ساخت ایمیل با آدرس اختصاصی به معنی ایجاد یک آدرس ایمیل منحصر به فرد است که روی دامنه اختصاصی تعریف شده باشد. یک ایمیل با آدرس اختصاصی را می‌توان نقطه مقابل ایمیل رایگان دانست. استفاده از ایمیل با آدرس اختصاصی برای تبادل پیامهای تجاری و رسمی، مزیت‌هایی دارد که نمی‌توان از آن چشم پوشی کرد. در این مقاله ابتدا به معرفی آدرس ایمیل اختصاصی و این که چرا لازم است آدرس ایمیل اختصاصی داشته باشید پرداخته‌ایم. در ادامه، مراحل ایجاد آدرس ایمیل اختصاصی و روش‌های مختلف راه‌اندازی ایمیل اختصاصی را با هم بررسی خواهیم کرد.
ایمیل با آدرس اختصاصی چیست و چرا داشتن آن اهمیت دارد؟
به آدرس ایمیلی که روی یک دامنه اختصاصی تعریف شده باشد، آدرس ایمیل اختصاصی گفته می‌شود. ما در هر موقعیتی که باشیم، دیر یا زود برای استفاده از سرویس‌ها و خدمات اینترنتی به یک آدرس ایمیل احتیاج پیدا می‌کنیم. زمانی که می‌خواهیم یک گوشی هوشمند را برای اولین بار راه‌اندازی کنیم، در یک سایت یا یک سرویس آنلاین ثبت نام کنیم یا پیامی رسمی را از طریق ایمیل ارسال کنیم؛ به یک آدرس ایمیل نیاز داریم. آدرس ایمیل ما می‌تواند متعلق به یک سرویس ایمیل رایگان باشد که همه به آنها دسترسی دارند (مثل جیمیل، یاهو و هات میل …) یا این که یک آدرس ایمیل اختصاصی باشد.
برای تبادل پیامهای ایمیل می‌توانیم از هر دو نوع ایمیل رایگان یا ایمیل اختصاصی خودمان استفاده کنیم. اما استفاده از ایمیل اختصاصی در مقابل ایمیل رایگان خصوصا در کاربری‌های رسمی و کاری، به دلایل زیر ارجحیت دارد:
اعتبار فرستنده
ایمیل‌های رایگان، به دلیل عدم بررسی صحت اطلاعات کاربران یکی از گزینه‌های مناسب برای هکرها و خلافکاران است. هر کسی با دسترسی به اینترنت و داشتن حداقل اطلاعات؛ می‌تواند یک آدرس ایمیل رایگان برای خود دست و پا کند. بنابراین نباید توقع داشت که دریافت کنندگان، پیامهای ارسال شده این آدرس‌ها را جدی بگیرند.در صورتی که از ایمیل اختصاصی استفاده کنید؛ دریافت کننده با دیدن دامنه اختصاصی ایمیل شما متوجه می‌شود که حساب ایمیل شما به یک دامنه تحت مالکیت یک شخص یا کسب و کار تعلق دارد و معتبر است.
شناساندن کسب و کار یا نام تجاری به وسیله دامنه ایمیل
یکی از مزایای استفاده از ایمیل اختصاصی یا ایمیل سازمانی به ویژه برای کسب و کارها این است که دریافت کنندگان پیام با دیدن دامنه اختصاصی شما، می‌توانند کسب و کار شما را با جستجوی دامنه‌تان پیدا کنند و در صورتی که سایت اینترنتی داشته باشید؛ از سایت شما بازدید کنند.
امکان انتخاب نام دلخواه برای حساب ایمیل
یکی از مشکلاتی که در استفاده از سرویس‌های ایمیل رایگان وجود دارد، این است که اکثر نام‌های کاربری قبلا توسط دیگران استفاده شده‌اند. مثلا اگر بخواهید در سرویس جیمیل یا یاهو یک حساب برای کاربری با نام علی علوی بسازید، حتما باید نام کاربری طولانی و با ترکیب اعداد برای خود بسازید (مثل ali.alavi202101). اما در ساخت ایمیل با آدرس اختصاصی، به دلیل این که دامنه متعلق به شماست، امکان انتخاب نام‌های کاربری دلخواه به سادگی فراهم است.
امکان انتخاب سرویس‌دهنده ایمیل متناسب با نیاز
سرویس‌های ایمیل رایگان، خدمات و قابلیت‌های مشخص و ثابتی برای همه کاربرانشان دارند. شما در صورتی که بخواهید یک نیازمندی مشخص برای کسب و کار خود را لحاظ کنید (مثلا امکان تهیه آرشیو از تمام پیامهای تیم و همکارانتان، امکان دانلود بک‌آپ پیام‌ها و ….) در بسیاری از سرویس‌های رایگان نمی‌توانید این خدمات را داشته باشید.
در ادامه، تمام مراحلی که برای ساخت ایمیل با آدرس اختصاصی باید طی کنید را به هم مرور می‌کنیم.
مراحل ساخت ایمیل با آدرس اختصاصی
به طور کلی، دو مرحله اصلی برای ساخت ایمیل با آدرس اختصاصی وجود دارد. شما برای راه‌اندازی ایمیل اختصاصی خود؛ اول از همه باید یک دامنه اختصاصی داشته باشید و بعد از آن، یکی از روش‌های مرسوم برای ایجاد ایمیل روی آن دامنه را انتخاب و اجرا کنید. بنابراین، در ادامه این دو مرحله را با هم خواهیم دید.
خرید دامنه
دامنه یا دامین؛ به یک نام منحصر به فرد گفته می‌شود که از ترکیب نام دامنه + . + پسوند ساخته شده باشد. مانند: example.com. دامنه در واقع به یک آدرس یکتا (مثلا به یک سایت یا یک سرویس و …) در اینترنت اشاره می‌کند و توسط پروتکل DNS که کار اصلی آن تبدیل IP به اسم است به یک آدرس تبدیل می‌شود. برای این که دامنه‌ای اختصاصی بخرید، ابتدا باید نام دامنه مناسبی انتخاب کنید. شما میتوانید هم از نام خودتان و هم از نام کسب و کار خودتان برای خرید دامنه استفاده کنید. بعد از انتخاب نام دامنه، میتوانید پسوند متناسب با کسب و کار خود را انتخاب کنید. قیمت خرید یک دامنه بر اساس پسوند آن متفاوت است.
برای این که یک ارزیابی قیمت از دامنه داشته باشید، در جدول زیر قیمت دامنه برای چند پسوند مختلف ارائه شده است:
انتخاب روش و راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی
روش‌های مختلفی برای راه‌اندازی و ساخت ایمیل با آدرس اختصاصی وجود دارد که با هم این روش‌ها را مرور می‌کنیم:
راه‌اندازی سرویس ایمیل بدون نیاز به هاست
در این روش شما نیازی به تهیه هاست ندارید. شرکت‌های زیادی هستند که بصورت تخصصی یک سرویس ایمیل به مشتریان عرضه می‌کنند. به عبارت بهتر، تمامی زیرساخت‌های لازم برای راه‌اندازی سرویس ایمیل توسط شرکت ارائه دهنده از قبل تهیه شده و نرم‌افزارهای لازم برای ارائه سرویس ایمیل روی آن نصب و راه‌اندازی شده است. در نتیجه شما به عنوان مشتری میتوانید به هر تعدادی که نیاز دارید، روی آن سرویس ایمیل با دامنه اختصاصی خود حساب ایمیل اختصاصی بسازید.
ساخت ایمیل اختصاصی با این روش، یکی از ساده‌ترین و کم هزینه‌ترین راه‌ها است. درست مثل این که شما برای تهیه یک وعده غذای گرم، بجای خرید مواد لازم برای تهیه آن غذا یا تجهیز یک آشپزخانه، به یک رستوران مراجعه کرده و بصورت حضوری یا حتی آنلاین همان غذایی که می‌خواهید را سفارش دهید!
البته همانطور که ما برای دریافت سرویس مناسب و غذای با کیفیت، در انتخاب رستوران دقت کافی داریم و سعی می‌کنیم به رستوران خوشنام و معتبری مراجعه کنیم، انتخاب سرویس‌دهنده ایمیل اهمیت زیادی دارد. ما سرویس ایمیل ابری اپیک را به همین منظور وارد بازار کرده‌ایم. اپیک، تمامی ملاحظات و نیازمندی‌های شما را با کمک راهکارهای امنیتی و تکنیک‌های نوین سرویس‌دهی پوشش داده است و علاوه بر این، شما از یک ابزار ارتباطی بسیار حرفه‌ای و یکپارچه برای تعامل با دیگران برخوردار هستید. برای دیدن اطلاعات بیشتر به پنل مشتریان اپیک مراجعه کنید.
خرید هاست و استفاده از سرویس ایمیل هاست
سرویس میزبان یا host به فضایی در اینترنت گفته می‌شود که از آن برای ساختن سایت، ذخیره داده‌ها یا ساخت و ارائه اپلیکیشن یا سرویس استفاده می‌شود.
برای راه‌اندازی ایمیل تحت هاست، باید از یکی از شرکت‌های ارائه دهنده خدمات هاست، یک سرویس هاست خریداری کنید. البته اگر قبلا سایت داشته باشید، به احتمال زیاد روی همان سرویس میزبانی، یک سرویس ایمیل هم وجود دارد.
البته ایمیلی که روی هاست عرضه می‌شود، یک سرویس جانبی است و امکانات بسیار اندک و ابتدایی دارد. همچنین به دلیل این که سرویس ایمیل تحت هاست یک سرویس جانبی است، شما نمی‌توانید انتظار پشتیبانی حرفه‌ای و امکان دسترسی به خدمات فوری داشته باشید، و باید همه موارد توسط خودتان مدیریت شود.
خرید هاست و نصب سرویس ایمیل حرفه‌ای متن باز رایگان
در این روش هم مثل روش قبل؛ لازم است شما از قبل هاست خریداری کرده باشید. مرحله بعد، دانلود نرم افزار سرویس ایمیل و نصب آن روی هاست است. معمولا نرم افزار این سرویس‌ها در اینترنت قابل دریافت است و میتوانید آنرا دانلود و روی هاست خود نصب کنید. در این روش تمامی مراحل نصب و راه‌اندازی و راهبری توسط شما انجام می‌شود و همه مسئولیت‌ها به عهده شماست. این کار نیاز به مهارت، تجربه و دانش فنی کافی دارد. همچنین این سرویس‌ها به دلیل متن باز بودن، در معرض حملات امنیتی قرار دارند و کنترل و مدیریت اسپم روی آنها پیچیده است. بنابراین باید لازم است در کنار این سرویس ایمیل، از ابزارهای امنیتی و مدیریت اسپم هم استفاده کنید.
خرید هاست و خرید سرویس ایمیل سازمانی- نصب در محل
روش آخری که برای ساخت ایمیل با آدرس اختصاصی دارید، این است برای هاستی که قبلا خریداری کرده‌اید یک سرویس ایمیل سازمانی خریداری کنید. شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل سازمانی امکان نصب و راه‌اندازی محصول خود را روی هاست متعلق به شما خواهند داشت. این روش راه‌اندازی ایمیل بیشتر مناسب سازمان‌ها یا شرکت‌های بزرگ است. اپیک، محصول ایمیل سازمانی نصب در محل خود را برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ که زیرساخت لازم برای سرویس ایمیل دارند، توسعه داده است. این نرم افزار روی سرورها و زیرساخت سازمان یا شرکت شما نصب و راه‌اندازی می‌شود و شما از خدمات پشتیبانی اپیک در زمان قرارداد خود بهره‌مند خواهید شد.
