قابلیت اعطای نمایندگی حساب در توکا و اپیک (Delegation)
با اعطای نمایندگی یا Delegation حساب ایمیل به همکارانتان این امکان را می‌دهید که از طرف شما ایمیل ارسال کنند؛ بدون این که حساب کاربری‌تان را در اختیار آنها بگذارید. اعطای نمایندگی حساب کاربری، یکی از قابلیت‌های بسیار کاربردی سرویس ایمیل است که تنها برخی از سرویس‌دهندگان ایمیل در حال حاضر از آن پشتیبانی می‌کنند.
قابلیت Delegation به ویژه برای مواقعی که بنا بر دلایلی امکان پاسخگویی به ایمیلهایمان را نداریم، امکان محول کردن کار به دیگر همکاران را فراهم می‌کند؛ بدون این که لازم باشد نام کاربری و گذرواژه خود را در اختیار دیگران بگذاریم و نگران دسترسی به اطلاعات محرمانه یا سو استفاده از حساب کاربری‌مان باشیم.
در سرویس ایمیل اپیک؛ می‌توانید در قسمت “تنظیمات حساب کاربری” یک یا چند نفر از کاربران را به عنوان نماینده برای ارسال ایمیل از طرف خودتان معرفی کنید. با معرفی این کاربران به عنوان نماینده، آنها می‌توانند بسته به انتخاب شما، پیام‌ها را یا بصورت مستقیم از طرف شما یا به صورت نیابتی از طرف شما ارسال کنند.
اعطای نمایندگی حساب، کمک بسیار زیادی به مدیران پرمشغله می‌کند تا در نبود آنها پاسخ به ایمیل‌ها را به همکاران خود بسپارد. از این قابلیت می‌توان برای مدیریت ارسال پیام از طرف حساب‌های حقوقی نظیر مسئول دفتر یا مدیر روابط عمومی سازمان هم استفاده کرد.
نحوه معرفی نمایندگی حساب در توکا و اپیک
در سرویس ایمیل توکا، معرفی یک نماینده برای حساب کاربری در قسمت تنظیمات حساب کاربری انجام می‌شود. با این کار، صاحب حساب در قسمت تنظیمات حساب کاربری، گزینه افزودن نماینده را انتخاب می‌کند و آدرس ایمیل نماینده را وارد می‌کند. در این قسمت کاربر می‌تواند انتخاب کند که نماینده پیام را بصورت مستقیم از حساب کاربری خودش یا به نمایندگی از طرف حساب کاربری اصلی بفرستد.
ارسال پیام توسط نماینده
فردی که نمایندگی حساب به وی اعطا شده باشد، می‌تواند از صفحه ایمیل شخصی خود، پیامی را از آدرس فرستنده اصلی یا به نمایندگی از او برای دیگران ارسال کند.
یک نماینده فقط اطلاعاتی را که با او به اشتراک گذاشته شده باشد در اختیار خواهد داشت. در تنظیمات نمایندگی می‌توانید انتخاب کنید که یک کپی از تمامی ایمیل‌های فرستاده شده توسط نماینده در صندوق ارسال شما هم ذخیره شود.
سناریوی مسئول دفتر، یک سناریوی کاربردی برای Delegation
فرض کنید مسئول دفتر یکی از مدیران سازمان، وظیفه تنظیم جلسات و دیدارها، ارسال نامه‌های هماهنگی و ارسال برنامه‌های کاری به تیم زیرمجموعه را در بستر ایمیل دارد.
برخی از سازمان‌ها برای سمت‌های شغلی اینچنینی، یک حساب کاربری مستقل از افراد ایجاد می‌کنند (مثلا assistant@business.com) و در برخی دیگر از سازمان‌ها، افراد با استفاده از ایمیل‌های سازمانی خود تبادلات پیام و هماهنگی‌های مربوط به کار را انجام می‌دهند.
هر کدام از این دو راهکار، چالش‌هایی را به همراه دارند.
چالش‌های استفاده از ایمیل شخصی
- کسانی که با مسئول دفتر جدید آشنا نباشند ممکن است ایمیل را بررسی نکنند.
- سوابق قرار ملاقات‌ها و پیام‌های رد و بدل شده در ایمیل شخصی مسئول قبلی باقی می‌ماند.
- افراد برای هماهنگی با مدیر باید همواره ایمیل مسئول دفتر جدید را به خاطر داشته باشند
- برخی درخواست‌ها به ایمیل نفر قبلی ارسال شده و هیچ وقت خوانده نشوند
- امکان دستکاری در سوابق کاری وجود دارد.
چالش‌های استفاده از ایمیل دفتر
- افراد برای بررسی ایمیل‌های شخصی خود باید مدام بین حساب‌های کاربری سوئیچ کنند.
- ممکن است افراد جدید ایمیل/های شخصی خود را هم با همان حساب ارسال و دریافت کنند. این مسئله اعتبار ایمیل‌های حساب فوق را کاهش می‌دهد.
- دسترسی حذف یا دستکاری سوابق کماکان برقرار است.
- با هر تغییری که در افراد مسئول دفتر بوجود می‌آید، باید گذرواژه حساب کاربری ایمیل دفتر تغییر کند.
مدیریت حساب مسئول دفتر با اعطای نمایندگی حساب
برای مدیریت بهتر حساب مسئول دفتر، می‌توانیم از قابلیت Delegation یا اعطای نمایندگی حساب استفاده کنیم. برای اجرای این کار در چند مرحله زیر را به ترتیب اجرا می‌کنیم:
1- ابتدا یک حساب کاربری غیر شخصی برای مسئول دفتر تعریف شود (مانند assistant@business.com).
2- به شخص یا اشخاصی می‌خواهند این سمت را داشته باشند، از طرف حساب کاربری assistant@business.com نمایندگی اعطا می‌شود.
3- در صوتی که لازم باشد شخصی که سمت مسئول دفتر را دارد، ایمیل‌های دریافتی حساب assistant@business.com را ببیند، این کار با به اشتراک گذاشتن پوشه پیام‌های دریافتی، یا ارسال یک رونوشت از پیام‌های دریافتی به حساب نماینده انجام می‌شود.
قابلیت اعطای نمایندگی حساب کاربری در اپیک، تسهیل‌گری فراوانی برای پاسخگویی به ایمیل‌های مدیریتی یا حقوقی بوجود آورده است و کاربران بدون این که اطلاعات خود را در اختیار دیگران بگذارند، می‌توانند از دیگران برای ارسال پیام و پاسخگویی به پیام‌های دریافتی خودشان استفاده کنند.