ایمیل شرکتی یکی از بهترین و کم هزینه‌ترین ابزارها برای تبادل پیام‌های کاری و تبادل مستندات رسمی است. به همین دلیل شرکت‌های بسیاری برای برخورداری از یک بستر ارتباط حرفهای، اقدام به خرید ایمیل شرکتی از یک ارائه دهنده معتبر سرویس ایمیل می‌کنند.
زمانی که پیام خود را از بستر ایمیل ارسال می‌کنید، فارغ از این که دریافت‌کننده پیام در چه شهر یا کشوری حضور داشته باشد، چه ساعتی از شبانه روز باشد، یا این که در روزهای تعطیل یا غیر تعطیل باشد، در هر حالت سرعت انتقال پیام آنی و در لحظه است. ضمن این که با استفاده از ابزارهای دیگر؛ امکان پیگیری این که آیا پیام شما دیده شده است یا خیر را هم خواهید داشت. این مزایا در کنار دیگر امکانات ایمیل سازمانی، تمامی شرکتها و کسب و کارها را به سمت استفاده از ایمیل به عنوان ابزار اصلی ارتباطی سوق داده است.
روش های ایجاد ایمیل شرکتی مناسب
برای ایجاد ایمیل شرکتی که مختص کسب و کارتان باشد، باید مراحل ساخت آن را بشناسید:
تهیه دامنه اختصاصی
برای شروع کار، باید یک نام اختصاصی در اینترنت برای خود داشته باشید. این نام، همان دامنه یا Domain است که می‌تواند پسوندهای مختلفی داشته باشد. برای خرید دامنه شرکت‌های معتبر ایرانی یا خارجی زیادی وجود دارند که بسته به این که شما چه نامی را برای دامنه خود مد نظر دارید، می‌توانید درصورت آزاد بودن آن دامنه اقدام به خرید آن نمایید.
توجه داشته باشید که به عنوان یک شرکت نوپا در صورتی که در اوایل راه هستید، انتخاب یک دامنه اختصاری (مثلا mci.ir) هرچند ممکن است کوتاه و ساده به نظر برسد، اما کسی با دیدن آن یاد شما نخواهد افتاد؛ بنابراین از نظر کسب و کاری بهتر است دامنه‌ای را انتخاب کنید که حاوی نام برند شما باشد.
تهیه فهرستی از نیازمندیها
یک قلم و کاغذ بردارید و فهرستی از نیازمندی‌هایی که می‌خواهید با استفاده از بستر ایمیل شرکتی به آنها پاسخ دهید را یادداشت کنید. این فهرست می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
1- چه تعداد از کارکنانتان نیاز به ایمیل شرکتی دارند؟ برای پاسخ به این سوال بد نیست کمی هم آینده نگری کنید. مثلا طی دو سال آینده فکر می‌کنید چند نفر نیروی کاری در شرکتتان فعال باشند و چه تعدادی از آنها نیاز به استفاده از سرویس ایمیل دارند؟
2- حجم مکاتبات ایمیلی خود را تخمین بزنید. این کار نیاز به یک ارزیابی دوره‌ای دارد. از کارکنانتان بخواهید برای یک مدت مشخص، مثلا یک ماه، تمام فایل‌ها و متن‌هایی که از روش‌های دیگری مثل شبکه‌های اجتماعی و ایمیل‌های شخصی برای مشتریان یا همکارانشان می‌فرستند را یادداشت کنند. در صورتی که از قبل یک ایمیل شرکتی داشتید، می‌توانید از آن سرویس گزارش تهیه کرده و نتیجه آن را یاداشت نمایید.
3- به چه ابزارهای ارتباطی دیگری در بستر ایمیل نیاز دارید؟ ابزارهای دیگری نظیر تقویم شرکتی برای تنظیم قرار ملاقات ها و جلسات بسیار فوق‌العاده هستند. همچنین ابزارهای دیگری نظیر فضای ابری می‌تواند به خوبی برای مدیریت مستندات شرکتی به شما و کارکنانتان کمک کند. پس با بررسی سرویس‌های ارتباط سازمانی، فهرستی از ابزارهایی که می‌خواهید داشته باشید تهیه کنید.
4- امنیت سرویس ایمیل چقدر برای شما مهم است؟ این سوال کمی نیاز به دانش فنی در حوزه امنیت سرویس‌های ارتباطی دارد. در صورتی که در سازمان یا شرکت شما سیاست کلانی برای امنیت و محافظت از اطلاعات محرمانه وجود دارد، باید آنها را به فهرست نیازمندیهای خود اضافه کنید.
5- آیا برای سرویس ایمیل خود نیاز به پشتیبان‌گیری دارید؟ در صورتی که سرویس ایمیل شما به هر دلیلی دچار مشکل شود، ممکن است برخی از مکاتبات خود را برای همیشه از دست بدهید. اما با استفاده از سرویس‌های پشتیبان‌گیری می‌توانید چند نسخه بک آپ از سرویس ایمیل خود داشته باشید. بنابراین این مسئله را در فهرست نیازمندیهای خود در نظر بگیرید.
شما می‌توانید هر ملاحظه یا نیاز دیگری را به این فهرست اضافه کنید و در بررسی محصولات مختلف ایمیل شرکتی، به برآورده شدن این فهرست توجه داشته باشید.
برآورد هزینه
این امکان برای همه کسب و کارها فراهم است که خودشان اقدام به راهاندازی سرویس ایمیل کنند. اما برای این کار نیاز به خرید هاست و استخدام یک یا چند نیروی فنی متخصص با حقوق متعارف در این حوزه دارند. بنابراین، راهاندازی ایمیل شرکتی توسط خودتان هزینه‌هایی را برای شما به دنبال خواهد داشت و از طرفی تمامی نیازمندیهای شما را هم پاسخگو نخواهد بود. بنابراین، با درنظر گرفتن این موارد، هزینه‌ای که مایلید برای خرید سرویس ایمیل شرکتی صرف کنید را مشخص کنید.
خرید ایمیل شرکتی
همانطور که گفته شد، خرید ایمیل شرکتی بسیار به صرفه‌تر از راهاندازی آن توسط خودتان است. به ویژه در صورتی که نیاز به راهاندازی سایت ندارید، یا نمی‌خواهید هزینه دیگری برای هاست بپردازید، خرید سرویس ایمیل ابری بهترین گزینه برای شماست.
از طرفی هم به عنوان یک کسب وکار، احتمالا تمایل دارید سرویسی خریداری کنید که دقیقا به میزان مصرفتان پرداخت داشته باشید و از تمام پرداختی که دارید، به بهترین شکل استفاده کنید. اپیک، به عنوان پرچمدار ارائه ایمیل شرکتی و سازمانی، سرویس‌های خود را به صورت PAYG یا پرداخت به اندازه مصرف تعریف کرده است. به عبارت بهتر، صورت حساب شما در پایان هر دوره بر اساس میزان مصرف شما از سرویس محاسبه می‌شود و در صورتی که مصرف کمتری داشته باشید، هزینه کمتری هم پرداخت خواهید کرد.
ضمن این که در طراحی بسته‌های سرویس ایمیل ابری یا نصب در محل اپیک، امکان انتخاب تعداد حساب کاربری، تعداد دامنه، حجم مورد نیاز به ازای هر کاربر، فضای مورد نیاز برای آرشیو و بسیاری گزینه‌های دیگر قابل انتخاب و تنظیم است.
برای مشاهده این بسته‌ها پنل مشتریان اپیک را ببینید.
