چطور یک ایمیل سرور خوب انتخاب کنیم؟

قابلیت‌های پیشرفته

سرویس‌های ایمیل پیشرفته در کنار تبادل پیام، بستری یکپارچه برای ارائه خدمات تعاملی دیگر هم فراهم کرده‌اند که این موارد بطور خلاصه می‌تواند شامل قابلیت‌های زیر باشد:

• تقویم حرفه‌ای در بستر ایمیل و مدیریت زمان
• امکان تعریف وظایف و مدیریت کارهای تیمی
• امکان جستجوی پیشرفته
• امکان ذخیره‌سازی فایلها و مستندات در فضایی ابری
• امکان اعمال فیلترهای تخصصی برای سازماندهی ایمیل‌ها
• امکان سفارشی‌سازی و مدیریت پیشرفته حساب کاربری
• امکان به اشتراک‌گذاری موارد با سایرین
• امکان اعطای نمایندگی حساب ایمیل بدون ارائه دسترسی به دیگران
• و ….

قابلیت اتصال به سایر سامانه‌ها

زمانی که قرار است یک سرویس ایمیل در کنار مجموعه‌ای از سایر سرویس‌ها نظیر درگاه‌ ورود یکپارچه (SSO)، خدمات مشتری یا CRM و … کار کند، باید امکان اتصال به این سامانه‌ها را داشته باشد و این مسئله نیازمند استفاده از استانداردها در توسعه سرویس ایمیل است.

پشتیبانی از برنامه‌های موبایل

با توجه به این که ابزار موبایل بسیار متداول شده است و کاربران زمان بیشتری از روز خود را با این ابزار سر و کار دارند، لازم است که سرویس ایمیل، از طریق اپلیکیشن‌های تلفن همراه هم در دسترس باشد.

امنیت

حفظ امنیت ایمیل یکی از مهمترین نیازمندی‌های غیر کارکردی سرویس‌های ایمیل است. امنیت در تبادل ایمیل شامل مباحثی از قبیل جلوگیری از دسترسی غیر مجاز به اطلاعات ایمیل در مسیر، جلوگیری از ارسال و دریافت بد افزارها، جلوگیری از حملات DoS به سرورها و بطور کلی تمامی عواملی است که منجر به خطر افتادن ارتباط یا از دست رفتن صحت اطلاعات شود.

پایداری و اطمینان

انتظار ما این است که همیشه و هر زمان که بخواهیم بتوانیم از سرویس ایمیل استفاده کنیم. یک سرویس ایمیل خوب به کاربران خود اطمینان می‌دهد که همواره به صورت پایدار و بدون وقفه در حال ارائه سرویس است؛ خصوصا در شرایطی که بخشی از قسمت‌ها به درستی کار نکنند یا موقتا دچار مشکل شوند.

برای همین هم سرویس‌دهنده‌ها باید با استفاده از راهکارهایی جایگزین برای شرایطی که یکی از بخش‌های پایه‌ای از کار می‌افتد؛ ادامه سرویس را برای کاربران فراهم کنند. راهکارهایی مثل ایجاد Redundancy در لایه‌های مختلف شبکه، دیسک و …؛ تمهیدات مربوط به Disaster Recovery و استفاده از راهکارهای پشتیبان‌گیری را می‌توان مهمترین این راهکارها در ارائه سرویسی پایدار و مطمئن دانست.

پشتیبانی

هر اندازه هم که قابلیت‌ها و امکانات یک سرویس بالا باشد، مسئله در دسترس بودن پشتیبانی و پاسخگو بودن سرویس دهنده از کانال‌های مختلف ارتباطی مثل تلفن؛ ایمیل، سرویس تیکتینگ تحت وب و … در قبال محصول بسیار اهمیت دارد، فرض کنید در یک شرایط خاص سرویس دچار مشکل شده یا به دلیل خطای کاربری، مشکلاتی در ارائه سرویس پیش آمده است. سرویس‌ دهنده ایمیل، لازم است کانال‌های ارتباطی برای تماس با تیم پشتیانی و ثبت گزارش خطا در اختیار کاربران خود قرار دهد.

همچنین عقد قراردادهایی تعهد آور بین مشتری و ارائه دهنده سرویس، منجر به افزایش اطمینان کاربر از بستر اربتاطی خود خواهد شد. این مسئله در سرویس‌های ایمیل رایگان به هیچ عنوان وجود ندارد.

آموزش

یکی از مهمترین کارهایی که به کاربران نهایی کمک می‌کند با تمام قابلیت‌ها و امکانات سرویس ایمیل آشنا شود و حتی یاد بگیرد که چطور با انجام تنظیمات پیشرفته استفاده بهتری از سرویس ایمیل خود داشته باشد، ارائه آموزش‌های کامل و متنوع از طرف سرویس‌دهنده است.

بسیاری مواقع کاربران به دلیل این که با یکی از قابلیت‌ها به درستی آشنا نشده ‌اند، ممکن است بازخورد مثبتی از کار با سرویس ایمیل خود نداشته باشند. هر چقدر که این قابلیت‌ها بهتر و شفاف‌تر به کاربران آموزش داده شود، فرهنگ استفاده از ایمیل هم بهتر و بیشتر در بین کاربران رواج پیدا می‌کند.

قیمت

یکی از مواردی که در انتخاب یک سرویس ایمیل اهمیت دارد؛ این است که از نظر مالی هم مقرون به صرفه باشد. باید توجه داشت که مسئله هزینه و مزایا، هر دو باید در کنار هم در نظر گرفته شوند، چه بسا استفاده از ایمیل‌های رایگان، در ابتدا به نظر اقتصادی باشد، ولی در طولانی مدت؛ مسئله عدم پشتیبانی حرفه‌ای، آسیب برندینگ به دلیل استفاده از دامنه غیر اختصاصی، عدم اطمینان از امنیت اطلاعات، پاسخگو نبودن سرویس‌ دهندگان ایمیل و مسائل بسیاری از این دست هزینه‌های بیشتری را در بلند مدت به سازمان تحمیل کند.

از طرف دیگر، انتخاب سرویس ایمیلی که بیشتر از نیازمندی سازمان ما امکانات داشته باشد هم، مانند خرید یک سیستم کامپیوتری بسیار پیشرفته برای دیدن سریال و فیلم است. بنابراین، زمانی که بتوانیم نیازمندی‌های خود را شفاف کنیم، انتخاب سرویس ایمیل مناسب با کاربری و در عین حال مقرون به صرفه ساده‌تر خواهد شد.