ایمیل سازمانی طی سال‌های گذشته توانسته جایگاه بسیار مهمی در ارتباط کسب و کارها با همکاران و مشتریانشان بازی کند. به همین دلیل است که پیش از انتخاب بهترین ایمیل سازمانی که استانداردهای لازم برای ایجاد بستر ارتباطی موثر و کارامد را داشته باشد، باید به خوبی این سرویس‌ها را بشناسیم.

ویژگی های مهم ایمیل سازمانی

برای این که نقش ایمیل سازمانی در برقراری ارتباط موثر در حوزه کسب و کار آشکار شود، لازم است به ویژگی‌هایی که آن‌ را از سایر سرویس‌های ایمیل متمایز می‌کند توجه کنیم:

بستر ارتباطی پایدار

پایداری، یکی از مهمترین ویژگی‌های یک سرویس ایمیل است. یکی از شرکت‌هایی که در حوزه صادرات محصول فعالیت می‌کرد، مدیران بازرگانی خود را برای حضور در یک نمایشگاه بین المللی و ملاقات با چند شرکت بازرگانی مهم روانه یک سفر پر هزینه کرد. در آن سفر؛ مدیران آن شرکت موفق شدند نظر چند شرکت خارجی را جلب کرده و از آنها درخواست کردند پیشنهادات خود را برای رسمی شدن قراردادها به صورت ایمیل ارسال کنند.

اما مدتها گذشت و خبری از ایمیل‌ها نبود. پس از بررسی دلایل عدم موفقیت این سفر، بلاخره مشکل را پیدا کردند. سرویس ایمیل سازمانی آنها برای مدتی از دسترس خارج شده بود و دیگر مشخص نبود که چه کسی به آنها ایمیل زده است! به همین راحتی، تمامی زحمات و هزینه تیم بازاریابی به هدر رفته بود.

مسئله پایداری سرویس ایمیل سازمانی، به این دلیل اهمیت دارد که همه سازمان‌ها از این بستر ارتباطی برای تبادل مستندات خود استفاده می‌کنند و بسیاری از پیام‌های مهم و ضروری را از همین بستر منتقل می‌کنند.

پایداری سرویس ایمیل، به این معنی است که سرویس بتواند تحت شرایط و مشکلات مختلفی که ممکن است رخ دهد، همچنان به سرویس‌دهی ادامه دهد. این مسئله ممکن نمی‌شود مگر این که راهکارهای جایگزین برای بخش‌های مختلف سرویس آماده باشد و در صورت بروز مشکل برای هر قسمت، یک راهکار جایگزین بتواند وارد مدار سرویس‌دهی شده و پایداری سرویس ایمیل را حفظ کند.

خرید ایمیل سازمانی

امنیت ارتباط

زمانی که از سرویس ایمیل برای ارسال و دریافت مستندات و اطلاعات سازمانی استفاده می‌شود، اطمینان از امنیت سرویس ایمیل و عدم دستکاری یا دسترسی غیر مجاز به این اطلاعات بیش از پیش مشخص می‌شود. اگر ایمیل سازمانی، تدابیر امنیتی لازم برای تبادل اطلاعات محرمانه و استراتژیک سازمان را نداشته باشد، به راحتی می‌تواند محلی برای خروج اطلاعات و دسترسی افراد سودجو به این اسناد شود.

پشتیبانی حرفه‌ای

سرویس‌های نرم‌افزاری به دلایل مختلفی ممکن است با درخواست جدید یا مشکلی در ارائه خدمات مواجه شوند. نحوه پاسخ به این درخواست‌ها برای ابزارهایی که نقش استراتژیک در برقراری ارتباط دارند اهمیت زیادی دارد. از طرفی، با در نظر گرفتن پیچیدگی ابزارهای نوین، پشتیبانی از این ابزارها نیازمند دانش فنی بسیار عمیق و تجربه و دانش کافی دارد. اگر هر سازمان بخواهد برای این منظور، تیم فنی حرفه‌ای تشکیل دهد، عملا هزینه بسیار زیادی را برای این کار باید در نظر بگیرد که ممکن است کارایی مطلوبی هم نداشته باشد. به همین دلیل، بهترین ایمیل سازمانی باید تیمی برای پشتیبانی حرفه‌ای داشته باشد که متعهد به اجرای درخواست‌ها باشند.

ابزارهای پیشرفته ارتباطی

شاید در گذشته یک سرویس ایمیل فقط برای تبادل پیام استفاده می‌شد، اما با معرفی ابزارهای ارتباط سازمانی یا Collaboration؛ این بستر عملا تبدیل یه یک مجموعه ابزار ارتباطی پیشرفته و یکپارچه شد. این مجموعه شامل ابزارهای یکپارچه‌ای نظیر تقویم حرفه‌ای، مدیریت وظایف، فضای ابری، اپلیکیشن اختصاصی و بسیاری از قابلیت‌های دیگر در بستر ایمیل است. این ابزارها عملا برای ارتقا فعالیت‌های مشترک و تسهیل کارهای تیمی در یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند.

توسعه پذیری

تمامی شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ دنیا، روزهای نخست آغاز به کار خود، به طور حتم کارکنان بسیار کمتری دارند. همگام با رشد شرکت‌ها و سازمان‌ها، لازم است که ابزارهای مورد استفاده نیز توسعه یابند تا نیازمندی‌های جدید را پوشش دهند. این مسئله در مورد بهترین ایمیل سازمانی هم صادق است که باید همراستا با توسعه سازمان و ورود کارمندان یا نیازمندی‌های جدید، قابل توسعه بوده و بدون کمترین وقفه خدمات خود را گسترش دهد.

روش های راه اندازی ایمیل شرکتی (سازمانی)

برای راه‌اندازی ایمیل شرکتی دو روش دارید:

– خرید ایمیمل با دامنه شخصی

– خرید هاست و دامنه برای ایمل

در هر کدام از این روش‌ها شما با خرید سرویس ایمیل، می‌توانید برای تمام کارکنان خود یک ایمیل سازمانی اختصاص دهید. امکان ایجاد حساب ایمیل روی این سرویس‌ها کاملا در اختیار شماست و هیچ کسی نمی‌تواند بدون اطلاع شما روی این سرویس ایمیل داشته باشد. مخاطبان شما هم در صورت دریافت پیام از هر یک از کارکنان شما، متوجه می‌شوند که این پیام، به طور قطع از طرف سازمان شما ارسال شده است.

ایمیل با دامنه شخصی

قدم اولی که برای انتخاب ایمیل با دامنه شخصی باید بردارید، خرید یک دامنه برای کسب و کارتان است. نام دامنه، باید به گونه‌ای انتخاب شود که معرف شما و نشان دهنده برند کسب و کار شما باشد. پس از این که دامنه خود را خریدید، می‌توانید برای خرید ایمیل سازمانی، به یکی از شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل ابری مراجعه کنید. در این صورت بدون این که نیاز به خرید هاست یا سرویس میزبانی شده داشته باشید، با انجام تنظیماتی روی رکوردهای دامنه خود، سرویس ایمیل ابری خریداری شده را به دامنه خود متصل خواهید کرد و بسیار سریع و بدون وقفه، سرویس شما قابل استفاده است.

خرید هاست و دامنه برای ایمیل

یکی دیگر از روش‌ها برای ساخت ایمیل سازمانی، خرید هاست یا سرویس میزبانی شده است. برخی از هاست‌ها روی سرویس خود بستر ایمیل هم ارائه می‌کنند. البته نمی‌توانید از این ایمیل‌ها انتظار یک ابزار ارتباط سازمانی حرفه‌ای را داشته باشید، چرا که این سرویس‌ها به عنوان خدمات جانبی در کنار هاست ارائه می‌شوند و عملکردهای اولیه و بسیار ساده را پشتیبانی می‌کنند. ضمن این که، در سرویس ایمیل هاست هم نباید انتظار دریافت پشتیبانی حرفه‌ای داشته باشید و عملا مسئولیت آن با خود شما خواهد بود.

دلایل مهم برای عدم استفاده از ایمیل رایگان

با توجه به ویژگی‌هایی که برای ایمیل سازمانی گفته شد، اهمیت استفاده از یک سرویس ایمیل حرفه‌ای کاملا مشخص است. هزینه‌ای که خرید ایمیل سازمانی برای شما دارد، بسیار کمتر از هزینه‌هایی است که در اثر عدم استفاده از یک بستر ایمیل حرفه‌ای به سازمان و کسب و کار شما وارد می‌شود. به طور مثال، برای خرید سرویس ایمیل ابری اپیک، می‌توانید درست به اندازه تعداد کاربری که دارید، حجم فضای مورد نیاز و انتخاب درست سرویس‌های جانبی، بسته‌ای را با حداقل هزینه اولیه خریداری کنید و هر زمان که نیاز به توسعه سرویس داشتید، آنرا گسترش دهید.

نکات مهم هنگام انتخاب بهترین ایمیل سازمانی

زمانی که تصمیم به خرید ایمیل سازمانی گرفته‌اید، بهتر است با در نظر گرفتن نکاتی بهترین گزینه مناسب با کسب و کار خود را انتخاب کنید. این نکات شامل موارد زیر است:

  • تخمین تعداد کاربر
  • تخمین میزان فضای مورد استفاده هر کاربر
  • مقایسه شاخص‌های هر سرویس و انتخاب بر اساس اولویت‌‌های کسب و کارتان
  • عدم انتخاب قابلیت‌های اضافی و پر هزینه در شروع کار
  • ….

شما می‌توانید با مراجعه به پنل مشتریان اپیک، و مشاهده سطوح مختلف سرویس، این سطوح را با هم مقایسه کرده و بر اساس نیاز خود، مناسب‌ترین سرویس را ایجاد و خریداری کنید.

برای انتخاب سرویس مناسب راهنمایی لازم دارید؟

تیم پشتیبانی ما این توانایی را دارند که در تمامی مراحل انتخاب محصول، طراحی راهکار و مهاجرت، شما را همراهی کنند. اگر در انتخاب راهکار یا نحوه مهاجرت به اپیک سوالی دارید با مشاوران ما مطرح کنید.

فهرست مطالب

پست های مرتبط

به ما اعتماد کرده اند