با وجود این که شبکه‌های اجتماعی و پیام رسان‌ها سرعت ارتباطات بین افراد را تا حد قابل ملاحظه‌ایی افزایش داده‌اند، ولی ایمیل همچنان یکی از امن‌ترین و مطمئن‌ترین راه‌های برقراری ارتباط است. برای کسانی که مشغول فعالیت‌های تجاری هستند، استفاده از یک بستر ایمیل اختصاصی یا ایمیل سازمانی برای تبادل پیام‌ها و مستندات رسمی، از هر لحاظ اهمیت دارد. در این مقاله قصد داریم ضمن معرفی ایمیل اختصاصی و ویژگی‌های اصلی آن، به روش‌های ساخت ایمیل اختصاصی بپردازیم.

ایمیل اختصاصی چیست؟

ایمیل اختصاصی یک سرویس ایمیل است که روی دامنه اختصاصی متعلق به شرکت‌ها یا افراد راه‌اندازی می‌شود و کاربران آن زیر نظر سازمان یا شرکت تعریف می‌شوند. از ایمیل اختصاصی برای رد و بدل کردن پیام‌ها و ایمیل‌های رسمی و کاری استفاده می‌شود.

شاید بتوان گفت که ایمیل اختصاصی به نوعی سند اعتبار يک شخص يا شرکت محسوب می‌شود. چون شرکتی که از ایمیل رایگان استفاده می‌کند، بسیار احتمال دارد که تازه‌کار باشد یا این که جعلی بوده و به همین دلیل از ایمیل رایگان استفاده می‌کند.

از طرفی، ایمیل‌های اختصاصی رسمی‌تر بوده و بخاطرسپاری آنها نیز آسانتر است. فرض کنید شخصی بنام علی احمدی دو آدرس ایمیل متفاوت برای خود ایجاد کرده یکی بصورت: ali-ahmadi.k2022@gmail.com و یک آدرس ایمیل اختصاصی بصورت: ali.ahmadi@brandname.com، مسلما آدرس ایمیل اختصاصی شخص کوتاهتر، رسمی‌تر و مناسب‌تر است.

ایمیل اختصاصی

مهمترین مزایای بکارگیری ایمیل اختصاصی

استفاده از ایمیل اختصاصی، برای کاربران مزیت‌های مختلفی دارد؛ که می‌توان به مواردی مانند: امنیت، پشتیبانی مداوم، دسترس پذیری و اطمینان از کارکرد همیشگی سرویس، پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات اشاره کرد.

امنیت

امنیت ایمیل و حفظ محرمانگی اطلاعات یکی از مهمترین و ارزشمندترین ویژگی‌هایی است که در سرویس اختصاصی ایمیل به کاربران عرضه می‌شود. سرویس ایمیل اختصاصی در قبال تعهداتی که دارد؛ خود را ملزم به حفظ همه جانبه امنیت سرویس ایمیل دانسته و از آخرین متدهای امنیتی برای ارتقا امنیت سرویس خود بهره می‌برد. همچنین به دلیل همان تعهدات و قراردادی که دارد، مسئول حفظ محرمانگی و عدم دسترسی ناخواسته به اطلاعات، مستندات و کلیه مواردی است که در سرویس ایمیل به مشتری خود عرضه کرده است.

پشتیبانی پیوسته

کسب و کارهای امروز این امکان را دارند که بدون وقفه و در هر ساعتی از شبانه‌ روز فعالیت داشته باشند و کارکنان آنها بدون محدودیت زمانی بتوانند کارهای خود را پیش ببرند. بنابراین در اختیار داشتن یک گروه پشتیبانی آماده به صورت ۲۴ ساعته و در ۳۶۵ روز سال، یکی از مهمترین امتیازات سرویس‌های ایمیل اختصاصی به شمار می‌آید که در ایمیل‌های رایگان خبری از این پشتیبانی نیست.

دسترس‌پذیری و اطمینان از کارکرد همیشگی سرویس

با توجه به اینکه ایمیل به محور اصلی تمام ارتباطات و روابط تجاری تبدیل شده است بنابراین بهره‌مند بودن از بالاترین حد دسترس‌پذیری سرویس ایمیل یکی از عوامل بسیار مهم برای عملکرد شرکت‌های کوچک است. از آنجایی که ارائه خدمات مداوم، کلید اصلی ارتباط و جریان داشتن عملیات تجاری است، اکثر شرکت‌های ارائه کننده خدمات ایمیل اختصاصی زمان کارکرد بیش از ۹۹% را برای مشتریانشان فراهم می‌کنند.

پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات

یکی دیگر از مواردی که شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل اختصاصی به مشتریان خود عرضه می‌دارند خدمات پشتیبان‌گیری ایمیل است. این مسئله درزمان قطع شدن سرورها یا بوجود آمدن هر مشکلی چه از سمت مشتری و چه از سمت سرورها جهت بازگرداندن اطلاعات و برگرداندن همه‌چیز به حالت قبل از خرابی مورد استفاده قرار می‌گیرد. خدمات بازیابی اطلاعات از دست رفته در صورت بروز هر گونه مشکلی در سرویس کمک بزرگی به حفظ سوابق فعالیت‌ها  ارتباطات می‌کند.

ارتباط از هرجا، هر زمان و با هر وسیله

مدیران و کارمندان شرکت‌های کوچک و متوسط برای گسترش کسب و کار خود همواره در حال رفتن به جلسات، شرکت در همایش‌ها و ملاقات با مدیران سایر کسب و کارها هستند. این کار بستری برای برقراری روابط کاری و ایجاد فرصت‌های جدید تجاری جدید است. بنابراین، دسترسی به سرویس ایمیل از طریق انواع گوشی‌های هوشمند و لپ تاپ‌ها کمک زیادی به تبادل سریع اطلاعاتی معرفی شرکت، رزومه کاری و … می‌کند. شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل اختصاصی با ایجاد برنامه‌های کاربردی برای موبایل و تبلت و دسترسی از راه‌های مختلف، این بستر را برای مشتریان خود فراهم کرده‌اند.

اشتراک گذاری و بهبود فضای کار گروهی

سامانه‌های اختصاصی بهترین منابع و امکانات را برای اشتراک‌گذاری اطلاعات در اختیار کاربران خود قرار می‌دهند. مواردی که در این سامانه‌ها قابل اشتراک گذاری است شامل پیگیری و وضعیت پروژه‌ها، مستندات و فایل‌ها، اشتراک برنامه‌ها و قرار ملاقات‌ها و تقویم‌ها، مخاطبان و تقریبا همه چیز است.

برای انتخاب سرویس مناسب راهنمایی لازم دارید؟

تیم پشتیبانی ما این توانایی را دارند که در تمامی مراحل انتخاب محصول، طراحی راهکار و مهاجرت، شما را همراهی کنند. اگر در انتخاب راهکار یا نحوه مهاجرت به اپیک سوالی دارید با مشاوران ما مطرح کنید.

هاست ایمیل اختصاصی

هاست ایمیل، یا میزبانی ایمیل به فضایی گفته می‌شود که سرویس ایمیل شما روی آن نصب شده و تمامی اطلاعات شامل پیام‌هاو مستندات و … در آن نگه‌داری می‌شود. برای انتخاب هاست مناسب برای ایمیل اختصاصی، می‌توان از هاست‌های ابری یا هاست‌های Dedicate استفاده کرد که هر یک مزایای خود را دارند. هاست‌های ابری به دلیل استفاده از زیرساخت‌های اشتراکی، هزینه بسیار کمتری دارند و دغدغه‌های مربوط به نگه‌داری و ارتقا زیرساخت در این سرویس‌ها وجود ندارد. سرویس هاست اختصاصی، برای کسب و کارهایی مناسب است که زیرساخت مناسبی دارند و ترجیح می‌دهند اطلاعات و سرویس‌های مورد استفاده خود را در داخل مرکز داده سازمان خود داشته باشند.

ایمیل اختصاصی

ایمیل اختصاصی رایگان

برای داشتن یکی ایمیل اختصاصی رایگان شما می‌توانید از سرویس‌های ایمیل رایگان برای ایجاد آن استفاده کنید البته توجه داشته باشید که ممکن است نام اختصاصی که مدنظر شماست قبلا توسط شخص دیگری ثبت شده باشد. ایمیل‌های اختصاصی رایگان دارای محدودیت‌هایی از جمله: محدودیت روزانه در تعداد ارسال ایمیل، محدودیت در حجم فایل‌های پیوست شده هستند و به همین دلیل برای کارهای تجاری و کسب و کارها گزینه مناسبی نخواهند بود.

ساخت ایمیل اختصاصی

برای ساخت ایمیل به صورت اختصاصی باید دامنه، هاست و سرور خریداری کنید یا اینکه پنل‌های ارسال ایمیل را از وب سایت های میزبانی سرور خریداری کنید که هزینه‌ بسیار بالایی برای شما به‌همراه خواهد داشت. بهتر است دامنه همنام با برند خود را ثبت کنید و اگر دامنه موردنظر شما قبلا ثبت شده باشد بهتر است با ترکیب چند کلمه، دامنه نزدیکتر به کسب و کار خود را ثبت نمایید.

خرید ایمیل اختصاصی

برای خرید ایمیل اختصاصی بهتر است ویژگی‌های که برای شما اهمیت دارد را لحاظ نمایید. در مقاله چطور یک ایمیل سرور خوب انتخاب کنیم، فاکتورهایی که در انتخاب یک سرویس ایمیل خوب و مناسب موثر هستند، به خوبی شرح داده شده‌اند. با توجه به اولویت‌های خود می‌توانید یکی از سرویس‌های ارائه ایمیل را جهت ایجاد ایمیل اختصاصی انتخاب نمایید.

سرویس‌های راهکار سازمانی اپیک، طوری طراحی شده‌اند که برای طیف گسترده‌ای از مشتریان با اولویت‌های متفاوت و متنوع، بسته‌های کاربردی داشته باشند. از سازمان بزرگ و تعداد کاربران بسیار زیاد گرفته تا کسب و کارهای نوپا و چابک، همگی می‌توانند سرویسی مناسب کار خود انتخاب کنند. از طرفی اپیک به منظور کاهش هزینه‌های مشتریان، فاکتور مشتریان را با الگوی PAYG و بر اساس میزان استفاده واقعی از سرویس محاسبه می‌کند تا کسب وکارها بیشتر از میزان مصرف خود پرداخت نداشته باشند.

می‌توانید با مراجعه به پنل مشتریان اپیک و انتخاب سرویس ابری یا نصب در محل اپیک، یکی از بسته‌های پشتیبانی برنزی، اقتصادی، نقره‌ایی و طلایی که منطبق بر نیاز شماست را انتخاب کرده و ایمیل‌های خود را بدون محدودیت در محیطی امن و اختصاصی ارسال نمایید.