ایمیل تجاری، به عنوان یکی از راهکارهای اصلی برقراری ارتباط و تعامل میان کسب و کارها با مشتریان یا همکاران تجاری‌شان است. اهمیت استفاده از ایمیل تجاری در ارتباطات کاری و رسمی، به دلیل مزیت‌ها و قابلیت‌هایی است که این بستر در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهد. برای مشخص شدن نقش موثر استفاده از ایمیل تجاری در تعاملات رسمی، در این مقاله ابتدا به معرفی ایمیل تجاری و مرور ویژگیها و مزیت‌های آن خواهیم پرداخت. در ادامه نیز مراحل و روش‌های مختلف راه اندازی ایمیل تجاری را به طور خلاصه مرور خواهیم کرد.
ایمیل تجاری چیست؟
سرویس ایمیل تجاری یا اختصاصی، یک سرویس ایمیل است که وظیفه اصلی آن ارسال و دریافت پیام‌های ایمیلی یک شرکت یا سازمان است. سرویس ایمیل تجاری که به نام‌های سرویس ایمیل سازمانی یا سرویس ایمیل شرکتی هم شناخته می‌شود، همانطور که از نامش پیداست یک سرویس عمومی نیست و به طور خاص در اختیار یک شرکت یا کسب و کار قرار دارد. مدیر سرویس ایمیل تجاری در مورد این که چه کسانی به این سرویس ایمیل دسترسی داشته باشند و از حساب ایمیل تجاری برخوردار باشند، تصمیم می‌گیرد. از ایمیل تجاری برای تبادل پیام‌هایی استفاده می‌شود که در راستای اهداف تجاری هستند. بنابراین، زمانی که یک پیام ایمی از حساب ایمیل تجاری ارسال شده باشد، ایمیل جنبه رسمی پیدا می‌کند.
ویژگی های مهم ایمیل تجاری
نیازمندی‌های کسب و کارها از یک بستر ارتباطی، با نیاز یک کاربر عادی -که از سرویس ایمیل مثلا برای ثبت نام در اپلیکیشن‌ها و سایت‌ها استفاده می‌کند- تفاوت بسیار زیادی دارد. به همین دلیل سرویس ایمیل تجاری لازم است ویژگیها و قابلیت‌هایی داشته باشد که بتواند نیازمندی‌های کسب و کارها را پوشش دهد. مهمترین و اساسی‌ترین ویژگی‌هایی که باید یک سرویس ایمیل تجاری داشته باشد، به شرح زیر است:
- اطمینان از ارسال و دریافت پیام‌های رسمی و تجاری
- امنیت ارتباطات و امکان تبادل مستندات محرمانه و مهم
- در دسترس بودن سرویس
- مجهز بودن به ابزارهای تکمیلی در بستر ایمیل
- مدیریت اسپم‌ها جهت محافظت از کاربران ایمیل
- دسترسی به تیم پشتیبانی جهت بررسی درخواست‌ها یا مشکلات در اسرع وقت
- به‌روز رسانی پویای سرویس ایمیل
- مجهز به نرم‌افزارهای آنتی ویروس برای کنترل محتوای پیام‌های ایمیل
- برخورداری از ابزارهای پشتیبان‌گیری یا بایگانی پیام‌های ایمیل
- …
این ویژگیها و موارد دیگری از این دست، از جمله نیازمندی‌هایی هستند که شرکت‌ها یا کسب و کارها از سرویس ایمیل خود به عنوان یک “بستر ارتباطی رسمی” انتظار دارند.
مزیت ایمیل تجاری برای کسب و کارها
حال که با ایمیل تجاری و ویژگی‌های مهم آن آشنا شدیم، باید ببینیم که استفاده از ایمیل تجاری چه منفعتی برای شرکت یا کسب و کار شما به دارد و چرا لازم است یک سرویس ایمیل تجاری برای خود داشته باشید.
اعتبار فرستنده ایمیل
زمانی که پیامی را توسط ایمیل تجاری برای مخاطب خود ارسال کنید، فرستنده علاوه بر نام کاربری شما، دامنه تجاری شرکت را در حساب ایمیلتان می‌بیند. مثلا اگر شما مالک شرکتی با دامنه my-business.com باشید، و همکار شما با ایمیل user@my-business.com یک ایمیل حاوی بروشور یا رزومه برای یک مشتری ارسال کند، دریافت کننده پیام با دیدن ایمیل فرستنده، متوجه می‌شود که ایمیل از طرف شرکت یا کسب و کار شما با آدرس my-business.com است نه یک ایمیل شخصی. در نتیجه احتمال دیده شدن و باز شدن پیام بیشتر خواهد شد.
ایمیل تجاری تبلیغ کسب و کار شماست
درست است که روش‌های مختلفی برای تبلیغات وجود دارد، اما یکی از این روش‌ها استفاده از ایمیل تجاری با نام دامنه اختصاصی متعلق به کسب و کار شماست. البته برای این کار لازم است قبلا سایت خود را هم راه‌اندازی کرده باشید. همانطور که گفته شد، شما زمانی که با ایمیل تجاری خود پیامی می‌فرستید، دامنه خود را هم به مخاطب معرفی می‌کنید. در صورتی که از قبل روی دامنه خود صفحه وب سایتی برای معرفی محصولات و خدمات خود راه‌اندازی کرده باشید، احتمالا مخاطب کنجکاو به سایت شما مراجعه می‌کند تا بیشتر با شما آشنا شود.
استفاده از سرویس ایمیل حرفه‌ای و کامل
سرویس‌های ایمیلهای تجاری حرفه‌ای علاوه بر امکان تبادل ایمیل، از مجموعه ابزارهای حرفه‌ای در بستر ایمیل هم پشتیبانی میکنند. این ابزارها با هدف تسهیل فرایندهای کاری نظیر هماهنگی برای برگزاری جلسات، مدیریت منابع و تجهیزات مشترک سازمان یا شرکت، امکان کار تیمی روی مستندات و فایل‌ها و مدیریت و سازماندهی خودکار پیام‌های ایمیل بر اساس نیازمندی‌های مختلف است. سرویس‌های ایمیل تجاری در کنار تبادل امن و مطمن پیام؛ دسترسی به تقویم کاری، مدیریت و دسته‌بندی مخاطبان و کاربران، دسترسی به فضای ابری جهت ذخیره و نگه‌داری مستندات رسمی و کاری، مدیریت وظایف و امکان تقسیم کارهای تیمی در سرویس ایمیل و همچنین امکان به اشتراک گذاری همه چیز را بین همکاران را فراهم میکنند. حضور این ابزارها و استفاده از آنها تاثیر بسیار زیادی در سهولت تعامل و سرعت هماهنگی میان کارکنان یک مجموعه دارد.
به عنوان مثال زمانی که یک ایمیل مهمی دریافت می‌شود که لازم است برای پاسخ به آن جلسه‌ای تنظیم شود، در یک سرویس ایمیل حرفه‌ای می‌توان با چند کلیک ساده ایمیل را به یک قرارملاقات تبدیل کرد و افراد مختلفی را به جلسه اضافه کرد. در سرویس‌های ایمیل حرفه‌ای شما امکان مشاهده زمان آزاد همکاران خود را دارید یا خود سرویس ایمیل، به صورت خودکار اولین زمان خالی همه مدعوین به جلسه را پیدا کرده و پیشنهاد می‌دهد. همچنین می‌توانید ایمیل را تبدیل به یک وظیفه یا تسک کنید و آنرا با همکاران خود به صورت مشترک انجام دهید.
بهره‌مندی از پشتیبانی تخصصی ایمیل تجاری
سرویس ایمیل تجاری، توسط شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل حرفه‌ای و تحت قراردادهای تعهد آور به کسب و کارها عرضه می‌شود. در نتیجه، حفظ امنیت و پایداری سرویس، خدمات پشتیانی و توسعه سرویس همگی بر عهده شرکت ارائه دهنده سرویس ایمیل است. شما فقط از سرویس ایمیل حرفه‌ای خود استفاده می‌کنید بدون این که نگران مسائل فنی یا پشتیبانی آن باشید.
از طرفی شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل، علاوه بر مدیریت اسپم، به هیچ عنوان از اطلاعات مشتریان خود برای ارسال پیام‌های تبلیغاتی استفاده نمی‌کنند. همین مسئله حجم زیادی از ایمیلهای اسپم و تبلیغاتی را از صندوق دریافت کاربران کم می‌کند.
ساخت ایمیل تجاری
برای ساخت ایمیل تجاری، شما به یک دامنه اختصاصی نیاز دارید که تحت مالکیت کسب و کارتان باشد. اگر تا کنون دامنه یا Domain برای خود تهیه نکرده‌اید، ابتدا لازم است یک دامنه مشابه با برند خود ثبت کنید. دامنه در اصل نام منحصر به فرد کسب و کار شما در بستر اینترنت است. شرکت‌های بسیاری وجود دارند که برای ثبت دامنه می‌توانید به آنها مراجعه کنید. پس از این که دامنه خود را ثبت کردید، برای ساخت ایمیل تجاری می‌توانید یکی از روش‌های زیر را دنبال کنید. البته تمام این روش‌ها برای ساخت ایمیل تجاری در مقاله ساخت ایمیل سازمانی به صورت کامل آموزش داده شده است.
استفاده از ایمیل ابری بدون نیاز به خرید هاست
یکی از روش‌های مقرون به صرفه و حرفه‌ای برای راه‌اندازی ایمیل، خرید سرویس ایمیل ابری به اندازه نیاز و راه‌اندازی آن روی دامنه سازمانی است. برای این کار شما فقط با داشتن یک دامنه اختصاصی و دسترسی به پنل تنظیمات آن، می‌توانید به شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل ابری مراجعه کرده و سرویس ایمیلی متناسب با کسب و کار خود را سفارش دهید.
استفاده از ایمیل تحت هاست
یکی از روش‌های راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی، استفاده از سرویس ایمیل تحت هاست است. بسیاری از شرکت‌هایی که خدمات هاست ارائه می‌دهند، روی سرویس هاست خود یک سرویس ایمیل هم به عنوان سرویس جانبی ارائه می‌دهند. البته این سرویس‌های ایمیل به هیچ عنوان سرویس ایمیل حرفه‌ای نیستند و ابزارهای تکمیلی و پشتیبانی تخصصی ارائه نمی‌دهند.
نصب و راه‌اندازی یک سرویس ایمیل متن باز و رایگان
در صورتی که تخصص کافی برای راه‌اندازی سرویس ایمیل دارید، می‌توانید با خرید هاست، یک نرم افزار سرویس ایمیل سازمانی دانلود و روی هاست خود نصب و راه‌اندازی کنید. البته ناگفته پیداست که این روش نیاز به دانش تخصصی و عمیق در حوزه راه‌اندازی سرویس ایمیل دارد.
خرید ایمیل تجاری
در صورتی که شما در شرکت یا سازمان خود قبلا هاست و زیرساخت لازم را تهیه کرده باشید، می‌توانید یک سرویس ایمیل سازمانی را به صورت نصب در محل خریداری کنید. در این صورت وظیفه نصب و راه‌اندازی و پشتیبانی سرویس ایمیل به عهده شرکت ارائه دهنده خدمات ایمیل است و شما از محصولی حرفه‌ای روی زیرساخت‌های شرکت خودتان استفاده می‌کنید.
آیا استفاده از ایمیل تجاری رایگان برای کسب و کار مناسب است؟
ایمیل کاری یک ابزار کسب و کاری است، و به همین دلیل هم نمی‌تواند مبتنی بر سرویس‌های ایمیل رایگان باشد. یکی از مهمترین مشکلات سرویس ایمیل رایگان، دریافت انبوهی از پیام‌های تبلیغاتی هوشمند است. سرویس‌های ایمیل رایگان معمولا از محل تبلیغات هوشمندانه‌ای که برای کاربران سرویس ایمیل خود ارسال میکنند، درآمد کسب میکنند. بنابراین، در کنار خدماتی که ارائه می‌دهند اجازه استفاده از بخشی از اطلاعات شما را هم دارند. این مسئله در “قوانین استفاده از خدمات” این سرویس‌ها هم ذکر شده است ام معمولا کاربران در زمان ثبت نام این قوانین را درست مطالعه نمی‌کنند.
از سوی دیگر، مشتریان ترجیح می‌دهند با کسانی وارد تجارت شوند که قابل شناسایی و پیگیری باشند و در صورت نیاز بتوانند با آنها توسط آدرسی که متعلق به کسب و کارشان باشد، تماس بگیرند. اما زمانی که از ایمیل رایگان استفاده کنید، مخاطب همواره این تصور را دارد که شما غیر قابل دسترس هستید و ممکن است کسب و کارتان قانونی نباشد.
نمونه ایمیل تجاری
یک آدرس ایمیل تجاری، معمولا یا متعلق به یک شخص در سازمان است یا این که در اختیار یک تیم در سازمان قرار دارد. هر دو ایمیل آدرس زیر یک آدرس ایمیل تجاری یا ایمیل سازمانی برای یک دامنه است:
- نام کاربر + @ + دامنه سازمان، مانند ali.akbari@mydomain.by
- نام واحد یا دپارتمان + @ + دامنه سازمان، مانند: marketing.department@mydomain.by
آیا امکان ساخت ایمیل تجاری بدون سایت وجود دارد؟
همانطور که در روش ساخت ایمیل تجاری در همین مقاله اشاره شد، شما می‌توانید بدون صرف هزینه برای خرید هاست و راه‌اندازی سایت، تنها با خرید یک دامنه اختصاصی و خرید یک سرویس ایمیل ابری، با انجام تنظیمات رکوردهای DNS، یک سرویس ایمیل تجاری برای خود داشته باشید.
برای این کار، پس از اینکه دامنه را خریداری کردید، کافی است سرویس ایمیل ابری مناسب برای کسب و کار خودتان را از شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل ابری تهیه کنید.
شما می‌توانید سرویس ایمیل ابری را خریداری کرده و در تنظیمات DNS آن دامنه، سرویس ایمیل ابری را تنظیم کنید. در نتیجه، به راحتی و در زمانی بسیار کوتاه، سرویس ایمیل خود را خواهید داشت.
در صورتی که سرویس ایمیل ابری اپیک را انتخاب کنید، این سرویس برای انواع مشتریان با نیازمندی‌های مختلف، بسته‌های مناسبی را پیشنهاد می‌دهد. شما می‌توانید بر اساس نیازمندی کسب و کارتان، به تعداد حساب ایمیل و دامنه‌هایی که دارید، سرویس ایمیل ابری خود را انتخاب کنید. هزینه این بسته‌ها به صورت PAYG و به اندازه مصرف واقعی شما محاسبه می‌شود. در پنل مشتریان اپیک، می‌توانید به راحتی سرویس ایمیل حرفه‌ای و بسیار کارامدی را انتخاب کنید و از مزایای یک ایمیل حرفه‌ای بهره مند شوید.
ساخت ایمیل تجاری در گوشی
زمانی که ایمیل تجاری خودتان را راه‌اندازی کردید، اگر بخواهید از طریق گوشی همراه هوشمندتان به ایمیلتان دسترسی داشته باشید، با ما همراه شوید تا مراحل ساخت ایمیل سازمانی روی تلفن هوشمند را با هم مرور کنیم.
ساخت ایمیل تجاری در گوشی‌های اندروید
معمولا تمام گوشی‌های اندرویدی، اپلیکیشنی بنام Email دارند. ولی اگر شما این اپلیکیشن را روی گوشی خود ندارید می‌توانید ابتدا آن را دانلود و نصب کنید و سپس مراحل زیر را انجام دهید:
- در تنظیمات یا setting گوشی خود وارد قسمت حساب‌ها یا Accounts شوید.
- Add account را بزنید.
- Personal POP3 یاPersonal IMAP را انتخاب کنید.
قبل از هر چیز باید تفاوت این دو مورد را بدانید تا بتوانید انتخاب درستی انجام دهید. در واقع تفاوت اصلی این دو گزینه در این است که ا گر pop3 را انتخاب کنید ایمیلهای دریافتی شما از Mail server روی تلفن همراه شما دانلود شده و دیگر از هیچ جای دیگری قابل دسترسی نیست. ولی ا گر IMAP را انتخاب کنید دیگر ایمیلهای شما پس از خواندن دانلود نشده و در Mail box شما باقی می‌ماند و از هر محل دیگر و با هر Mail client دیگری قابل دسترسی خواهد بود. - در قسمت Email address آدرس ایمیل خود را به صورت کامل وارد کنید و سپس Manual setup را بزنید.
- Personal IMAP را انتخاب کنید.
- Password خود را وارد کنید و Next را بزنید.
- در مرحله بعد باید اطلاعات مربوط به Incoming mail server خود را وارد کنید. این اطلاعاتی است که پس از ساخت ایمیل تجاری خودتان در اختیار خواهید داشت. پس از وارد کردن تمام اطلاعات درخواست شده در این مرحله، اطلاعات صحت سنجی شده و در صورت صحیح بودن به مرحله بعد می‌روید.
- در این مرحله باید اطلاعات مربوط به Outgoing mail serverخود را وارد کنید. این اطلاعات هم زمان ساخت ایمیل تجاری در اختیارتان قرار دارد و اوسط شرکت ارائه دهنده ایمیل تجاری در اختیارتان قرار گرفته است. پس وارد کردن اطلاعات و صحت سنجی آنها، در صورت صحیح بودن عملا تنظیمات اصلی سرویس ایمیل روی تلفن همراهتان انجام می‌شود.
- در صورت انجام درست همه مراحل، حال می‌توانید از طریق برنامه ایمیل گوشی اندروید خود، به کلیه ایمیلهای تجاری خود دسترسی داشته و ایمیل ارسال و دریافت کنید.
ساخت ایمیل تجاری در گوشی‌های آیفون
- در قسمت تنظیمات یا Setting گزینه Mail, Contacts, Calendars را انتخاب کنید.
- .Add Account را بزنید و گزینه Other را انتخاب کنید.
- گزینه Add Mail Account را انتخاب کنید. در این مرحله در قسمت Name می‌توانید یک نام دلخواه برای آدرس ایمیل خود انتخاب کنید. در قسمت Email آدرس ایمیل خود را به صورت کامل وارد کرده و در قسمت Password، رمز عبور خود را وارد کنید. و در نهایت Next را بزنید.
- در این مرحله IMAP انتخاب شده است. پیش از تغییر دادن آن تفاوت تفاوت IMAP و POP3 را بشناسید. با انتخاب POP3 ایمیلهای دریافتی شما ازسرور روی تلفن همراه شما دانلود شده و از روی سرور پاک می‌شوند. ولی اگر IMAP را انتخاب کنید یک کپی از ایمیل‌ها در سرور باقی می‌مانند از هر محل دیگر و با هر Mail Client دیگری قابل دسترسی خواهد بود. تنظیمات هر دو مورد در iOS یکسان است.
- در قسمت HOST NAME و در قسمت OUTGOING MAIL SERVER وINCOMING MAIL SERVER آدرس mail server خود را وارد کنید و نام کاربری و گذرواژه ایمیل تجاری خود را هم در این بخش اضافه کنید.
- اگر در این مرحله با پیغام Cannot Verify Server Identity مواجه شدید ، Details را زده و سپس Trustرا بزنید.
- در انتها با زدن Save نتنظیمات وارد شده را ذخیره کنید.
- در صورتی که تمامی اطلاعات را به درستی وارد کرده باشید، حال می‌توانید از طریق گوشی هوشمند خود به ایمیل تجاری‌تان دسترسی داشته و ایمیل ارسال و دریافت کنید.
