ارتباط از طریق ایمیل، یک ارتباط غیر بر خط است. یعنی زمانی که فرستنده یک ایمیل ارسال می‌کند، مخاطب تا زمانی که وارد سرویس ایمیل خود نشده باشد، از دریافت آن بی اطلاع می‌ماند.
البته با وجود برنامه‌های مدیریت ایمیل روی تلفن‌های هوشمند یا کامپیوترهای شخصی، اکثر مخاطبان به محض دریافت ایمیل جدید، یک اطلاع‌رسانی یا notification روی تلفن همراه یا کامپیوتر خود دریافت می‌کنند. اما همچنان فرستنده پیام، از این که آیا ایمیلش دریافت شده یا خوانده شده است، بی اطلاع می‌ماند.
اگر بتوانید بعد از ارسال ایمیل، به طریقی متوجه شوید که مخاطبتان چه زمانی ایمیل شما را باز کرده است، از رسیدن ایمیل به دست مخاطب و دیده شدن آن مطمئن می‌شوید. اطمینان از تحویل پیام به مخاطب، به ویژه در مورد ایمیل‌های مهم و حیاطی؛ نقش بسیار مهمی در مدیریت ارتباطات شما خواهد داشت.
در سرویس توکا این امکان برای شما فراهم شده است که از زمان دریافت و باز شدن ایمیلتان توسط مخاطب آگاه شوید. در این مقاله برای کاربران سرویس وب کلاسیک توکا، نحوه انجام این کار توضیح داده شده است.
تعریف رسید خوانده شدن پیام
یکی از روش‌ها برای اطمینان از دریافت ایمیل، دریافت رسید خوانده شدن پیام است. در این روش، شما به همراه ایمیل خود، یک درخواست رسید هم ارسال می‌کنید. زمانی که مخاطب وارد سرویس ایمیلش شده و ایمیل شما را باز کند، درخواست رسید را مشاهده می‌کند. با تایید این درخواست، رسید به صورت یک ایمیل برای شما ارسال می‌شود که زمان باز شدن ایمیل را اطلاع رسانی می‌کند.
فعال‌سازی رسید خوانده شدن پیام در توکا
در سرویس وب توکا دو روش برای درخواست رسید وجود دارد. در ادامه هر دو روش را با هم مرور می‌کنیم.
درخواست رسید خوانده شدن روی “همه” ایمیل‌ها
برای این که روی همه ایمیل‌هایی که ارسال می‌کنید، درخواست رسید ارسال شود؛ باید این کار را در تنظیمات سرویس وب توکا انجام دهید:
- با یک مرورگر وارد سرویس وب توکا شوید و به زبانه تنظیمات بروید.
- در زبانه تنظیمات وارد قسمت رایانامه شوید.
- در تنظیمات رایانامه و در اواسط صفحه، قسمت “نوشتن پیام‌ها” را مطابق شکل زیر پیدا کنید.
- گزینه “درخواست همیشگی برای رسید خوانده شده” را انتخاب کنید.
- تغییرات را ذخیره کنید تا از این به بعد به همراه همه ایمیل‌هایی که می‌فرستید، درخواست رسید ارسال شود.
درخواست رسید خوانده شدن موردی
درست است که درخواست رسید و اطمینان از دیده شدن ایمیل‌ها نقش بسیار موثری در ارتباطات شما دارد، اما باید به این نکته هم توجه داشت که اگر حجم پیام‌هایی که در طول روز برای همکاران خود می‌فرستید زیاد باشد، درخواست رسید برای همه ایمیل‌ها می‌تواند برای مخاطبان آزار دهنده شود.
به همین دلیل، توکا این امکان را فراهم کرده است که شما به صورت موردی بتوانید برای یک ایمیل خاص، درخواست رسید خوانده شدن را تنظیم کنید.
این کار در زمان نوشتن ایمیل به ترتیب زیر انجام می‌شود:
- پس از نوشتن ایمیل در صفحه ایجاد پیام جدید، در نوار ابزار کنش‌ها، قسمت “گزینه‌ها” را انتخاب کنید.
- در این قسمت همانطور که در شکل نشان داده شده است، امکان انتخاب “درخواست رسید خوانده شدن” فراهم است.
- با انتخاب این گزینه، زمانی که ایمیل را ارسال می‌کنید، به همراه ایمیلتان یک درخواست رسید هم فرستاده می‌شود.
نحوه تایید درخواست رسید در توکا
زمانی که ایمیلی به همراه درخواست رسید ارسال شده باشد، دریافت کننده ایمیل با ورود به سرویس توکا و باز کردن آن پیام با درخواستی مطابق شکل زیر روبرو می‌شود.
با انتخاب بله و تایید ارسال رسید، یک ایمیل استاندارد برای فرستنده ارسال می‌شود که به معنای رسید دریافت ایمیل است.
البته این رسید به این معنی نیست که پیام به طور کامل مشاهده و خوانده شده است، بلکه تنها این تضمین را می‌دهد که پیام توسط دریافت‌کننده دیده دریافت و باز شده است.