چرا که فرستنده آن از سرویس ایمیلی استفاده می‌کند که توسط یک شرکت یا کسب و کار برایش ایجاد شده است و در نتیجه مورد تایید آن کسب و کار است. هیچ شخصی نمی‌تواند بدون تائید و اجازه یک شرکت یا سازمان، حساب ایمیل در آن شرکت یا سازمان داشته باشد. اما ایمیل رایگان در اختیار همه است و بدون هیچ ارزیابی به افراد سرویس ایمیل ارائه می‌دهد. در نتیجه سواستفاده‌های بسیاری توسط ایمیل‌های رایگان انجام می‌شود. شما به راحتی می‌توانید با نام دیگران ایمیل رایگان ثبت کنید و وانمود کنید شخص دیگری هستید، دیگران هم همینطور!
امکان ساخت ایمیل های متعارف
با توجه به این که مالکیت سرویس ایمیل در اختیار شما است، در نتیجه به راحتی می‌توانید حساب‌های ایمیل متعارفی نظیر info برای روابط عمومی یا حساب support برای واحد پشتیبانی و …. را با نام دامنه خود بسازید و در اختیار واحدهای مربوطه قرار دهید. مثلا در صورتی که دامنه شما company.com باشد، حساب ایمیل info@company.com را بسازید و پیام‌های واجد روابط عمومی را با از طریق این حساب مدیریت کنید. با توجه به این که همه شرکت‌های بزرگ از این حساب‌های متعارف برای دسترسی سریع و پاسخگویی بهتر به مشتریان و مخاطبانشان استفاده می‌کنند، بهتر است شما هم برای کسب و کار خودتان این حساب‌ها را تعریف کنید.
حفظ محرمانگی اطلاعات
متاسفانه هیچ سرویس رایگانی بی دلیل به صورت رایگان ارائه نمی‌شود. سرویس ایمیل هم همینطور است و در ازای استفاده از این سرویس، اطلاعات محتوای ایمیل‌های شما برای اهدافی نظیر تبلیغات هدفمند و ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی و …. مورد استفاده قرار می‌گیرد. این مسئله به هیچ عنوان در مورد ایمیل‌های کاری صدق نمی‌کند، زیرا سرویس ایمیل کاری به صورت اختصاصی در اختیار شماست و محرمانگی اطلاعات توسط خود شما به عنوان مالک سرویس قابل کنترل و مدیریت است.
تفاوت ایمیل کاری با پیام رسان ها
با وجود این که این روزها ارسال و دریافت پیامها و برخی از فایل‌ها از طریق برنامه‌هایی نظیر واتساپ یا تلگرام انجام می‌شود؛ اما هیچ کدام از این ابزارهای غیر رسمی نمی‌توانند جایگاه ایمیل کاری را برای صاحبان کسب و کار تصاحب کنند. زیرا تبادل فایل و پیامها در این بسترهای ارتباطی مشکلاتی را به همراه دارد که برخی از مهم‌ترین آنها عبارتند از:
عدم اعتبار سوابق گفتگو
معمولا در بسیاری از اپلیکیشن‌ها گزینه ویرایش پیامها برای کاربران فراهم است. به عنوان مثال، در اسکایپ و تلگرام شما می‌توانید پس از فرستادن پیام، آنرا اصلاح یا در برخی از پیام‌رسان‌ها پیام ارسال شده و دیده شده را حذف کنید. این مسئله اعتبار گفتگو را به شدت کاهش می‌دهد. برای توضیح بهتر این مسئله، تصور کنید که شما بر اساس یک مکامله، معامله‌ای را انجام دهید و مبلغی را بپردازید. اگر روز بعد، تمامی مکالمات ویرایش شده یا حذف شده باشد، چه مدرکی برای اثبات صحت معامله دارید؟
پراکندگی پیامها در پیام‌رسان‌های مختلف
افراد مختلف احتمالا از پیام‌رسان‌های مختلف برای تبادل پیام استفاده می‌کنند. بنابراین ممکن است شما با برخی از مشتریانتان از بستر اسکایپ و با برخی دیگر در واتساپ و … در ارتباط باشید. همین مسئله باعث پراکندگی مکالمات کاری شما در پیام‌رسان‌های مختلف شده و گاهی برای پیدا کردن سابقه یک گفتگوی کاری ناچار به جستجوی تمامی این بسترها خواهید شد.
احتمال حذف فایل‌ها از پیام‌رسان
پیام‌رسان‌ها از تکنولوژی‌های مختلفی برای نگه‌داری اطلاعات استفاده می‌کنند. در برخی از پیام‌رسان‌ها محدودیت‌هایی وجود دارد که امکان درسترسی به فایل‌ها یا گفتگوهای قدیمی را محدود کرده است. به عنوان مثال در اسکایپ و در واتساپ، در صورتی که بخواهید یک فایل قدیمی که برای یکی از مخاطبان ارسال کرده‌اید را دوباره دانلود کنید، با پیام خطا مواجه خواهید شد.
نتیجه‌گیری
با وجود این که سرویس‌های ایمیل رایگان یا پیام‌رسان‌ها به نظر ارزان‌تر و در دسترس‌تر هستند، اما به هیچ عنوان برای کاربردهای کاری و رسمی مناسب نیستند. با توجه به این که ایمیل کاری یک بستر متعارف و شناخته شده و رسمی برای تبادل پیام‌های کاری و حرفه‌ای است، بهتر است از همان ابتدا برای کسب و کار خود ایمیل اختصاصی راه‌اندازی کنید تا همه تعاملات و گفتگوهای کاری را با حفظ سابقه در یک سرویس در اختیار داشته باشید.
