ایمیل اختصاصی چیست و برای ساخت ایمیل اختصاصی چه باید کرد؟

با وجود این که شبکه‌های اجتماعی و پیام رسان‌ها سرعت ارتباطات بین افراد را تا حد قابل ملاحظه‌ایی افزایش داده‌اند، ولی ایمیل همچنان یکی از امن‌ترین و مطمئن‌ترین راه‌های برقراری ارتباط است. برای کسانی که مشغول فعالیت‌های تجاری هستند، استفاده از یک بستر ایمیل اختصاصی یا ایمیل سازمانی برای تبادل پیام‌ها و مستندات رسمی، از هر لحاظ اهمیت دارد. در این مقاله قصد داریم ضمن معرفی ایمیل اختصاصی و ویژگی‌های اصلی آن، به روش‌های ساخت ایمیل اختصاصی بپردازیم.

ایمیل اختصاصی چیست؟

ایمیل اختصاصی یک سرویس ایمیل است که روی دامنه اختصاصی متعلق به شرکت‌ها یا افراد راه‌اندازی می‌شود و کاربران آن زیر نظر سازمان یا شرکت تعریف می‌شوند. از ایمیل اختصاصی برای رد و بدل کردن پیام‌ها و ایمیل‌های رسمی و کاری استفاده می‌شود.

شاید بتوان گفت که ایمیل اختصاصی به نوعی سند اعتبار يک شخص يا شرکت محسوب می‌شود. چون شرکتی که از ایمیل رایگان استفاده می‌کند، بسیار احتمال دارد که تازه‌کار باشد یا این که جعلی بوده و به همین دلیل از ایمیل رایگان استفاده می‌کند.

از طرفی، ایمیل‌های اختصاصی رسمی‌تر بوده و بخاطرسپاری آنها نیز آسانتر است. فرض کنید شخصی بنام علی احمدی دو آدرس ایمیل متفاوت برای خود ایجاد کرده یکی بصورت: ali-ahmadi.k2022@gmail.com و یک آدرس ایمیل اختصاصی بصورت: ali.ahmadi@brandname.com، مسلما آدرس ایمیل اختصاصی شخص کوتاهتر، رسمی‌تر و مناسب‌تر است.

مهمترین مزایای بکارگیری ایمیل اختصاصی

استفاده از ایمیل اختصاصی، برای کاربران مزیت‌های مختلفی دارد؛ که می‌توان به مواردی مانند: امنیت، پشتیبانی مداوم، دسترس پذیری و اطمینان از کارکرد همیشگی سرویس، پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات اشاره کرد.

امنیت

امنیت ایمیل و حفظ محرمانگی اطلاعات یکی از مهمترین و ارزشمندترین ویژگی‌هایی است که در سرویس اختصاصی ایمیل به کاربران عرضه می‌شود. سرویس ایمیل اختصاصی در قبال تعهداتی که دارد؛ خود را ملزم به حفظ همه جانبه امنیت سرویس ایمیل دانسته و از آخرین متدهای امنیتی برای ارتقا امنیت سرویس خود بهره می‌برد. همچنین به دلیل همان تعهدات و قراردادی که دارد، مسئول حفظ محرمانگی و عدم دسترسی ناخواسته به اطلاعات، مستندات و کلیه مواردی است که در سرویس ایمیل به مشتری خود عرضه کرده است.

پشتیبانی پیوسته

کسب و کارهای امروز این امکان را دارند که بدون وقفه و در هر ساعتی از شبانه‌ روز فعالیت داشته باشند و کارکنان آنها بدون محدودیت زمانی بتوانند کارهای خود را پیش ببرند. بنابراین در اختیار داشتن یک گروه پشتیبانی آماده به صورت ۲۴ ساعته و در ۳۶۵ روز سال، یکی از مهمترین امتیازات سرویس‌های ایمیل اختصاصی به شمار می‌آید که در ایمیل‌های رایگان خبری از این پشتیبانی نیست.

دسترس‌پذیری و اطمینان از کارکرد همیشگی سرویس

با توجه به اینکه ایمیل به محور اصلی تمام ارتباطات و روابط تجاری تبدیل شده است بنابراین بهره‌مند بودن از بالاترین حد دسترس‌پذیری سرویس ایمیل یکی از عوامل بسیار مهم برای عملکرد شرکت‌های کوچک است. از آنجایی که ارائه خدمات مداوم، کلید اصلی ارتباط و جریان داشتن عملیات تجاری است، اکثر شرکت‌های ارائه کننده خدمات ایمیل اختصاصی زمان کارکرد بیش از ۹۹% را برای مشتریانشان فراهم می‌کنند.

پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات

یکی دیگر از مواردی که شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل اختصاصی به مشتریان خود عرضه می‌دارند خدمات پشتیبان‌گیری ایمیل است. این مسئله درزمان قطع شدن سرورها یا بوجود آمدن هر مشکلی چه از سمت مشتری و چه از سمت سرورها جهت بازگرداندن اطلاعات و برگرداندن همه‌چیز به حالت قبل از خرابی مورد استفاده قرار می‌گیرد. خدمات بازیابی اطلاعات از دست رفته در صورت بروز هر گونه مشکلی در سرویس کمک بزرگی به حفظ سوابق فعالیت‌ها  ارتباطات می‌کند.

ارتباط از هرجا، هر زمان و با هر وسیله

مدیران و کارمندان شرکت‌های کوچک و متوسط برای گسترش کسب و کار خود همواره در حال رفتن به جلسات، شرکت در همایش‌ها و ملاقات با مدیران سایر کسب و کارها هستند. این کار بستری برای برقراری روابط کاری و ایجاد فرصت‌های جدید تجاری جدید است. بنابراین، دسترسی به سرویس ایمیل از طریق انواع گوشی‌های هوشمند و لپ تاپ‌ها کمک زیادی به تبادل سریع اطلاعاتی معرفی شرکت، رزومه کاری و … می‌کند. شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل اختصاصی با ایجاد برنامه‌های کاربردی برای موبایل و تبلت و دسترسی از راه‌های مختلف، این بستر را برای مشتریان خود فراهم کرده‌اند.

اشتراک گذاری و بهبود فضای کار گروهی

سامانه‌های اختصاصی بهترین منابع و امکانات را برای اشتراک‌گذاری اطلاعات در اختیار کاربران خود قرار می‌دهند. مواردی که در این سامانه‌ها قابل اشتراک گذاری است شامل پیگیری و وضعیت پروژه‌ها، مستندات و فایل‌ها، اشتراک برنامه‌ها و قرار ملاقات‌ها و تقویم‌ها، مخاطبان و تقریبا همه چیز است.