خلاصه مطلب
فایل صوتی متن مقاله
اگر با اطلاعات عمومی این موضوع آشنایی دارید و به دنبال محتوای فنی و تخصصی در مورد این مطلب هستید، میتوانید از طریق این دکمه اقدام نمایید.
خرید هاست ایمیل یا میزبانی ایمیل؛ یکی از روشهای ساخت ایمیل سازمانی یا ایمیل اختصاصی است. خرید هاست ایمیل، مزایایی برای سرویس ایمیل سازمانی به همراه دارد و بسیاری از دغدغههای مربوط به سرویس ایمیل سازمانی را برطرف میکند. اما خرید هاست ایمیل، تنها یکی از روشهای راهاندازی سرویس ایمیل سازمانی یا ایمیل شرکتی است. روشهای متفاوت راهاندازی ایمیل هر کدام مزیتها و معایب مخصوص خود را دارند. برای همین ما در این مقاله قصد داریم ابتدا به معرفی خدمات میزبانی ایمیل یا هاست ایمیل بپردازیم. سپس مزایا و معایب خرید آن را در مقایسه با خدمات ایمیل ابری بررسی کنیم.
هاست ایمیل یا میزبانی ایمیل چیست؟
هاست ایمیل (Email Hosting) یک سرور میزبانی شده است که برای نصب نرمافزار و ارائه سرویس ایمیل پیکربندی شده است. هاست ایمیل به طور معمول توسط شرکتهای ارائه دهنده خدمات میزبانی به عنوان یک سرویس جانبی و اختیاری در کنار سایر خدماتی نظیر وبسایت یا سرویسهای دیگر تحت وب ارائه شود.
سرویس ایمیل، یک سرویس تبادل پیام است و بنابراین، انتظار میرود همواره پیامها را با موفقیت ارسال و با موفقیت دریافت کند. اما چالشهایی نظیر دریافت پیامهای اسپم؛ نرسیدن پیامهای ارسالی به مقصد یا اسپم شدن آنها؛ از دسترس خارج شدن سرویس ایمیل به دلیل مشکلات فنی و موارد دیگری از این دست، اهمیت استفاده از انتخاب روش مناسب برای راهاندازی سرویس ایمیل را نشان میدهد.
خدماتی که تحت عنوان هاست ایمیل ارائه میشوند، امکانات و قابلیتهای لازم برای راهاندازی سرویس ایمیل را دارند ؛ اما با توجه به ماهیتی که دارند، معایبی نسبت به سایر روشهای راهاندازی سرویس ایمیل دارند که در این مقاله به آن پرداختهایم. پیش از انتخاب و خرید سرویس ایمیل بد نیست مروری روی امکانات سرویس هاست ایمیل و نقاط قوت و ضعف آن داشته باشیم.
امکانات هاست ایمیل
هاست ایمیل یا سرویس میزبانی ایمیل، بستری است که در آن نیازمندیهای لازم برای راهاندازی سرویس ایمیل ارائه شده است. بسیاری از ما ممکن است هاست ایمیل را با سرویس ایمیل ابری اشتباه بگیریم، البته این سرویس ایمیل ابری و هاست ایمیل شباهتهای زیادی دارند، اما برخی تفاوتها هم در این سرویسها وجود دارد که در ادامه بیشتر با این تفاوتها آشنا خواهیم شد.
هاست ایمیل درست مانند سرویس ایمیل ابری امکانات لازم برای راهاندازی ایمیل شرکتی یا ایمیل اختصاصی را در اختیار شما قرار میدهد. مهمترین این امکانات ارائه شده در هاست ایمیل عبارتند از:
راهاندازی سرویس ایمیل شرکتی یا سازمانی
با خرید و راهاندازی هاست ایمیل، این امکان را خواهید داشت که سرویس ایمیل را روی دامنه اختصاصی کسب و کار خودتان تعریف کنید. شرکتهای ارائه دهنده هاست ایمیل؛ از قبل یک سرویس ایمیل را روی این هاست نصب و راهاندازی میکنند و شما پس از خرید میتوانید آن را روی دامنه خودتان تنظیم کرده و حساب ایمیل خودتان را بسازید.
همین قابلیت در سرویس ایمیل ابری هم فراهم است، با این تفاوت که سرویس ایمیل ابری ابزارهای تکمیلی بیشتری برای سرویس ایمیل در اختیار شما میگذارند.
برخورداری از فضای ذخیرهسازی معین برای صندوق پست کاربران در هاست ایمیل
زمانی که اقدام به خرید هاست ایمیل میکنید، میتوانید بر اساس نیاز خود فضای ذخیرهسازی و تعداد حساب ایمیل مورد استفاده از هاست ایمیل خدمات بگیرید. فضای ذخیرهسازی ایمیل برای همه یا به ازای هر صندوق پستی به کاربران سرویس ایمیل شما تخصیص داده میشود. البته، ممکن است شما در اوایل استفاده از ایمیل شرکتی خود، نیاز به فضای زیادی نداشته باشید و عملا بخش زیادی از فضای شما در سالهای نخست، بلااستفاده خواهند ماند.
هرچند این مسئله در سرویس ایمیل ابری به این صورت مدیریت میشود که فضای خریداری شده بطور مشترک در اختیار کاربران ایمیل قرار دارد و در نتیجه، در صورت مصرف بیشتر یک کاربر، از فضای بی استفاده کاربران دیگر استفاده میشود.
استفاده از دامنه شخصی در هاست ایمیل
یکی از مهمترین مزیتهای استفاده از هاست ایمیل و ایمیل ابری، امکان تنظیم سرویس ایمیل روی همه دامنه اختصاصی متعلق به کسب و کار شماست. البته تمامی سرویسهای ایمیل ابری و ایمیلهای سازمانی هم این قابلیت را دارند که سرویس ایمیل را روی دامنه متعلق به شما ارائه دهند.
کنترل و جلوگیری از اسپم و ویروسها
در هاستهای ایمیل؛ تنظیماتی انجام میشود که به طور بالقوه ایمیلهای مخرب را قبل از ورود به شبکه مسدود کند. اسکنرهای ضد ویروس معمولا در دروازه های SMTP میزبان یا هاست قرار میگیرند. برای مقابله با هرزنامه هم مکانیسمهای مختلفی مورد استفاده قرار میگیرد. این مسئله در تمامی سرویسهای ایمیل ابری هم کنترل شده و سرویسهای ایمیل ابری هم از سرویسهای امنیتی و مدیریت اسپم بهره میبرند.
مستقل شدن میزبانی سایت و سرویس ایمیل
یکی از مزایای اصلی خرید هاست ایمیل برای ایمیلهای کاری این است که میزبانی سرویس ایمیل شما و میزبانی سرویس وب سایت شما را مستقل از یکدیگر نگه میدارد. اگر هر دوی آنها را در یک بستر میزبانی کنید، این خطر وجود دارد که همه چیز یک بار خراب شود. زیرا، اگر هاست شما از کار بیفتد، ایمیل شما نیز از کار خواهد افتاد. در نتیجه تا زمانی که مشکل هاستتان برطرف نشود؛ ارتباط خود را با مشتریان به طور کامل از دست میدهید.
فراتر از پیام رسانی
استفاده از هاست ایمیل یا ایمیل ابری به شما کمک میکند که بتوانید ابزار بسیار جامع و کاملی را برای سرویس ایمیل خود انتخاب کنید. امروزه ابزارهای Collaboration یا ارتباط سازمانی، بهغیر از ایمیل، سرویسهای جانبی دیگری نظیر تقویم، مدیریت وظایف، مدیریت و سازماندهی خودکار پیامها و امکان استفاده از فضای ابری برای اشتراکگذاری مستندات، همه این موارد را میتوان در یک سرویس ایمیل پیشرفته در اختیار داشت.
امکان تعریف آدرسهای متعارف در هاست ایمیل
زمانی که راهاندازی سرویس ایمیل سازمانی کسب و کار از طریق خرید هاست ایمیل انجام شود، میتوانید با تعریف ایمیل روی دامنه اختصاصی، حسابهای کاربری متعارفی نظیر ایمیل info، ایمیل sales، ایمیل support و … را تعریف کنید تا مخاطبان شما بتوانند پیام خود را بدون واسطه به دست تیم مورد نظرشان برسانند.
سرویس خود را انتخاب کنید
برای خرید ایمیل سازمانی و شرکتی و مشاهدهی پلنهای قیمتی میتوانید از روش زیر اقدام کنید. یا اگر سؤالی در مورد محصول و ویژگیهای آن دارید، با کارشناسان اپیک تماس بگیرید.
سرویس ایمیل اختصاصی یا هاست ایمیل؟
همانطور که در قسمت قبل توضیح داده شد، هاست ایمیل یک خدمت میزبانی شده است. اما این خدمت میزبانی شده ممکن است به صورت یک سرویس عمومی و با قابلیتهای متعارف ارائه شود یا این که برای یک سازمان و کسب و کار، به صورت اختصاصی و کاملا شخصیسازی شده راهاندازی شود.
سرویسهای ایمیل اختصاصی عموما برای کسب و کارهای بزرگ یا سازمانهای دولتی یا نیمه خصوصی مطلوب هستند، چرا که این سازمانها برای خود قوانین و سیاستهایی دارند که برای همه سرویسهای مورد استفاده خود اعمال میکنند. همچنین در این سازمانها معمولا ابزارهای دیگری مورد استفاده هستند که لازم است به سرویس ایمیل متصل شوند. سامانههایی نظیر درگاه ورود یکپارچه، فضای ابری اختصاصی و …. از جمله مواردی هستند که در سازمانهای بزرگ مورد استفاده قرار میگیرند. به همین دلیل است که در این سازمانها استفاده از ایمیل ابری یا هاست ایمیل کاربرد چندانی ندارد و این سازمانها ترجیح میدهند از سرویس اختصاصی شده برای خود استفاده کنند.
هاست ایمیل رایگان
نمونه ایمیلهای رایگان را درنظر بگیرید، شما بدون صرف هزینه به مجموعه جذابی از ابزارها و امکانات دسترسی پیدا میکنید، اما واقعیت این است که شرکت ارائه دهنده ایمیل رایگان، از روش دیگری نظیر جمع آوری اطلاعات شخصی و استفاده از آن اطلاعات برای اهداف تبلیغاتی و ارسال ایمیلهای هدفمند استفاده میکنند.
به نظر میرسد اگر مایل به راهاندازی سرویس ایمیلی حرفهای هستید و نمیخواهید دیگران هم با شما دراطلاعاتتان شریک شوند، از خدمات رایگان فاصله بگیرید.
معایب خرید هاست ایمیل در مقایسه با ایمیل ابری
سرویسهای ایمیل ابری در مقایسه با ایمیلهای تحت هاست خدماتی ارائه میدهند که در ایمیل تحت هاست در دسترس نیست یا هزینه بالاتری دارد:
هزینه بالای حفظ پایداری و دسترس پذیری
در مقایسه با سرویسهای ایمیل ابری که از تکنیکهای redundancy در لایههای مختلف و همچنین استفاده از سرورهای پشتیبان هم بهره میبرند تا پایداری و دسترسپذیری سرویس ایمیل خود را افزایش دهند، راهاندازی در هاست ایمیل قطعا هزینه بسیار زیادی خواهد داشت.
هزینه بالا برای سرویسهای آرشیو و بکآپ
یکی از نیازمندیهایی که کسب و کارها به آن احتیاج پیدا میکنند، جستجو در مستندات قدیمی و پیامهای گذشته است. این مسئله با استفاده از سرویسهای آرشیو که به عنوان یک سرویس جانبی در کنار ایمیل عرضه میشود، در برخی از سرویسهای ایمیل ابری وجود دارد. اما راهاندازی سرویس آرشیو به تنهایی، هزینه و پیچیدگی فنی زیادی دارد.
عدم امکان پرداخت به اندازه مصرف
زمانی که با خرید هاست ایمیل، اقدام به راهاندازی سرویس ایمیل سازمانی میکنید باید یک سطحی از سرویس میزبانی را انتخاب نمایید. اما معمولا در سالهای نخست کاربری، فضای ذخیرهسازی شما به طور کامل مورد استفاده قرار نمیگیرد. اما در ایمیلهای ابری، بدون دغدغه منابع، به راحتی میتوانید به اندازه مصرف سرویس تهیه کنید و هر زمان نیاز به توسعه داشتید، سرویس را توسعه دهید.
مهاجرت از هاست ایمیل
زمانی که از انتقال ایمیلها صحبت میشود، بحث انتقال یا Forward کردن پیامها از یک آدرس ایمیل به یک آدرس ایمیل دیگر نست، بلکه دقیقا به معنی جابجایی و انتقال اطلاعات از یک مکان به مکان دیگر و تغییر سرویسدهنده ایمیل است. اما این مهاجرت زمانی بطور کامل انجام میشود که نه تنها تمامی ایمیلهای گذشته و اطلاعاتی که در سرور قدیمی وجود داشته بطور کامل روی سرور جدید منتقل شود، بلکه در فرایند انتقال و در بازه زمانی انتقال هم هیچ وقفهای در سرویس ایمیل بوجود نیاید و سرویس ایمیل به صورت پیوسته در اختیار کاربران باشد.
دلایل مهاجرت از هاست ایمیل
انگیزههای بسیار زیادی برای مهاجرت از هاست ایمیل به یک سرویس ایمیل حرفهای وجود دارد که از مهمترین آنها، رهایی از دغدغههای امنیتی و اسپمها؛ ارتقا سرویس ایمیل به یک بستر حرفهای با قابلیتهای collaboration و همچنین برخورداری از پشتیبانی کامل است. اکثر سرویسهای ایمیل تحت هاست به عنوان یک سرویس جانبی در کنار خدمات اصلی میزبانی ارائه شده اند. در نتیجه، یک سرویس با امکانات و قابلیتهای اولیه است. کابران این نوع سرویس ایمیل، به مرور زمان دچار چالشها و کمبودهایی در ارتباط با سرویس ایمیل خود میشوند که در ادامه به برخی از مهمترین دلایل مهاجرت از سرویس ایمیل هاست پرداختهایم.
تجهیز به ابزارهای مدرن و حرفهای برای تعامل بهتر
سرویسهای ایمیل که بصورت تخصصی توسعه یافتهاند، در کنار قابلیت اصلی که ارسال و دریافت ایمیل است، مجهز به ابزارهای دیگری هستند که به بهبود تعامل کسب و کارها با همکاران و مشتریانشان کمک کنند. تصور کنید که بتوانید با استفاده از بستر ایمیل خود، به سادگی و با چند کلیک از روی ایمیلها، قرار ملاقات ایجاد کنید و دعوتنامه آن را با در نظر گرفتن زمان خالی همه تنظیم کنید، برای جلسات خود اتاق و تجهیزات رزرو کنید و جلسات را بصورت روتین تکرار کنید. همه این کارها بدون نیاز به حتی یک تماس برای هماهنگیو تنها با چند کلیک در بستر ایمیل صورت بگیرد.
همچنین میتوانید برای کارهای گروهی، فهرست وظایف مشترک، پوشههای اشتراکی و تقویمهای اشتراکی داشته باشید و از طریق فضای ابری که در بستر ایمیل وجود دارد مستندات را به کمک هم بهروز رسانی کنید. حتی میتوانید بصورت خودکار ایمیلهای دریافتی و ارسالی را بر اساس شرایطی که دارند، سازماندهی و مرتب کنید تا بدون نیاز به اتلاف وقت همواره با صندوق ورودی مرتب و سازماندهی شده روبرو شوید. اینها بخشی از قابلیتهایی است که سرویس ایمیل حرفهای در اختیار شما قرار میدهد.
بهرهمندی از قابلیتهای پیشرفته و تخصصی سرویس ایمیل
سرویس ایمیل همواره در معرض تهدیداتی همچون مشکلات امنیتی، هجوم اسپمها و خارج شدن از دسترس کاربران قرار دارد. یک سرویس ایمیل حرفهای به دلیل تمرکز بر ارائه سرویسی امن و پایدار، از روشها و تجهیزات مختلفی استفاده میکند تا بتواند با این تهدیدات به خوبی مقابله کند. استفاده از سپرهای امنیتی برای بررسی ایمیلهای مخرب و فیشینگ، راهاندازی ابزارهای مقابله با اسپم و همچنین تهیه تجهیزاتی برای پشتیبانی از سرورها و زیرساخت در صورت بروز هر گونه خرابی و مشکل، بطوری که سرویس ایمیل با از کار اقتادن یک قسمت بتواند از مسیر جایگزین به ارائه سرویس ادامه دهد، همگی از جمله قابلیتهایی هستند که در سرویسهای ایمیل حرفهای برای شما فراهم شدهاند.
دریافت پشتیبانی تخصصی
سرویس ایمیل باید همواره در دسترس باشد و تمامی پیامهایی که برای ما ارسال شده است را به صندوق دریافت ما برساند. ما برای رفع مشکلات سرویس ایمیل و یا درخواستهای جدیدی که احتمالا روی این سرویس داریم، نیاز به تیم پشتیبانی داریم تا بدون این که نیاز باشد خودمان درگیر مسائل فنی و مشکلات آن شویم، بتوانیم روی کسب و کار خودمان تمرکز کنیم.
مراحل مهاجرت از ایمیل هاست ایمیل به ایمیل ابری
فرایند مهاجرت بسیار فرایند پیچیده و تخصصی است و در چند مرحله صورت میگیرد. مراحل مهاجرت و زمان این فرایند کاملا بستگی به ابعاد سازمان، حجم ایمیلها، تکنولوژی مورد استفاده در مبدا و مقصد و مواردی از این دست دارد.
انتخاب و خرید سرویس ایمیل جدید (ترجیحا سرویس ایمیل ابری)
یک سرویس ایمیل تخصصی به دو صورت نصب در محل مشتریان، یا به صورت ابری و روی سرورهای شرکت ارائه دهنده سرویس ایمیل عرضه میشود.البته به در نظرگرفتن هزینهها و زمان راهاندازی، خرید ایمیل ابری مقرون به صرفهتر و سریعتر است. با این کار در هزینههای هاست و زمان نصب و راهاندازی صرفهجویی میشود. شما برای خرید ایمیل میتوانید به اندازه نیازمندی که دارید از سرویسهای ابری استفاده کنید. اگرقصد مهاجرت به سرویس ایمیل ابری اپیک را داشته باشید، ما پلنهای مختلفی را در اختیار شما گذاشتهایم که میتوانید بر اساس نیازمندی خود آنها را شخصیسازی کنید. میتوانید فهرست این طرحها را در پنل مشتریان اپیک مشاهده کنید.
تنظیم نام دامنه DNS روی سرویس ایمیل جدید
پس از خرید سرویس ایمیل باید تنظیماتی را انجام دهید که سرویس ایمیل جدید، روی دامنه اختصاصیتان تنظیم شود. با این کار شما به سرویسدهندگان دیگر ایمیل آدرس سرویس جدید ایمیل خود را معرفی خواهید کرد. البته این کار نیاز به دانش فنی دارد و در صورتی که بخواهید به سرویس اپیک مهاجرت کنید، تیم پشتیبانی اپیک در کنار شما هستند تا این تنظیمات را انجام دهید. البته در این مرحله فقط روی سرویس ایمیل نام دامنه خود را تنظیم کردهاید، اما نیاز است روی دامنه خودتان هم تنظیماتی انجام دهید که سرویس ایمیل جدید را به اصطلاح معرفی کنید.
ساخت حسابهای ایمیل روی سرویس ایمیل جدید
برای تک تک حسابهای کاربری که روی سرویس ایمیل هاست خود دارید، مثلا user@example.com، یاید دقیقا همان نام کاربری را عینا در سرویس ایمیل جدید بسازید. شما میتوانید نام گذرواژهها را هم مشابه همان نام کاربری که ساختهاید عینا از روی سرویس قدیمی بسازید. البته، در صورتی که به سرویس اپیک مهاجرت کرده باشید، در این مرحله هم تیم پشتیبانی اپیک در کنار شما هستند. به علاوه، در پنل کاربری اپیک امکان آپلود کردن تمام کابران بصورت یکباره و در قالب یک فایل اکسل فراهم است که میتوانید نام کاربری، نام و نام خانوادگی و گذرواژه هر کاربر را در سرویس ایمیل جدید تعریف کنید.
هدایت یا Redirect کردن آدرس سرویس ایمیل از هاست ایمیل قدیم به آدرس سرور جدید
در این مرحله باید روی پنل دامنه خودتان تنظیماتی را انجام دهید که آدرس سرویس ایمیل جدید را در رکورد MX Recordهای دامنه تنظیم کنید. برای این کار باید مقادیر رکوردهای MX را از سرویسدهنده جدید بگیرید و آنها را با در تنظیمات خود دامنه ست کنید. البته در صورتی که این فرایندها برای شما پیچیده است، میتوانید به سادگی با تیم پشتیبانی ثبت کننده دامنه تماس بگیرید و بپرسید که کجا و چطور رکوردهای MX را برای دامنه خود تنظیم کنید.
دانلود و انتقال ایمیلها به سرویس ایمیل جدید
پس از انجام تمام این تنظیمات، حالا زمان انتقال ایمیلها و اطلاعات قبل به سرویس جدید است. برای این کار روشهای مختلفی وجو د دارد که با استفاده از ابزارها یا API هایی که ارائه دهنده سرویس ایمیل فراهم کرده است، کلیه ایمیلها از سرویس ایمیل قدیمی به سرویس ایمیل جدید کپی شوند. این فرایند بسته به حجم و تعداد صندوقهای ایمیل، مدت زمان متفاوتی به طول میانجامد. البته پیشنهاد میشود در فرایند انتقال ایمیلها نیز از تیم پشتیبانی سرویسدهنده ایمیل جدید کمک بگیرید. تیم پشتیبانی اپیک در صورتی که به این سرویس مهاجرت کرده باشید، برای انتقال ایمیلهای قدیمی در کنار شما هستند تا بدون از دست رفتن اطلاعات همه چیز به سرویس جدید منتقل شود.
- زهرا جباری
- 5 اردیبهشت 1401
- دسته بندیها: آموزش, امنیت, ایمیل, مقالات
پست های مرتبط