تمامی کسب و کارهایی که از سرویس ایمیل تحت هاست استفاده می‌کنند، به دلایل مختلفی ممکن است تصمیم به انتقال هاست ایمیل به یک سرویس‌دهنده دیگر و مهاجرت سرویس ایمیل خود کنند. انگیزه‌های بسیار زیادی برای این مهاجرت وجود دارد که از مهمترین آنها، رهایی از دغدغه‌های امنیتی و اسپم‌ها؛ ارتقا سرویس ایمیل به یک بستر حرفه‌ای با قابلیت‌های collaboration و همچنین برخورداری از پشتیبانی کامل است. اما برای انتقال هاست ایمیل و مهاجرت به یک سرویس ایمیل جدید، نیاز به اطلاعاتی دارید که در تخمین زمان و نیازمندی‌های مهاجرت به سرویس جدید و نیز در انتخاب سرویس ایمیل جایگزین به شما کمک کند. در این مقاله سعی داریم ابتدا به تعریف انتقال هاست ایمیل یا مهاجرت ایمیل و دلایل اصلی آن بپردازیم و در انتها یمراحل فرایند مهاجرت از سرویس ایمیل هاست به یک سرویس ایمیل دیگر را مرور کنیم.
مهاجرت ایمیل یا انتقال هاست ایمیل چیست؟
ماهیت ایمیل چیزی نیست بجز اطلاعات الکترونیکی و فایل‌هایی که روی فضای ذخیره‌سازی و پایگاه داده سرورهای ارائه دهنده سرویس ایمیل نگه‌داری می‌شود. زمانی که از انتقال ایمیل‌ها صحبت می‌شود، بحث انتقال یا Forward کردن پیام‌ها از یک آدرس ایمیل به یک آدرس ایمیل دیگر نست، بلکه دقیقا به معنی جابجایی و انتقال اطلاعات از یک مکان به مکان دیگر و تغییر سرویس‌دهنده ایمیل است. اما این مهاجرت زمانی بطور کامل انجام می‌شود که نه تنها تمامی ایمیل‌های گذشته و اطلاعاتی که در سرور قدیمی وجود داشته بطور کامل روی سرور جدید منتقل شود، بلکه در فرایند انتقال و در بازه زمانی انتقال هم هیچ وقفه‌ای در سرویس ایمیل بوجود نیاید و سرویس ایمیل به صورت پیوسته در اختیار کاربران باشد.
دلایل مهاجرت از هاست ایمیل
هاست ایمیل یا میزبانی ایمیل؛ یک سرویس ایمیل است که در کنار سرویس هاست یا میزبانی (که سرویس اصلی است) به مشتریان آن هاست عرضه شده است. نحوه ارائه این سرویس در هاست‌های مختلف متفاوت است ولی در همه هاست‌ها، به عنوان یک سرویس جانبی در کنار سرویس اصلی ارائه شده است. در نتیجه، یک سرویس ایمیل با امکانات و قابلیت‌های اولیه است. این مسئله باعث شده است که کابران این نوع سرویس ایمیل، به مرور زمان دچار چالش‌ها و کمبودهایی در ارتباط با سرویس ایمیل خود شوند و به فکر مهاجرت و تغییر سرویس ایمیل خود باشند. در ادامه به برخی از مهمترین دلایل مهاجرت از سرویس ایمیل هاست پرداخته‌ایم.
تجهیز به ابزارهای مدرن و حرفه‌ای برای تعامل بهتر
سرویسهای ایمیل که بصورت تخصصی توسعه یافته‌اند، در کنار قابلیت اصلی که ارسال و دریافت ایمیل است، مجهز به ابزارهای دیگری هستند که به بهبود تعامل کسب و کارها با همکاران و مشتریانشان کمک کنند. تصور کنید که بتوانید با استفاده از بستر ایمیل خود، به سادگی و با چند کلیک از روی ایمیل‌ها، قرار ملاقات ایجاد کنید و دعوت‌نامه آن را با در نظر گرفتن زمان خالی همه تنظیم کنید، برای جلسات خود اتاق و تجهیزات رزرو کنید و جلسات را بصورت روتین تکرار کنید. همه این کارها بدون نیاز به حتی یک تماس برای هماهنگیو تنها با چند کلیک در بستر ایمیل صورت بگیرد.
همچنین می‌توانید برای کارهای گروهی، فهرست وظایف مشترک، پوشه‌های اشتراکی و تقویم‌های اشتراکی داشته باشید و از طریق فضای ابری که در بستر ایمیل وجود دارد مستندات را به کمک هم به‌روز رسانی کنید. حتی می‌توانید بصورت خودکار ایمیل‌های دریافتی و ارسالی را بر اساس شرایطی که دارند، سازماندهی و مرتب کنید تا بدون نیاز به اتلاف وقت همواره با صندوق ورودی مرتب و سازماندهی شده روبرو شوید. اینها بخشی از قابلیت‌هایی است که سرویس ایمیل حرفه‌ای در اختیار شما قرار می‌دهد.
بهره‌مندی از قابلیت‌های پیشرفته و تخصصی سرویس ایمیل
سرویس ایمیل همواره در معرض تهدیداتی همچون مشکلات امنیتی، هجوم اسپم‌ها و خارج شدن از دسترس کاربران قرار دارد. یک سرویس ایمیل حرفه‌ای به دلیل تمرکز بر ارائه سرویسی امن و پایدار، از روش‌ها و تجهیزات مختلفی استفاده می‌کند تا بتواند با این تهدیدات به خوبی مقابله کند. استفاده از سپرهای امنیتی برای بررسی ایمیل‌های مخرب و فیشینگ، راهاندازی ابزارهای مقابله با اسپم و همچنین تهیه تجهیزاتی برای پشتیبانی از سرورها و زیرساخت در صورت بروز هر گونه خرابی و مشکل، بطوری که سرویس ایمیل با از کار اقتادن یک قسمت بتواند از مسیر جایگزین به ارائه سرویس ادامه دهد، همگی از جمله قابلیت‌هایی هستند که در سرویسهای ایمیل حرفه‌ای برای شما فراهم شده‌اند.
دریافت پشتیبانی تخصصی
سرویس ایمیل باید همواره در دسترس باشد و تمامی پیام‌هایی که برای ما ارسال شده است را به صندوق دریافت ما برساند. ما برای رفع مشکلات سرویس ایمیل و یا درخواست‌های جدیدی که احتمالا روی این سرویس داریم، نیاز به تیم پشتیبانی داریم تا بدون این که نیاز باشد خودمان درگیر مسائل فنی و مشکلات آن شویم، بتوانیم روی کسب و کار خودمان تمرکز کنیم.
مراحل مهاجرت از ایمیل هاست
فرایند مهاجرت بسیارفرایند پیچیده و تخصصی است و در چند مرحله صورت می‌گیرد. مراحل مهاجرت و زمان این فرایند کاملا بستگی به ابعاد سازمان، حجم ایمیل‌ها، تکنولوژی مورد استفاده در مبدا و مقصد و مواردی از این دست دارد.
انتخاب و خرید سرویس ایمیل جدید (ترجیحا سرویس ایمیل ابری)
شما می‌توانید برای انتقال ایمیل هاست خود، یک سرویس ایمیل حرفه‌ای را انتخاب و خریداری کنید. سرویس ایمیل به دو صورت نصب در محل هاست مشتریان، یا به صورت ابری و روی سرورهای شرکت ارائه دهنده سرویس ایمیل عرضه می‌شود.البته به در نظرگرفتن هزینه‌ها و زمان راهاندازی، خرید ایمیل ابری مقرون به صرفه‌تر و سریع‌تر است. با این کار در هزینه‌های هاست و زمان نصب و راهاندازی صرفه‌جویی می‌شود. شما برای خرید ایمیل می‌توانید به اندازه نیازمندی که دارید از سرویسهای ابری استفاده کنید. اگرقصد مهاجرت به سرویس ایمیل ابری اپیک را داشته باشید، ما پلن‌های مختلفی را در اختیار شما گذاشته‌ایم که می‌توانید بر اساس نیازمندی خود آنها را شخصی‌سازی کنید. می‌توانید فهرست این طرح‌ها را در پنل مشتریان اپیک مشاهده کنید.
تنظیم نام دامنه DNS روی سرویس ایمیل جدید
پس از خرید سرویس ایمیل باید تنظیماتی را انجام دهید که سرویس ایمیل جدید، روی دامنه اختصاصی‌تان تنظیم شود. با این کار شما به سرویس‌دهندگان دیگر ایمیل آدرس سرویس جدید ایمیل خود را معرفی خواهید کرد. البته این کار نیاز به دانش فنی دارد و در صورتی که بخواهید به سرویس اپیک مهاجرت کنید، تیم پشتیبانی اپیک در کنار شما هستند تا این تنظیمات را انجام دهید. البته در این مرحله فقط روی سرویس ایمیل نام دامنه خود را تنظیم کرده‌اید، اما نیاز است روی دامنه خودتان هم تنظیماتی انجام دهید که سرویس ایمیل جدید را به اصطلاح معرفی کنید.
ساخت حساب‌های ایمیل روی سرویس ایمیل جدید
برای تک تک حساب‌های کاربری که روی سرویس ایمیل هاست خود دارید، مثلا user@example.com، یاید دقیقا همان نام کاربری را عینا در سرویس ایمیل جدید بسازید. شما می‌توانید نام گذرواژه‌ها را هم مشابه همان نام کاربری که ساخته‌اید عینا از روی سرویس قدیمی بسازید. البته، در صورتی که به سرویس اپیک مهاجرت کرده باشید، در این مرحله هم تیم پشتیبانی اپیک در کنار شما هستند. به علاوه، در پنل کاربری اپیک امکان آپلود کردن تمام کابران بصورت یکباره و در قالب یک فایل اکسل فراهم است که می‌توانید نام کاربری، نام و نام خانوادگی و گذرواژه هر کاربر را در سرویس ایمیل جدید تعریف کنید.
هدایت یا Redirect کردن آدرس سرویس ایمیل از هاست قدیم به آدرس سرور جدید
در این مرحله باید روی پنل دامنه خودتان تنظیماتی را انجام دهید که آدرس سرویس ایمیل جدید را در رکورد MX Recordهای دامنه تنظیم کنید. برای این کار باید مقادیر رکوردهای MX را از سرویس‌دهنده جدید بگیرید و آنها را با در تنظیمات خود دامنه ست کنید. البته در صورتی که این فرایندها برای شما پیچیده است، می‌توانید به سادگی با تیم پشتیبانی ثبت کننده دامنه تماس بگیرید و بپرسید که کجا و چطور رکوردهای MX را برای دامنه خود تنظیم کنید.
دانلود و انتقال ایمیل‌ها به سرویس ایمیل جدید
پس از انجام تمام این تنظیمات، حالا زمان انتقال ایمیل‌ها و اطلاعات قبل به سرویس جدید است. برای این کار روش‌های مختلفی وجو د دارد که با استفاده از ابزارها یا API هایی که ارائه دهنده سرویس ایمیل فراهم کرده است، کلیه ایمیل‌ها از سرویس ایمیل قدیمی به سرویس ایمیل جدید کپی شوند. این فرایند بسته به حجم و تعداد صندوق‌های ایمیل، مدت زمان متفاوتی به طول می‌انجامد. البته پیشنهاد می‌شود در فرایند انتقال ایمیل‌ها نیز از تیم پشتیبانی سرویس‌دهنده ایمیل جدید کمک بگیرید. تیم پشتیبانی اپیک در صورتی که به این سرویس مهاجرت کرده باشید، برای انتقال ایمیل‌های قدیمی در کنار شما هستند تا بدون از دست رفتن اطلاعات همه چیز به سرویس جدید منتقل شود.
